Modèle d'audit

Date /
Heure

Préciser les noms des sites audités
et des processus / services concernés

§ du référentiel

Equipe
d’audit

Personnes / Fonctions

E

18/10/17
08h30

Mercredi 18/10/2017

Arrivée sur le site et formalités d’accès

09h00

• Réunion d’ouverture

• Présentations,
• Rappel des objectifs de l’audit (passage à la version 2015)
• Revue du plan d’audit et adaptations éventuelles,
• Consignes de sécurité des EPI,
• Questions / réponses,
• Confirmation des horaires de la réunion de clôture

4.1

Participants :

Direction

Responsable HSE

Les Chefs de service

09h30

• Revue de direction :

• périodicité et participants
• conclusions sur l’efficacité du SM, le respect de l’engagement d’amélioration continue

• Politique SE :

• engagements attendus
• mode de diffusion et vérification au personnel

5.1 / 9.3



5.2 / 7.4.2

Participants :

Direction

Responsable HSE

10h30

•  Aspects environnementaux et impacts significatifs

• Rappel de la méthodologie d’identification des aspects environnementaux (Voir annexe)
• Liste des aspects environnementaux significatifs du site par secteurs et globaux – identification des tâches à AES

6.1.2                                                                                                                                            

Participants :

Responsable HSE

12h00

Pause repas

13h30

• Accidentologie du site

• Liste
• Préparation aux accidents

8.1

8.2

Participants :

Responsable HSE

14h00

• Identification des exigences légales et autres :

•       -   Situation détaillée au regard de la réglementation ICPE

• Evaluation périodique de la conformité aux exigences identifiées comme applicables :

• Périodicité(s) d’évaluation retenue(s) pour revoir l’ensemble des exigences applicables
• Enregistrements de l’évaluation de conformité.
• Situations non-conformes identifiées - programme de mise en conformité aux exigences réglementaires.

4.2

9.1.2

9.1.2

10.2

Participants :

Responsable HSE

15h15

• Objectifs HSE:

• Définition : mesurabilité de leur atteinte
• Cohérence avec les axes de la politique HSE
• Cohérence avec les AES
• Communication aux personnes concernées – communication au personnel
• Programme de management HSE

6.2.1

7.4.2

6.2.2

Participants :

Responsable HSE

16h00

• Communication – consultation :

• traitement des plaintes et demandes
• communication volontaire vers l’extérieur
• consultation des registres obligatoires (droit de retrait et droit d’alerte en environnement)

7.4.3

Participants :

Direction

Responsable qualité

16h45

Synthèse rapide journalière des points importants et des points en attente de compléments

Adaptation / confirmation du programme du lendemain

Participants :

Responsable HSE

17h15

Fin de la première journée

18/10/17
08h30

Mercredi 18/10/2017

Arrivée sur le site de GUISCARD

09h30

Production :

• présentation rapide de l’analyse environnementale de la production
• participation au programme de management HSE
• maîtrise des produits dangereux
• activités de surveillance réalisées
• analyse de l’accidentologie du secteur
• utilisation des outils du SM (remontée des dysfonctionnements et incidents, presqu’accidents)

6.1.2

7.2/7.3

8.1

8.2

Participants :

Responsable Production

10h30

Développement et laboratoire :

• présentation rapide de l’analyse environnementale du développement et du laboratoire
• participation au programme de management HSE
• prise en compte de l’HSE dans les projets
• maîtrise des produits dangereux
• participations à des exercices « locaux » de réactions à des situations d’urgence
• activités de surveillance réalisées
• analyse de l’accidentologie du secteur
• utilisation des outils du SM (remontée des dysfonctionnements et incidents, presqu’accidents)

6.1.2

7.2/7.3

8.1

8.2

Participants :

Responsable Développement

12h00

Pause repas

13h30

Logistique et magasin

• présentation rapide de l’analyse environnementale
• communication au personnel des données de sortie
• participation au programme de management HSE
• activités de surveillance réalisées
• analyse de l’accidentologie du secteur
• utilisation des outils du SM (remontée des dysfonctionnements et incidents, presqu’accidents)

6.1.2
7.2/7.3


8.1

Participants :

Responsable production

Responsable Logistique

14h30

Maintenance :

• présentation rapide de l’analyse environnementale
• communication au personnel des données de sortie
• participation au programme de management HSE
• gestion des habilitations et autorisations
• gestion des déchets dangereux
• utilisation des outils du SM (remontée des dysfonctionnements et incidents, presqu’accidents)

6.1.2
7.2/7.3

7.2

Participants :

Responsable Maintenance

Responsable Production

16h00

Audits internes de système de management HSE :

• planning et couverture de l’activité
• qualification des auditeurs
• suivi du traitement des constats

9.2.2

Participants :

Responsable HSE

16h45

Synthèse rapide journalière des points importants et des points en attente de compléments

Adaptation / confirmation du programme du lendemain

Participants :

Responsable HSE

18h00

Fin  de la deuxième journée

 19/10/17      
08h45

Jeudi 19/10/2017

Arrivée sur le site de GUISCARD

09h00

Surveillance réalisée HSE

• rejets gazeux liquides
• niveaux sonores et émergences en limite de propriété
• gestion administrative des déchets
• contrôles réglementaires gérés par HSE
• suivi de l’accidentologie,

9.1

Participants :

Responsable HSE

Responsable Production

Responsable Logistique

09h45

Enquêtes en cas d’incidents, non conformités, actions correctives et préventives

• Conclusion sur l’alimentation du système des remontées
• Suivi du traitement et de la mise en œuvre des actions correctives et préventives
• Vérification de l’efficacité

10.1

10.3

10.2

Participants :

Responsable HSE

10h30

Compléments sur les points en attente
Levées de doutes

Vérification de l’usage de la marque AFAQ

Participants :

Responsable HSE

10h45

Débriefing en équipe d’audit

11h15

Réunion de clôture d’audit : 

• Remerciements, éventuelles difficultés rencontrées lors de l’audit
• Plan de la réunion de clôture
• Rappel des principes et limites de l’échantillonnage d’audit
• Revue du libellé des certifications et de l’adresse,
• Conclusions d’audit ainsi que remise des éventuelles fiches documentant les non-conformités identifiées ou revues lors de l’audit
• Proposition qui sera formulée par le RA à l’instance de décision de l’Organisme de Certification
• Information du client sur les processus de traitement des plaintes et d'appel si nécessaire.
• Phases et étapes qui suivent cet audit
• Délai de passage à l’ISO14001/2015 et avancement de l’ISO45001

(Compléter le formulaire de réunion de clôture)

Participants :

Direction +

Responsable HSE +

Les Chefs de service

12h15

Fin de l’audit de suivi ISO14001/2015

Références

Questions

Conforme

Non-conforme

4. Contexte de l’organisme

4.1 Compréhension de l’organisme et de son contexte

Quels sont les conséquences qui peuvent induire à l'environnement dans votre société ?

Qui est responsable des enjeux internes et externes à l’environnement ?

Avez-vous un processus d'amélioration sur le développement durable ?

Quels sont les indicateurs que vous avez mis en place pour réduire l'impact environnemental ?  

Par rapport à l'année précédente, avez-vous réduit les aspects environnementaux ?

4.2 Compréhension des besoins et attentes des parties intéressées

Les fournisseurs et les clients sont-ils certifiés dans le cadre du système de management environnemental ?

Les salariés sont-ils informés sur les enjeux du système de management environnemental ?

4.3 Détermination du domaine d’application du système de management environnemental

Avez-vous eu de nouveaux produits qui peuvent avoir un impact sur l’environnement ?

Quels sont les activités et les capacités requises qui réduit l'impact sur l'environnement ?

Quelles actions de maîtrise avez-vous en place ?

4.4 Système de management environnemental

Avez-vous des indicateurs qui permettent d'améliorer un système de management environnemental ?

Sont-ils à jour ?

Les processus que vous utilisez suivent les exigences de la Norme internationale ?

5. Leadership

5.1 Leadership et engagement

L'organisation a-t-elle attribuée des responsabilités et autorités vis-à-vis du SME ?

Avez-vous un organigramme ?

Avez-vous les documents nécessaires afin d'assurer que la politique et les objectifs sont établis pour le SME et qu'ils sont compatibles avec l'orientation stratégique ?

La direction a-t-elle démontré son engagement en faveur de l'établissement du SME et d'un leadership efficace en vue de l'amélioration continue du système ?

Les processus métiers de l'organisme précisent-ils les exigences du SME ?

Avez-vous les ressources requises pour le SME ?

Votre SME est-il efficace ? Et appliquez-vous les exigences liés à ce système ?

Montrez les résultats atteints sur le SME ?

Ont-ils amélioré par rapport aux années précédentes ?

Le personnel est-il informé pour contribuer à l'efficacité du SME ?

Expliquez-nous votre amélioration continue sur le SME

Qui sont responsable du SME ? Quelles sont leurs rôles dans ce système ?

5.2 Politique environnementale

La politique environnementale est-elle appropriée à la nature, la dimension et les impacts environnementaux de ses activités, produits et services de l'entreprise ?

Quels sont les engagements mis en place en matière de protection de l'environnement, y compris la prévention de la pollution et d'autres engagements spécifique pertinents ?

Expliquez votre engagement pour satisfaire aux obligations de conformité

Expliquez vos engagements mis en place pour l'amélioration continue du SME?

Quels sont les performances environnementales que vous avez abouties ?

Cet engagement est-elle présente dans le SME?

La politique environnementale est-elle bien documentée et connues des employés ?

La politique environnementale est-elle correctement communiquée au sein de l'organisme ?

Les parties intéressées sont-ils rapidement informé sur la politique environnementale ?

Avez-vous des preuves qui nous disent que ces parties sont rapidement informées ?

5.3 Rôles, responsabilités et autorités au sein de l’organisme

Qui est responsable de la conformité du système de management environnementale ?

Est-il formé ?

Qui assure la performance du SME y compris la performance environnementale, à la direction ?

Les performances sont-ils en améliorations depuis l'année dernière ?

6. Planification

6.1 Actions à mettre en œuvre face aux risques et opportunités

Pour planifier les actions à mettre en œuvre face aux risques et opportunités, prenez-vous en compte :
- Les enjeux externes et internes
- Les besoins et attentes pertinentes de ces parties intéressées
- les aspects environnementaux
- les obligations de conformité

Est-ce que vous prenez en compte les situations d'urgence potentielle et l'impact environnemental ?

Montrer les documents qui prouvent ces situations que vous prenez en compte

Ces documents sont-ils à jour ?

Tout changement sur l'aspect environnementaux, sont-ils

Les conditions anormales sont-ils pris en compte ?

Quels sont les aspects ou impacts environnementaux que vous pouvez causer par votre entreprise ?

Le personnel est-il au courant des aspects environnementaux significatifs ?

Avez-vous les informations documentées sur les aspects environnementaux associés ? Sont-ils à jour ?

Comment déterminez-vous les obligations de conformité qui s'appliquent à l'organisme ?

La mise en œuvre de ces obligations de conformité est-elle appliquée et à jour ?

Avez-vous les documents qui expliquent vos options technologiques ainsi que ses exigences financières, opérationnelles et commerciales ?

6.2 Objectifs environnementaux et planification des actions pour les atteindre

Avez-vous les moyens nécessaires pour établir des objectifs environnementaux, aux fonctions et aux niveaux concernés ?

Sont-ils :
- en cohérence avec la politique environnementale ?
- réalisable ?
- surveillé ?
- communiqué ?
- mis à jour en tant que de besoin ?

Savez-vous qui est responsable des objectifs environnementaux ?

Qu'est-ce qui sera fait pour atteindre cet objectif ?

Avez-vous les ressources nécessaires pour atteindre cet objectif ?

Quels sont les échéances ?

Possédez-vous d'indicateurs pour surveiller l'avancement de la réalisation de ses objectifs environnementaux mesurables ?

7. Support

7.1 Ressources

La direction met-elle à disposition tous les moyens indispensables à la mise en œuvre et à la maitrise du SME ?

Quels moyens sont mis à disposition pour l’établissement du Système de Management Environnemental ?

7.2 Compétences

7.2a

Avez-vous établi le besoin en formation pour chaque poste ayant une incidence sur les performances environnementales ? 

7.2b

Avez-vous contrôlé le niveau de compétence des personnes concernées ? Quelles procédures sont mise en place pour ce contrôle ? A quelle fréquence établissez-vous ces contrôles ? 

7.2c

Avez-vous établi une liste des formations nécessaires à effectuer ?

7.2d

Avez-vous établi un plan de formation et avez-vous mis en place ces formations ? Sont-elles consignées par les responsables en charges des formations ?

7.3 Sensibilisation

7.3a

Avez-vous formé, informé et sensibilisé les personnes travaillant pour vous et avec vous sur votre politique environnementale ? 

7.3b

Avez-vous sensibilisé le personnel travaillant sur les impacts et aspects environnementaux ?

Existe-t-il une procédure de sensibilisation ?

Est-elle en conformité avec votre PE et aux exigences du SME ? 

7.3c

Avez-vous expliqué l’importance de leur contribution et aux effets bénéfiques de l’amélioration des performances environnementales, aux personnes effectuant un travail ? 

7.3d

Avez-vous mis en place des actions de sensibilisation au non-respect des exigences du Système de Management Environnementale et au non-respect des obligations de conformité

7.4 Communication

7.4.1

Avez-vous défini votre plan de communication interne et externe ?

Avez-vous mis en place une procédure expliquant votre mode de communication interne et externe ?

Quel support interne et externe adapté, avez-vous mis en place pour la communication de votre politique environnementale ? 

Avez-vous une procédure qui explique comment répondre aux demandes pertinentes des parties intéressées ?

Avez-vous des preuves documentées concernant votre communication interne et externe et permettant de répondre aux questions posées ?

7.4.2a

De quelle manière communiquez-vous, en interne, les informations relatives à votre PE ?

Quels sont les services concernés ?

Communiquez-vous les informations, à tous les services, à chaque modification ? 

7.4.2b

Comment vérifiez-vous que vos processus de communication sont compris et par les personnes effectuant un travail ?

7.4.3a

Avez-vous établi une méthode de communication de votre PE en externe ?

Suivez-vous le processus de communication établit ?

7.5 Informations documentées

7.5.1

Avez-vous en place une procédure de maitrise de la documentation ?

Quelles informations documentées gardez-vous ?

- celles exigées par la norme internationale ? - autres informations documentées concernant votre SME ? 

7.5.2

Avez-vous vérifié lors de la création et de la mise à jour l’identification et la description des informations documentées, leur format et leur support ?

Comment définissez-vous la modification et la mise à jour de cette documentation ?

Comment avez-vous vérifié leur pertinence ?

Le mode d’approbation est-il défini ? 

7.5.3a

Les informations documentées sont-elles lisibles et identifiables par tous et au bon moment, sur tous les lieux d’utilisation ? 

7.5.3b

Quelles protections utilisez-vous pour ces informations documentées ? Comment mettez-vous en œuvre la distribution, l’accès, la récupération et l’utilisation de vos informations documentées ? Avez-vous mis en place une méthode de stockage, de protection et de préservation de la lisibilité ? Faites-vous des contrôles de versions régulièrement ? Comment œuvrez-vous pour la conservation de l’élimination des informations documentées lorsque cela est nécessaire ? 

Comment identifiez-vous les informations documentées provenant de l’extérieur ? Comment maîtrisez-vous ces informations ?

La consultation et la modification des informations sont-elles règlementées ? Qui peut modifier ces informations ? Toutes les personnes ayant l’accès à ces informations peuvent-elles les modifier ou uniquement les consulter

8. Réalisation des activités opérationnelles

8.1 Planification et maitrise opérationnelles

Maitrisez-vous vos processus ?

Quels sont vos processus ?

Sont-ils répertoriés ? Où ?

Qui s’occupe des processus ?

Qui les met à jour ?

Quand mettiez-vous vos processus à jour ?

Ou sont-ils ?

Qui va diffuser cette procédure ?

8.2 Préparation et réponse aux situations d’urgence

Avez-vous un processus pour répondre à une situation d’urgence potentielle ?

Avez-vous des actions pour atténuer les impacts environnementaux ?

Avez-vous eu des cas de situations d’urgence ?

Avez-vous eu des conséquences suite à un accident ?

Comment avez-vous atténué ces conséquences ?

Les situations d’urgence sont-ils répertoriés ?

Sont-ils analysés ?

Quand faites-vous la mise à jour de ces processus ?

Qui est concerné pour être confronté à une situation d’urgence ?

Les salariés sont-ils confrontés à des situations d’urgence ?

Que doivent-ils faire ?

Savent-ils ce qu’ils doivent faire ?

9. Evaluation des performances

9.1 Surveillance, mesure, analyse et évaluation

9.1.1

Selon vous, qu’est-il nécessaire de surveiller et de mesurer à votre poste ?

Quelles sont les méthodes de surveillance, de mesure, d’analyse et d’évaluation qu’il est indispensable de mettre en place à votre poste ?

Selon quels critères peut-on mesurer la performance environnementale de l’entreprise ? Et quels sont les indicateurs appropriés ?

Comment utilisez-vous et entretenez-vous les outils de mesure et de surveillance ?

9.1.2

A quelle fréquence effectuez-vous une évaluation de conformité ?

A quel moment déterminer vous un outil conforme ? Sinon que faites-vous en cas de non-conformité ?

Savez-vous détecter un outil conforme et comprenez-vous pourquoi ?

9.2 Audit interne

9.2.1

Comment déterminez-vous que le SME est conforme ?

Selon quels critères le SME est efficacement mis en œuvre et mis à jour ?

9.2.2

Avez-vous établi, mis en œuvre et/ou maintenu des programmes d’audit interne ?

Quels sont vos critères d’audit ? Dans quel domaine l’appliqué vous ?

Avez-vous sélectionné des auditeurs et réalisé des audits afin de maintenir l’objectivité et l’impartialité ?

Les résultats de ces audits ont-ils été rapportés à la direction concernée ?

9.3 Revue de direction

9.3

Prenez-vous en compte l’état d’avancement des actions décidées à l’issue des revues de directions précédentes ?

Ainsi que ces modifications ? Et le niveau de réalisation des objectifs environnementaux ?

Avez-vous pris en compte les communications pertinentes provenant des parties intéressées, y compris les plaintes ?

Ainsi que les opportunités d’amélioration continuent ?

10. Amélioration

10.1 Généralités

Quels sont vos opportunités d’amélioration ?

Quels sont vos actions nécessaires pour atteindre ces résultats ?

10.2 Non-conformité et actions correctives

Quel est votre réaction quand vous découvrez une non-conformité

Comment évaluez-vous la non-conformité ?

Comment faites-vous pour éviter que la non-conformité réapparaisse ?

Quel moyen est mise en place pour que cela ne se reproduise pas ?

Avez-vous mise en place toutes les actions évaluées pour cette non-conformité ?

Avez-vous examiné la non-conformité ?

Avec quel outil ?

L’action corrective a-t-elle convenu ?

Si non, avez-vous modifié votre système de management ?

Votre action correspond t-elle à l’importance des conséquences ?

Conservez-vous les documents des actions ?

Ou sont-ils ?

Les documents sont-ils répertoriés par nature ?

Les résultats sont-ils conservés ?

10.3 Amélioration continue

Que faites-vous pour votre amélioration continue ?