Le système d'information d'une organisation

THÈME 1 : LE SYSTÈME D’INFORMATION

Chapitre 1 : Le système d’information (SI) d’une organisation (p 7)

Mise en situation professionnelle : Agence Immobilière des Alpes

1. L’information

11. Définition

L'information est un élément de connaissance concernant un fait et qui, pris dans un contexte déterminé, à une signification particulière. Le fait peut être un événement, une chose, un processus, une idée, une notion.

Il ne faut pas confondre information et donnée. L'information, matérialisée sur un support devient une donnée pour un ordinateur.

L’efficacité du système d’information dépend de la qualité des informations qui y sont enregistrées.

12. Caractéristiques

L'information est un objet de communication interne et externe. L'entreprise doit prêter une attention particulière :

- au niveau externe, car l'information contribue à véhiculer l'image de l'organisation ;

- au niveau interne, car l'information permet la gestion au sens large, c'est-à-dire que les acteurs internes à l'entreprise doivent disposer d'une information suffisamment claire pour assurer la cohésion sociale de l'organisation. Les réseaux informatiques et le travail collaboratif décuplent les besoins et les opportunités de recours aux outils de communication interne à l'entreprise.

Exemple : Les commerciaux de l'agence négocient avec chaque propriétaire, par appartement, le prix de la location à la semaine. Ces prix serviront de base à la diffusion des tarifs dans le catalogue des offres diffusées et disponibles sur Internet. Ils figureront ensuite sur les contrats et seront utilisés par la comptabilité pour la facturation.

L'information est un instrument de mémorisation. Elle conserve la trace des actions accomplies par les différents acteurs internes et externes de l'entreprise.

Exemple : Madame Gilles, comptable unique de l’agence, enregistre périodiquement les opérations d’achats de fournitures diverses, les encaissements des loyers versés, les déclarations fiscales et sociales, etc.

L'information est un instrument de décision. Elle subit des transformations successives à travers des traitements pour produire des informations de plus en plus élaborées, de plus en plus riches, qui seront une aide précieuse dans la prise de décision.

Exemple : Monsieur Janot, directeur de l'agence, souhaite avoir un meilleur suivi des loyers impayés (réservations dernière minute). Il s'interroge sur l'opportunité de souscrire à une assurance spécifique, susceptible de couvrir ce risque. Il va donc comparer les pertes dues aux loyers impayés et le montant des polices d'assurance qu'on lui propose.

Autres caractéristiques : livre p 7 et 8

13. La qualité de l’information : livre p 8

2. Le système d’information (livre p 8-9)

21. Définition et fonctions

Le système d’information représente l’ensemble des éléments humains et informatiques participant à la collecte, à la gestion, au stockage, au traitement, à l’interprétation et à la diffusion de l’information au sein d’une organisation. Il doit fournir de façon optimale, à l’ensemble des acteurs d’une organisation, toute l’information nécessaire à son fonctionnement.

22. Les composantes du SI

Le système d’information présente des dimensions organisationnelles (répartition du travail, procédures…) ainsi que des dimensions humaines et culturelles. Il intègre le système informatique de l’organisation mais ne se confond pas avec lui. Cette distinction se résume dans le schéma suivant :

Système d’information Système humain Culture, valeurs Traitements manuels

Organisation du travail

Système informatique Processus et procédures Traitements automatisés

Programme, logiciels

Matériels et réseaux Automatisation

Les processus sont des ensembles cohérents d’activités qui tendent à obtenir un résultat. Les procédures sont les modes opératoires qui décrivent les manières habituelles selon lesquelles les opérateurs humains (listes de tâches, fiches de poste) ou les machines (programmes, logiciels, PGI) exécutent ces activités.

Le système informatique est donc un support du système d’information et correspond à la dimension technologique du système d’information.

Exemple : Le système d'information de l'Agence Immobilière des Alpes comporte des procédures permettant de traiter les imprimés des contrats de locations hebdomadaires consenties aux vacanciers. Le traitement du contrat comporte des actions automatiques et des actions manuelles. Le système informatique de l'agence (matériels et logiciel) facilite la saisie des éléments variables : nom, adresse, prix, durée de location, arrhes versées…

 Définition du SI par ses fonctions : Le SI collecte, stocke, traite et communique des informations permettant à l’organisation de coordonner ses activités et ainsi d’atteindre ses objectifs.

 Définition du SI par ses composantes : Le SI organise le travail des membres de l’organisation autour de technologies, en vue de permettre à celle-ci d’atteindre ses objectifs, grâce à l’information.

23. Contributions du SI à l’organisation

Le SI contribue à réduire l’incertitude dans le pilotage des organisations et à maîtriser la complexité des situations de gestion. Dans un environnement concurrentiel, il constitue un vecteur d’innovation souvent décisif. Le SI peut offrir des opportunités permettant aux organisations de se différencier, de créer de nouveaux services, de conquérir des nouveaux marchés.

Il est un élément essentiel du pilotage de l’organisation et de ses activités pour aider à la prise de décision.

Comme le montre le

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