Fiche E4: organisation d'un séminaire.

Noms des traiteurs

Adresses

Tél.

Fax

Mél

Noms des traiteurs

Nombre de pièces

Boissons

Propositions diverses

Prix

Salées

Sucrées

Apéritif

Vin

Cham-pagne

Tente cocktail

Tables/

chaises

Nappe

Vaisselle

Serveurs

Déco. florale

Autres

Nom

Ville

Adresse

Tél.

Fax

Mél

Critères

Activités

Prix

Calme

Dépaysant

Magique

Autres

Noms

Fonction

Présents

Relance 1

Relance 2

□

Date

Moyen*

Date

Moyen*

Noms des invités

Présence

Activités

Oui

Non

SERVICE

Tableau comparatif des prestataires d’accueil
Séminaire des

Solutions

Critères

Prestataire

1

Prestataire

2

Prestataire

3

Prestataire

4

Prestataire

5

Confort

Lieu

Distance

Environnement

Capacité d’hébergement

Salle de réunion et équipements

Activités de loisirs proposées

Coûts/jour/personne

ACTIONS

Délai

Date de réalisation

Suivi

☒

DÉTERMINATION DES POINTS CLÉS

AVANT LE SÉMINAIRE

Cahier des charges :

– nombre de participants ;

– emplacement : type d’environnement ;

– type d’hébergement : hôtel, cadre luxueux, convivial… ;

– locaux et équipements : salle de réunion, matériel… ;

– transport : véhicule, autocar, train… ;

– loisir : temps prévu pour la détente ;

– montant du budget maximal.

J – 40

PRISE EN CHARGE DE LA LOGISTIQUE

❶ Détermination du lieu d’accueil

– Contact de plusieurs prestataires d’accueil

– Comparatif de leur prestation
(cadre, restauration, salle, qualité du contact, tarif…)

– Choix et visite du lieu (si possible)

– Réservation écrite auprès du prestataire sélectionné

❷ Prévision d’acheminement des participants

– Comparatif des moyens de transport

– Prévision du plan d’accès

J – 33

J – 28

J – 25

PRÉPARATION DE LA COMMUNICATION

❶ Détermination de l’emploi du temps du séminaire

– Planning du séminaire : date, heures d’arrivée et de départ,
séances de travail et loisirs

– Définition du contenu détaillé des réunions de travail

– Conception des supports

❷ Invitation des participants

– Envoi d’une invitation aux participants

– Collecte des réponses et suivi

❸ Contact avec le prestataire

– Liste définitive des participants et noms

– Vérification du respect du cahier des charges (disposition salle, matériel…)

J – 23

J – 20

J – 8

J – 1

PENDANT LE SÉMINAIRE

Accueil des participants

J

APRÈS LE SÉMINAIRE

– Calcul du coût global du séminaire

– Courrier de remerciement aux participants

J + 2