Boite à outils afin de supprimer les pertes inutiles et améliorer l’efficacité de ses processus

Boite à outils afin de supprimer les pertes inutiles et améliorer l’efficacité de ses processus

1) Recueillir les informations et idées

 Brainstorming : sorte de « grande foire aux idées » durant laquelle les participants sont invités à faire parler leur créativité de manière spontanée dans l’objectif de trouver une solution à un problème connu, la séance de brainstorming est un exercice régi par des règles bien précises.

Mind-mapping : support visuel utilisé dans de nombreuses situations, la carte heuristique ou carte cognitive permet notamment de tester des hypothèses en organisant des idées et des informations portant sur un thème spécifique.

Diagramme CTQ : utilisé dans le cadre d’une démarche Lean Six Sigma, le diagramme « Critical to Quality » permet de décomposer les exigences qu’un client porte consciemment ou inconsciemment à l’égard d’un produit ou d’un service en listant méthodiquement ses besoins.

Le Client : en prenant appui sur une collecte dynamique des feedbacks formulés par les clients, cette méthode permet de réorienter rapidement les caractéristiques d’un produit ou d’un service dans un objectif de hausse de la satisfaction.

Méthode KJ : inventée par Jirō Kawakita, cet outil créatif utilisé en groupe, également nommé « diagramme des affinités », permet de faire émerger des solutions face à des situations qui se caractérisent généralement par leur grande complexité.

Analyse de Kano : utilisé pour évaluer la satisfaction client, cet outil prend la forme d’un diagramme sur deux axes dans lequel sont représentées les attentes de base du client, le plus souvent implicites, mais aussi ses attentes proportionnelles (au niveau de performance) et ses attentes attractives correspondant à des besoins latents.

2) Analyse et évaluation de la situation

Gemba : à travers cette approche, on cherche à comprendre comment se déroulent les processus et comment surviennent les problèmes en les observant directement à la source, c’est-à-dire sur le terrain, et non pas à travers un tableau de bord.

Analyse de la valeur : méthode consistant à analyser un produit ou un procédé en vue d’optimiser ses coûts et ses fonctionnalités, dans une perspective de satisfaction du besoin associé à ce dernier.

FIPEC : outil de visualisation des données prenant la forme d’un diagramme et dont l’acronyme fait référence aux différentes sections qui le composent : Fournisseurs, Intrants, Processus, Extrants, Clients. Son équivalent anglo-saxon est le diagramme SIPOC.

Les 7S de McKinsey : outil qui permet d’analyser la performance d’une organisation à travers 7 facteurs interdépendants : la stratégie, la structure, le système, le style de management, le savoir-faire, le social et les synergies.

QQOQCCP : acronyme de « Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Combien ? Pourquoi ?« , la méthode QQOQCCP est un outil de résolution de problème performant et flexible basé sur la collecte d’informations. Elle permet de décrire une situation, identifier un problème et définir des actions correctives.

3) Recherche des causes et effets

 Diagramme Ishikawa : aussi connu sous le nom de « diagramme en arêtes de poisson » ou « diagramme de cause à effet », cet outil est une méthode visuelle dont l’objectif est de trouver les causes d’un effet identifié. Ces causes sont ressemblées dans 5 catégories différentes, les 5M : milieu, méthodes, moyens, main d’œuvre, matière.

5 pourquoi : cet outil participatif repose sur l’idée que pour trouver la cause racine d’un problème, il est nécessaire de se poser au moins 5 fois et de manière successive la question, Pourquoi ?.

4) Aide à la décision

Arbre de décision : très populaire, cet outil graphique consiste à placer les différentes décisions relatives à une thématique à l’extrémité d’une branche, facilitant ainsi une prise de décision rapide.

Matrice de compatibilité : adoptant la forme d’un tableau à double entrée, la matrice de comptabilité permet de choisir une solution parmi plusieurs en évaluant leur compatibilité avec un certain nombre de critères préalablement définis.

Matrice faisabilité/efficacité : s’articulant autour des critères d’efficacité et de faisabilité, cette matrice permet de faire un tri objectif dans les idées issues d’un brainstorming afin de prioriser les actions, au regard des objectifs à atteindre.

Matrice d’Eisenhower : inventé par le 34e président des États-Unis d’Amérique, cet outil permet d’estimer le niveau de priorité de plusieurs actions en évaluant leur importance et leur urgence respective. Cette matrice très simple d’utilisation atteint néanmoins rapidement ses limites lorsque la prise de décision se rapporte à une situation complexe.

5) Résolution des problèmes

6 Sigma : élaborée et brevetée par Motorola, la démarche 6 Sigma est une approche globale visant à améliorer les processus en réduisant les causes de leur variabilité, ceci dans le but d’atteindre une qualité absolue. Le niveau d’aptitude de l’expert 6 Sigma est représenté par une ceinture (ou belt), comme dans certains sports de combat.

Méthode de Hoshin Kanri : s’inscrivant dans le processus de lean management, la méthode Hoshin Kanri sert à identifier, communiquer et piloter des améliorations radicales au sein de l’organisation, en déclinant la stratégie dans chaque niveau hiérarchique. Concrètement, cette approche permet de traduire la vision stratégique conduite au plus haut niveau hiérarchique en actions concrètes dans les niveaux inférieurs.

PDCA : basée sur un principe de cercle vertueux, la méthode PDCA permet à la fois de résoudre des problèmes, mais aussi d’intégrer durablement les innovations issues de leur résolution. Reposant sur 4 grandes étapes (Plan, Do, Check, Act), cette approche très populaire est représentée graphiquement par la Roue de Deming, du nom de son inventeur.

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