Problème sur la procédure de Relance client

Le 09 septembre 2013

Assistant de Manager

M. Brun

Directeur administratif et financier

NOTE D’INFORMATION

Objet : Problème sur la procédure de Relance client

P-J : Tableau de répartition des tâches

Suite au problème concernant la procédure de Relance Client, j’ai établi un Tableau de répartition des tâches que vous trouverez en pièces jointes.

Nous verrons dans un premier temps que nous pouvons critiquer ce tableau puisqu’il y a des éléments que nous pouvons critiquer. Dans un second temps, je vous exposerai une solution afin d’améliorer cette procédure de Relance client.

I) Critique du tableau de répartition des tâches

Après analyse du tableau de répartition des tâches, nous pouvons remarquer qu’en tant qu’Assistant de manager, j’effectue trop d’heure supplémentaire. En effet, ce mois ci j’ai effectué 161 heures 50 de travail au lieu de 140h00, soit 21h50 d’heure supplémentaire. Cela montre bien que je suis en surcharge de travail.

Ensuite, nous pouvons remarquer que 3 personnes sur 3 interviennent sur la Relance client et qu’il n’y a pourtant pas de responsable, ce qui est un problème majeur.

De plus, Les tâches de chaque intervenant ne sont pas assez définies. Nous pouvons d’ailleurs remarquer que nous payons 9h20 de salaire en comptant les 5 commercial alors que cette activité ne fonctionne pas et que les commerciaux eux-mêmes ne s’en occupent que quand ils en ont le temps.

La Relance commerciale est une activité commerciale donc c’est le responsable commerciale qui doit normalement s’en occuper. Or même moi en tant qu’Assistant de Manager je travail dans cette procédure de relance client, qui n’est pourtant pas mon domaine.

II) Proposition de solution

Afin d’améliorer la relance client et de prendre en compte votre idée de recrutement, je propose que la nouvelle recrue qui assistera Mme Perrin, la comptable, devrait prendre en charge toute la procédure de Relance client et que se soit Mme Perrin qui devienne la responsable de la Relance client.

En effet, étant donné que Mme Perrin doit partir en retraite dans quelque temps et que la nouvelle recrue sera venue à la remplacer, celle-ci devra prendre en charge toutes les activités de Mme Perrin et pourra prendre en charge en même temps la relance client.

Il me semble qu’il serait possible que la nouvelle recrue prenne en charge quelques tâches administratives dont je suis responsable afin que je ne dépasse plus mes 140 heures annuelles et afin que l’entreprise ne paye plus autant d’heure supplémentaire.

Il me semblerait donc opportun de passer la nouvelle recrue à temps plein au lieu d’un temps partielle comme l’était Mme Perrin.

J’espère avoir répondu à vos attentes, et reste à votre disposition pour toutes questions complémentaires.

Assistant de Manager

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