Assistante de Gestion des PME PMI

Fiches descriptives

Nom et prénom du candidat :

DESBORDES Alison

N° d’inscription :

Intitulé de la de gestion de situation: Facturer des prestations

■ Réalisé

□ Observé

Fiche de situation de gestion N° : 1

Cadre de la réalisation

Raison sociale : Fédération Cuma Bourgogne

Secteur d’activité : Organisme de conseil auprès des agriculteurs

Tâche du référentiel concernée : T12.4. Facturation et suivi des règlements et des relances

Date de la réalisation : tous les 15 jours, le jeudi

Durée de la réalisation : 1 demi-journée

Contexte de la réalisation :

Cadre général : La fédération Cuma Bourgogne propose des prestations qui sont facturables. En effet, par exemple, lorsqu’un président de Cuma nous téléphone et nous demande d’envoyer des convocations  à tous ses adhérents pour une Assemblée Générale (AG), nous facturons alors les timbres et le temps passé.

Acteurs : Les comptables et moi-même.

Contraintes : Réalisation bimensuelle

Ressources : Fichier client

Objectif : Rémunérer le travail effectué au bénéfice des adhérents

Environnement informatique (réseau, matériels et logiciels) : Cum@net, Dropbox

Activités :

Description de l’activité (tâches, méthodologies) :

• A chaque envoi de convocation ou autre, nous renseignons différents fichiers Excel que nous enregistrons dans la Dropbox. Ainsi toute personne ayant accès à la Dropbox peut renseigner les différents fichiers. Car lorsque je ne suis pas au bureau ce sont les animateurs qui se chargent de l’envoi des convocations mais non de la facturation.
• Donc lorsque je facture les prestations, je me réfère à ces différents tableaux.

• J’ouvre le logiciel cum@net
• Je clique sur l’onglet « administration ventes », puis « saisie par activité »
• J’ai saisi la prestation à facturer
• Je mets la date de la facturation
• Ensuite je saisis le tiers (nom de l’adhérent) puis la quantité
• Je renouvelle l’opération pour toutes les prestations que j’ai à facturer
• Je clique sur l’onglet « liste des BL (Bon de Livraison) à générer » afin de vérifier si je n’ai pas fait d’erreur
• Une fois cette opération faite je génère mes BL
• Je clique sur l’onglet « facture définitive » afin d’imprimer en deux exemplaire les factures : 1 pour le client et 1 que l’on range dans un classeur qui me servira lorsque le client aura payé
• Enfin pour finir j’intègre mes factures en comptabilité.