Cas Arméria

ARMERIA

DE : Camille JOUVE

A : Michel NOIRET

Manager

Saint-Grégoire, le 15 Mars 2011

P.J. : Diagramme d’Ishikawa

Tableau : cout annuel estimé de l’externalisation

RAPPORT D’ETUDE

Sur l’archivage des documents papier et numériques de l’entreprise

(INTRODUCTION)

Problématique : Recenser les pratiques actuelles sur les différents sites, distinction entre archivage papier et numérique.

Calculs des couts de l’externalisation de l’archivage

(ANNONCE DU PLAN)

1ere partie : diagnostic,

2e partie : les conséquences

3e : proposition de solutions.

1. DIAGNOSTIC

-Pas de pratiques d’archivage communes : outils et procédures mis en place de manière différentes. Méconnaissance des enjeux légaux

-Sécurisation insuffisante des archives papier et numériques

-Manque de rigueur dans les méthodes de gestion : perte de documents, erreurs

-Risque de saturation des locaux et matériels de stockage inadaptés

-Pertes de temps à rechercher, à refaire

-Obsolescence des formats de fichiers et ou manque de fiabilité des supports et des outils de restitution (Format natif .doc)

2. CONSEQUENCES

• Logistiques : difficulté ou impossibilité d’accès à l’information, problème de récupération des données

• Sécuritaire : non protection contre les intrusions, les indiscrétions, pas ou peu de traçabilité, non-respect des données personnelles

• Juridiques : non production des données exigées lors d’un audit ou par un juge dans la forme requise ; non production des éléments de preuve ; respect des lois en vigueur

• Patrimoniales et stratégiques : préservation fragilisée des traces historiques du patrimoine intellectuel de l’entreprise de la transmission du savoir –faire de la culture commune

• Organisationnelles : gestion non optimisée des données (redondances, conservation des données inutiles ou périmées)

• Financières : augmentation des couts (nécessité de faire évoluer le système d’archivage ou de dégager de nouveaux espaces d’archivage).

• Economiques : diminution des performances de l’entreprise

• Techniques : difficulté de communiquer et d’échanger entre les entités du groupe, perte de données.

3. SOLUTIONS D’AMELIORATION

Plusieurs solutions techniques et organisationnelles sont possibles mais impliquent au préalable une information voire une formation des personnels concernés.

3.1 INFORMER LE PERSONNEL SUR L’HARMONISATIUON DES PROCEDURES.

Quelles que soit la solution technique adoptée, il conviendra d’envisager :

-L’harmonisation des procédures dans les unités (créer un groupe de pilotage, associer les personnes impliquées).

-La formation des utilisateurs : durées légales de conservation des documents, valeur probante des documents numériques, sensibilisation aux différents types d’archivage, risques liés à la non confidentialité, informations sur les formats à privilégier pour l’archivage…

3.2 AMELIORER L’ARCHIVAGE PAPIER TRADITIONNEL

AVANTAGES

-Pérennité de l’information conservée sur papier

-Simplicité pour le classement et l’archivage (pas de formation pointue nécessaire)

-Utilisation et consultation d’un document archivé sur support papier plus confortable

-Qualité d’original préservée sur support papier

MODALITES DE MISE EN ŒUVRE

 SECURITE DU FONDS

-Création d’une procédure permettant d’assurer la traçabilité des accès et des emprunts

-Locaux : proposition d’adoption du système mis en place au siège / Clé électronique :

-demande de travaux pour supprimer les problèmes d’humidité, pour lutter contre les risques d’incendie dans tous les locaux non protèges.

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