Note Communication

I. Communication

a) Problème de communication aux chefs de rayon

Lors de la réunion des chefs de rayon du 28 octobre, au moins un sur deux des chefs de rayon ignorait la date de la promotion anniversaire. La date a pourtant bien été annoncée dans une note de septembre.

b) Embauche d’une hôtesse

L’an dernier, le poste d’hôtesse des ventes a été créé. L’hôtesse aura un double rôle ; d’abord celui de renseigner la clientèle sur les emplacements des rayons, les conditions de vente, les articles en promotion, etc. Deuxième rôle, celui d’informer sur les désirs de la clientèle. La personne retenue est Madame Compagnon, elle a toutes les qualités voulues pour la fonction.

c) Description de fonction de poste

A l’occasion du recrutement de Madame Compagnon, une description de fonction du poste a été réalisée. Il serait important de faire le même travail pour tous les postes de responsable, et notamment pour les chefs de réunion. La répartition des activités entre les différents départements s’est faite peu à peu au hazard des circonstances, si bien qu’il est impossible de connaître exactement le fonctionnement interne des différents rayons et même des départements.

d) La tenue du magasin

Il a été constaté du laisser-aller dans les magasins. Des rayons sont à moitié vides et des clients regrettent de ne plus trouver certains articles. Les chefs de rayon ne font pas de prévisions systématiques pour l’approvisionnement : ils remplissent souvent les bons de commande après avoir jeté un coup d’œil à la réserve, sans consulter les fiches de stock, si bien que les ruptures de stock pour les articles les plus demandés sont fréquentes.

Le problème le plus difficile à résoudre est celui de la formation des chefs de rayon qui sont, en général, d’anciens vendeurs et négligent l’aspect administratif de leur fonction. Il est dans l’intérêt de leur faire prendre conscience du fait que les linéaires doivent être composés en fonction des ventes effectuées, des moyennes hebdomadaires par exemple, et en tenant compte des demandes des clients…

II. Organisation

a) Solutions du problème de communication aux chefs de rayon

Une réunion sera organisée tous les deux mois. Chaque chef de département n’assisterait qu’à la réunion le concernant. Tous les chefs de rayon seront réunis en même temps.

b) Solutions de la description de fonction de poste

Chacun des chefs de département devra faire pour son département, la description de fonction de chacun des chefs de rayon et même des départements. Chacun devra faire pour son département, la description de fonction de chacun des chefs de rayon et un règlement intérieur. La description de fonction est, tout simplement, une liste des tâches confiées à l’intéressé ; pour l’établir, le chef de département doit travailler en collaboration avec le chef de rayon concerné. De même, le règlement intérieur doit, évidemment, être élaboré avec l’ensemble des chefs de rayon. Ce travail se fera en un mois. M. Auriel

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