Méthodologie Pour répondre à Un Appel D'offre

Méthodologie réponse aux AO

Brief

- Lire le brief et le process du l’entreprise cliente sur ce type d’évènement – souligner ce qui est important

- Se renseigner sur l’historique du dossier (dossier déjà réalisé une année précédente ?)

- Dessiner l’équipe dédiée des personnes à impliquer (Chef de projet, service stratégique, infographiste, directeur technique etc…)

- Recherches de destinations

- Proposition d’identité visuelle

- Technique (plan d’implantation, cahier des charges technique très détaillé)

- Concept, fil rouge, dynamisation des plénières, recherche intervenants, scénographies, roughs, mobilier, films & jingles, rédaction contenus, personnalisation du team building, plan de communication

- Organiser un brainstorming général avec l’équipe dédiée pour définir les axes de recherche

- Appeler le client si questions

- Etablir un planning de réponse (deadline des recherches, deadline de la reco et du budget)

- Fixer un objectif de marge

- Elaborer le brief fournisseur et le faire valider

- Bien faire attention aux règles DMOS : diverses mesures d’ordre sociales limitant les dépenses du client

Recherches

- Elaborer un tableau excel de recherches

- Délimiter les fournisseurs contactés : dmc, contacts centralisés hôtels, activités, transferts, imprimeur, hôtesses, vol groupe etc…

- Organiser une réunion avec l’équipe pour orienter la suite des recherches, affiner et sélectionner

- Envoyer le cahier des charges aux fournisseurs par e-mail et passer un coup de téléphone juste après (demander s’ils ont été interrogés par la concurrence, le prévenir si nous effectuons d’autres recherches en parallèle)

- Passer en direct le plus possible au moins pour les hôtels

- Interroger un dmc si peu de temps pour répondre : préférez les contacts centralisés pour les hôtels et les conventions bureaux à la place des dmc

- Ne pas mélanger 2 offres dmc différentes

- Si besoin de faire un plan d’acheminement :

- http://www.skyscanner.fr/ => Ce site permet de voir les compagnies nationales et les low costs

- Si difficulté rencontrée (disponibilités, tarif excessif, climat) ne pas hésiter à alerter le responsable de l’AO (le client appréciera notre pro activité)

- Analyser les devis et revenir vers les fournisseurs pour négocier

- Commission : demander qu’elle ne soit pas écrite sur le contrat (se faire bien précisé le montant HT et TTC et si elle s’applique sur du HT ou du TTC)

Budget

- Remplir

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