Les causes du mécontentement du personnel concernant les réunions

Les causes du mécontentement du personnel concernant les réunions

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        Perte de temps[pic 4][pic 5]

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        Emploi du temps  trop lourd [pic 14][pic 15][pic 16]

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1) Le problème évoqué dans la situation est le mécontentement des membres du personnel à l’annonce de réunion car celles-ci sont trop fréquentes et trop longues. Elles génèrent des absences, des retards, des départs bien avant la fin des réunions.

3)  I) Préparation de la réunion

• Définir l’ordre du jour

Définir le nombre et le type de participants (vérifier si leurs profils aura une importance lors de cette réunion.)

• Définir la durée de la réunion
• Le lieu : une salle appropriée (nombre de places assises, salle modulable ou non, …)
• Préparer des documents de travail afin de faciliter les échanges
• Fixer une heure de début ainsi qu’une heure de fin
• Définir clairement les objectifs de cette réunion
• Faire un plan de réunion et le respecter
• Envoyer à tous les participants un mail de confirmation de réunion et transmettre l’agenda de la réunion.
• Réceptionner les confirmations de réponse de présence à la réunion
• Préparer une boite à idée, afin que les participants puissent évoqués leurs idées anonymement.
• Relancer les éventuels oublis de réponses
• Vérifier la réservation de la salle et le bon nombre de documents
• Préparer une feuille de présence à faire signer par les participants à leurs arriver

II) Déroulement de la réunion

• Faire signer aux participants présents la feuille de présence
• Présenter l’ordre du jour et les objectifs de la réunion
• Annoncer le plan de la réunion ainsi que l’heure  de début de la réunion et l’heure de fin (et la durée totale)
• Distribuer les documents de travail
• Respecter le plan énoncé, tout en contrôlant régulièrement l’heure qu’il faut impérativement respecter.
• Parler de la mise en place de la boite à idée dans la salle afin de recueillir les éventuels requêtes
• Remercier les participants pour leurs présences

III) Suivi de la réunion

• Récupérer la boite à idée et analyser les éventuels mots déposés
• Faire un compte rendu de la réunion
• Envoyer un mail à chaque participant des remerciements et avec le compte rendu de la réunion
• Tenir informer les participants de l’avancement de l’objectif afin qu’ils se sentent vraiment impliqués.

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