BTS AM (Assistant de manager)E6: Optimiser la circulation de l’information

PAPIVER

Optimiser la circulation de l’information

- Identifier un problème ou un besoin

- Rechercher des solutions

- Analyser un processus de travail

- Formaliser et suivre des procédures

- Améliorer et promouvoir des procédures

Projet : Il s’agit d’améliorer le mode de diffusion et de circulation des revues scientifiques auprès des ingénieurs de Papiver.

Enjeux : Acheminer en temps utile la bonne information à la bonne personne. Il s’agit d’enjeux stratégiques : permettre à Papiver de conserver et de gagner des parts de marché.

La procédure à suivre :

– analyser la situation existante ;

– poser un diagnostic ;

– proposer des améliorations ;

– les faire valider par le manager ;

– les mettre en œuvre auprès des acteurs intéressés.

Contraintes :

Les contraintes sont essentiellement d’ordre financier : l’amélioration du processus doit s’effectuer à coût constant.

Représentation de la procédure actuelle

Il s’agit d’une diffusion rotative autogérée par les destinataires. Concrètement, le détenteur de la revue décide du temps de disposition et prend l’initiative de transmettre le document au maillon suivant, ce qui introduit un aléa considérable dans le circuit de l’information.

Faiblesses

Si ce mode de diffusion requiert une intervention minimale de la part de l’assistant(e), le gestionnaire n’est pas en mesure d’exercer le moindre contrôle sur le déroulement du processus. Voici quelques perturbations susceptibles d’apparaître :

– retard (cumulatif) dans la transmission d’un maillon au suivant ;

– non-respect de l’ordre de transmission ;

– non-transmission pure et simple (interruption de la chaîne).

Propositions

Comme mentionné ci-dessus, l’inconvénient le plus pénalisant est certainement l’impossibilité pour l’assistant(e) gestionnaire d’être informé(e) du déroulement du processus de diffusion, et, a fortiori, d’intervenir pour en corriger les dysfonctionnements, puisque ceux-ci ne sont connus, par définition, qu’en fin de circuit.

Face au problème posé, deux voies d’amélioration paraissent possibles.

1) Le principe de la diffusion rotative serait conservé. Cependant, la sécurité du système serait renforcée en indiquant au détenteur une date limite de remise au maillon suivant. Cette date serait calculée en fonction de la périodicité de la revue ainsi que du nombre de ses lecteurs.

2) Le principe de la diffusion « en étoile » serait adopté. Dans ce système, chaque maillon reçoit et restitue le document auprès de l’assistant(e), qui devient, de fait, le (la) seul(e) gestionnaire de la liste de diffusion. À charge pour l’assistant(e) de relancer les éventuels retardataires.

Quand on considère l’importance des enjeux décrits plus haut, ainsi que la gravité de l’incident relatif à la perte récente d’un marché (événement déclencheur), l’arbitrage semble plutôt se réaliser en faveur de la seconde solution.

Le mode de diffusion en étoile (ou en marguerite) présente peu d’inconvénients, à condition que les lecteurs soient sédentaires et qu’ils aient un accès facile au centre de documentation tant pour les retraits que pour les restitutions. En revanche, il alourdit la tâche du gestionnaire du dispositif : surveillance des délais de restitution et relances systématiques des retardataires.

• Tableau récapitulatif des listes de diffusion

Réf. Titre Périodicité Nombre

d’exemplaires Nombre

de lecteurs Durée de consultation

R001 Arts et Métiers du Livre Bimestriel 2 5 20 jours

R002 Caractère Mensuel 1 7 3 jours

R003 Flexo-Gravure Europe Bimestriel 1 4 12 jours

R004 France Graphique Mensuel 1 5 4 jours

R005 Marquage Textile Bimestriel 1 4 12 jours

R006 Sign Info Séri Mensuel 1 5 4 jours

R007 Le Maître Imprimeur 10 nos/an 1 5 6 jours

R008 Techniques de Presse Mensuel 1 6 4 jours

R009 Transactions 3 nos/mois 1 15 1 jour

1. La durée de consultation moyenne est calculée ici en fonction de la périodicité de la parution divisée par le nombre de lecteurs, multiplié par le nombre d’exemplaires à disposition. Exemple, pour la revue R001 : 60 j. / 5 = 12  2 = 24 jours environ par lecteur. Dans la pratique, on raccourcit légèrement cette durée pour tenir compte des jours non travaillés et des aléas possibles.

Cette façon de procéder est simple, mais elle a pour conséquence de pénaliser les derniers destinataires du document en termes de fraîcheur de l’information. Pour cette raison, il est concevable de prévoir une durée de consultation plus courte que la périodicité.

De ce point de vue, le gestionnaire du dispositif est confronté à un compromis entre, d’une part, une durée de consultation individuelle acceptable et, d’autre part, une date de

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