Positionner son travail d'assistant

Positionner son travail d’assistant

Ce chapitre de début de formation doit aider les étudiant(e)s à acquérir une représentation de leur futur métier proche des réalités professionnelles. Le positionnement n’est pas celui d’un(e) exécutant(e) mais bien celui d’un(e) assistant(e), proche collaborateur(-trice) d’un ou de plusieurs managers à un niveau opérationnel et non stratégique.

Transversalité

Des transversalités sont à établir avec les premiers chapitres de F1, F2 et F3, qui contribuent également à asseoir ce positionnement métier dès le début de la formation.

Situation professionnelle : Jador SA, p. 7

Comprendre le contexte, p. 7

1. Quelles difficultés rencontre tout stagiaire à son arrivée dans une entreprise qu’il ne connaît pas ?

Proposition de réponse

– Comprendre l’organisation de l’entreprise, son mode de fonctionnement.

– Repérer les missions de chaque collaborateur et leur positionnement les uns par rapport aux autres.

– S’adapter au vocabulaire spécifique de l’entreprise et l’intégrer.

2. Quelles sont les sources d’information susceptibles de l’aider dans la découverte du manager ?

Proposition de réponse

• Sources d’information internes :

– formelles : missions confiées par M. Hanak à ses assistant(e)s, dossiers traités par le service, revues de presse de l’entreprise, communiqués de presse, fiche de fonction du directeur administratif et financier, fiche de poste de l’assistante du service ;

– informelles : interview des assistant(e)s et des autres collaborateurs du service, remarques des salariés mémorisées lors de conversations devant la machine à café, au restaurant de l’entreprise…

• Sources d’information externes : presse professionnelle, presse locale, fiches métier sur des sites Internet spécialisés…

3. Comment observer et recueillir des informations sur la mission de Lucile, votre tutrice ?

Proposition de réponse

– Observation des tâches effectuées par Lucile sur une période donnée (une journée, une semaine…).

– Questionnement sur ses autres tâches ponctuelles (mensuelles, trimestrielles, annuelles).

– Prise de notes des missions confiées par son manager lors des réunions hebdomadaires où elle l’accompagne.

– Consultation de la fiche de poste de l’assistant(e) du service.

Travail à faire, p. 8

1. Cerner la fonction du manager et son mode de management

Concevez une fiche d’analyse dans laquelle vous ferez figurer des éléments concernant l’identification du manager, sa fonction au sein de la société, et son style de management.

ANALYSE DU STYLE DE DIRECTION de Lucas HANAK

Éléments d’identification

Nom Hanak Prénom Lucas Âge 42

Diplômes HEC et MBA (Université de Chicago) Expérience professionnelle Une vingtaine d’années

Traits de caractère Battant, pédagogue, accessible, disponible, exigeant.

Rôle dans la société

Fonction Directeur administratif et financier

Date d’entrée Janvier 2001 Lien avec l’organisation Bras droit du PDG, considéré comme le patron par les salariés.

Principales missions – Gestion du patrimoine de l’entreprise, de l’organisation administrative, de la trésorerie, des investissements, des aspects juridiques et sociaux des RH.

– Mise en place du schéma directeur informatique, de la politique de gestion et formation du personnel.

– Relations avec les partenaires sociaux, les médias, les services fiscaux, les banques et les assurances.

– Règlement des contentieux et veille juridique.

Son style de management – Mélange de style « délégatif » et de style participatif.

Justification : est peu directif, délègue au maximum, aime le débat d’idées, n’a pas l’habitude de donner des ordres, fait a priori confiance, reconnaît le droit à l’erreur.

Son mécanisme de coordination Standardisation des résultats.

Justification : fixe des objectifs précis et contrôle les résultats.

Qualités attendues chez ses collaborateurs Professionnalisme, dynamisme, indépendance de jugement, force de proposition, initiative, autonomie, esprit d’entreprise, résistance au stress.

2. Positionner la mission de l’assistante par rapport à la fonction du manager et décrire son rôle au quotidien

Reconstituez la fiche de poste de l’assistante à partir de ces éléments.

Proposition de réponse

FICHE DE POSTE : Assistant(e) de manager

Intitulé du poste Assistant(e) de manager

Identification du titulaire

Nom Prénom Berthier Lucile

Date de naissance 20/08/1975

Niveau de formation BTS

Ancienneté 8 ans

Situation du poste

Service administratif et financier

N+1 : Directeur

Finalité du poste

Collaborer avec le manager et contribuer à l’efficacité du service.

Contexte

Environnement juridique : droit social

Technologies de l’information et de la communication

Principales relations :

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