Organisation : Audit D'une Société

ORGANISATION :

Audit de la société CANDLE SA

Johan GANDON

Licence management des entreprises

Année 2013-2014

Afin de mieux appréhender l’organisation de l’entreprise, la première étape consiste à analyser son organigramme puisqu’il est un indicateur de la répartition des tâches de chacun et de la coordination entre celles-ci. Il révèle la culture et la vision stratégique de l’entreprise.

Celui de Candle SA, comporte quelques incohérences :

On observe dans un premier temps que le service de commande est placé sous la responsabilité directe du PDG. Il ne semble pas y avoir de relation directe avec les autres services et en particulier, le service expédition qui est totalement dépendant de ce dernier.

On devrait également observer un directeur des ressources humaines sur la même ligne que les autres directeurs. Ici Le directeur financier est le supérieur hiérarchique du responsable des ressources humaines.

Pour le service informatique, le manque de personnel est frappant car un seul directeur pour une société de 118 salariés parait insuffisant.

Enfin, pour une structure de cette importance, cet organigramme est plutôt minimaliste. Etant donné le flux de commandes et de marchandises à gérer, on pourrait s’attendre à voir un service achat ou encore un service qualité pour le contrôle des produits fabriqués.

Pour approfondir notre connaissance de Candle SA, la préparation et l’organisation d’un audit du personnel de l’entreprise est indispensable.

Afin d’obtenir une vision la plus en adéquation possible avec le fonctionnement réel de Candle SA, il est nécessaire de constituer un panel.

Pour cette société il semble pertinent de s’entretenir avec le PDG, les directeurs de chaque service, les chefs d’ateliers et quelques-uns de leurs employés respectifs (individuellement si le temps le permet ou par groupe de 3).

On intégrera également des employés des services expéditions, commandes, comptabilité et facturation, et ressources humaines.

Ces entretiens menés sous la forme de questionnaire permettent de connaître :

- la vision de l’entreprise par tous ses acteurs,

- le fonctionnement réel de la société,

- les disfonctionnements dans l’organisation mise en place dans l’entreprise.

De l’analyse stratégique de Candle Sa, voici la description du fonctionnement réel de l’entreprise que nous pouvons faire :

- le choix de produits mis en vente par l’entreprise s’avère compliqué ;

- les cierges liturgiques qui engendrent les plus grandes marge diminuent de 2% par an,

- les ventes de bougies commerciales ne cessent de croitre mais les bénéfices sont faibles car la concurrence est très importante.

Depuis cinq ans, la qualité des produits ne cesse de diminuer. Le taux de retour est de 11 % et est en constante augmentation. Les offres commerciales s’accumulent pour conserver la confiance des clients mais la rentabilité diminue d’autant plus. Le problème majeur est l’absence de contrôle qualité, il n’est donc pas possible de connaitre la cause du problème afin d’y remédier.

Le plus gros handicap de Candle SA est son système informatique :

- tous les collaborateurs de la société n’ont pas d’accès au réseau,

- la base de données de la société n’est pas utilisable avec les ordinateurs actuels,

- le système ne fonctionne pas correctement.

Tous ces éléments influent sur la totalité du cycle de production d’une bougie. En effet, tout ce fait à la main, de la prise de commande à la mise en fabrication du produit. La perte de temps est donc considérable.

Il est important de noter également qu’il n’y a aucun système de logistique qui organise le système de production entraînant une accumulation des marchandises.

Le manque d’organisation de ces tâches ne permet pas leur ordonnancement : un produit dont le client est estampillé de la mention « A VERIFIER » est lancé en fabrication. Ainsi, les stocks augmentent et influent négativement sur le chiffre d’affaire.

Enfin, le PDG de la société, Monsieur DELAMECHE, semble avoir un besoin de contrôle excessif. Toutes les commandes sont systématiquement vérifiées par ses soins. On comprend mieux à travers ce choix d’organisation le positionnement du service commandes dans l’organigramme. Là encore, cela ne joue pas en faveur d’une plus grande efficience de cette société.

Malgré ces points faibles, Candle Sa possède des atouts indéniables.

Le marché de la bougie est porteur puisque les ventes sont en constantes augmentations.

De nouvelles gammes de produits arrivent sur le marché et sont très demandées.

Le portefeuille client est conséquent et fidèle à l’entreprise.

Le chiffre d’affaire de l’entreprise est bon et sa santé financière se porte bien.

De ce constat, on peut en tirer la conclusion que Candle Sa a besoin de se réorganiser. On parlera dans leur cas de « changement adaptatif ». Il s’agit dans cette situation de transformer les pratiques et l’organisation structurelle de l’entreprise. Ce changement devra s’effectuer sur une période de 6 à 18 mois. Elle consistera en l’introduction d’un système informatique moderne et la diversification commerciale des produits vendus.

Le plan d’action que nous pouvons proposer dans ce cas est le suivant :

Une refonte totale du système informatique et l’agrandissement du service : on peut imaginer dans ce cas un serveur général auquel tous les collaborateurs ont accès. Les bons de commandes manuels sont proscrits et tout est informatisé, permettant ainsi un gain de temps, l’élimination de la perte d’information et la traçabilité

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