La Compagnie Des ZONZONS

I - Analyse de la situation

a) La gestion des bénévoles

Notre association organise tous les 2 ans la biennale de marionnettes « Moisson d’Avril ». Pour accueillir aux mieux les spectateurs, il est nécessaire de recruter des bénévoles afin de les guider et effectuer d’autres tâches nécessaire au bon déroulement de l’évènement.

Il a était constaté que le recrutement des bénévoles est compliquer et prend du temps.

Afin, d’améliorer ce point, je vais rechercher les causes de ce dysfonctionnement et vous proposer des solutions pour remédier à ce problème.

b) Le système de billetterie

En ce qui concerne notre système de billetterie, suite à la Biennale de 200N – 2, il a été constaté qu’il est trop complexe et mal organiser. Il est nécessaire de le réorganiser et d’améliorer les défauts constatés dans ce système, c’est pour cela que je vais rechercher les causes de ces dysfonctionnements et vous proposer des solutions adéquates aux différents problèmes.

Afin de mieux cerner les différents problèmes constatés dans ces deux pôles, dans un premier temps j’ai recherché les causes et dans un second temps je vous proposerais d’éventuelles solutions pour chacun des cas pour que l’organisation de la Biennale 200N soit optimale.

II - Causes

a) La gestion des bénévoles

La perte de temps liés aux recrutements des bénévoles peut s’expliquer par la mauvaise organisation du site internet. En effet, sur le site les bénévoles ne peuvent pas informer de leur identité, de leur adresse, et de leur numéro de téléphone. Lorsqu’il est nécessaire de relancer un bénévole, sur le site actuel, il faut le faire par e-mail, ce qui prend du temps.

b) Le système de billetterie

1) La pré – réservation

Les spectateurs ont plusieurs façons pour réserver leurs billets comme par téléphone, sur place au théâtre, sur les lieux de spectacle, ou sur le site de la FNAC. Mais des spectateurs ont tout de même réservé leurs billets sur notre site, alors que cette modalité n’était pas prévue ce qui engendre une surcharge de travail.

La pré-réservation actuelle ne prévoit pas de pénalité pour les spectateurs qui pré-réserve leur place et qui ne viennent pas. Ce comportement engendre des pertes de vente de billet, ainsi qu’une perte de temps car lorsque cela arrive il est nécessaire de modifier la page du cahier des réservations pour recalculer le nombre des places restantes.

2) Le cahier de réservation

Il n’y a qu’un cahier des réservations donc le caissier ne peut pas l’avoir car il reste au théâtre pour pouvoir y enregistrer d’autres pré-réservation. Le caissier ne dispose que d’une photocopie qui n’est pas toujours actualisée.

3) La liste des réservations

La liste des réservations est mal organiser, lorsque le caissier veut chercher un nom sur la liste, il prend du temps ce qui engendre des longues files d’attente à

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