F3 AM1 Corrigé - Diagnostiquer un dysfonctionnement

F3 - Diagnostiquer un dysfonctionnement ISHIKAWA

Optimiser le travail des assistants –

La société Experte Compagnie, dirigée par Fehmi Azzouz, est un cabinet missionné par des sociétés d’assurances pour constater et évaluer les causes des sinistres.

Consignes

1- Traduisez les remarques formulées par l’équipe des assistants en diagramme causes-effets.

Diagramme causes-effets de la société Experte Compagnie

• Inefficacité dans le traitement des dossiers

MAIN D’ŒUVRE :

- cause : déplacements fréquents

- cause : peu de vigilance dans la transmission de l'information

- effet : mauvaise coordination du travail entre assistants et experts

- cause : trop d'exigences de la part des experts

- effet : retard dans la production des rapports

METHODE :

- cause : informations peu disponibles sur le réseau

- effet : recherches difficiles des dossiers

- effet : difficulté de traitement des informations par les assistants

- cause : informations peu précises

- cause : prise en charge aléatoire

- effet : mauvaise prise en charge des besoins clientèles

MATIÈRE :

- cause : charge quantitative importante

- effet : recherches ralenties

- effet : traitement difficile

- cause : dossiers éparpillés dans des endroits peu appropriés

- effet : informations peu accessibles

- cause : notes peu lisibles

- effet : notes peu exploitables

2- A partir de ce diagnostic, formulez les solutions possibles pour améliorer le travail administratif chez Experte Compagnie.

Grâce aux divers témoignages de nos collaborateurs, j’ai pu analyser les causes des problèmes récurrents et ainsi envisager des solutions possibles :

Solutions pour la main d’œuvre :

- décharger l’expert d’un max de dossiers pour lui permettre d’être plus présent

- organiser les dossiers sous forme d’arborescence

Solutions pour la méthode :

- modernisation ou réadaptation le serveur de la société

- favoriser la communication entre les salariés

Solutions pour la matière :

- créer un espace collaboratif permettant le partage et la circulation des informations

- acquérir une meilleure organisation dans la circulation des dossiers

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