Préparer un appel

I. La préparation de l’appel

A. La préparation matérielle

Une bonne organisation matérielle permet de se concentrer sur le contenu de l’entretien. La fiche de renseignements sur la personne à contacter ainsi que l’agenda du manager doivent être à portée de main de l’assistant(e).

Un cadre adapté, calme lui permet de ne pas être dérangé(e). Il convient de prévoir le meilleur moment possible pour la prise de contact, d’éviter par exemple le lundi matin et le vendredi après-midi, demi-journées souvent consacrées aux réunions d’équipe de direction.

B. La préparation du scénario

Il est nécessaire de préparer le scénario de l’entretien et d’envisager toutes les éventualités.

Exemple : obtenir un rendez-vous pour le compte de son manager auprès de M. X, lui-même manager dans une grande entreprise.

Pour maximiser les chances d’obtenir un rendez-vous, il est nécessaire de :

– connaître les noms, prénoms et fonctions des interlocuteurs ;

– repérer dans l’agenda du manager plusieurs disponibilités à proposer à l’interlocuteur ;

– être capable d’indiquer clairement l’objet de la demande de rendez-vous, dans l’éventualité où l’assistant(e) poserait des questions précises ;

– prévoir les objections possibles et préparer des arguments pour chaque objection.

II. Le déroulement du scénario

– La prise de contact : il s’agit, dans un premier temps, d’obtenir du standard qu’il passe sans difficulté l’assistant(e) de M. X. Il convient de se présenter (prénom, nom) de manière posée afin de permettre à l’interlocuteur de bien comprendre et de lui laisser le

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