Préparer une intervention dans une réunion

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Préparer une intervention dans une réunion

Prendre la parole dans une réunion peut être source de stress. Une bonne préparation logistique permet de le réduire considérablement.

I. Préparer une intervention en compagnie d’autres personnes

Dans cette situation de coïntervention, l’assistant(e) doit se renseigner auprès de l’organisateur pour préciser à l’avance :

– le moment où il/elle aura à prendre la parole ;

– la durée de son intervention ;

– les autres intervenants et le contenu de leurs interventions ;

– le contenu attendu de son intervention.

Il/Elle doit réfléchir à l’adaptation de son discours au public, donc bien se faire préciser qui sont les participants et le contexte de leur participation.

II. Préparer son intervention comme animateur

Dans cette situation, c’est l’assistant(e) qui a la responsabilité de la qualité et de l’efficacité de la réunion.

A. La vérification de la qualité du lieu d’accueil

L’assistant(e) doit vérifier l’agencement spatial et les équipements mis à disposition. Tous les parasitages possibles doivent être repérés :

– lisibilité des documents projetés où que l’on se situe dans la salle ;

– matériel en état de fonctionnement ;

– disponibilité éventuelle d’un technicien et présence assurée le jour J ;

– accueil vestiaire/café…

B. Les supports d’aide techniques

La réalisation de fiches aide-mémoire succinctes, format 12,5 × 20, permet de structurer le contenu de l’intervention et de ne pas « perdre pied ». Elles doivent être numérotées et écrites en gros caractères. Afin de ne pas en être captif et éviter une lecture fastidieuse, l’assistant(e) peut retenir un plan de déroulement : une introduction d’accueil, points abordés avec mots et chiffres clés, actions à réaliser dans le courant de la réunion (distribuer ou projeter des documents, solliciter une intervention).

La réalisation d’un diaporama

Pour réaliser une présentation efficace, trois étapes s’avèrent essentielles :

– définir clairement l’objectif ;

– orchestrer judicieusement la mise en page ;

– mettre en scène le contenu en le dynamisant lors de la prestation orale.

Les conseils ci-dessous vont aider dans la mise en page.

I. Choisir les visuels

Un diaporama n’est pas fait pour être lu. Agréable à regarder, il doit concilier visuels et texte :

– les organigrammes, les graphiques et les schémas permettent de résumer puis de montrer une évolution ou une répartition de données ;

– les tableaux rassemblent des informations qu’il est impossible de représenter graphiquement (pour/contre, hier/aujourd’hui, etc.) ;

– les photos et les images illustrent les données ;

– les fichiers audio et vidéo complètent une information qui pourrait se suffire à elle-même.

II. Effectuer un contrôle critique

A. Des vérifications à effectuer

Plusieurs vérifications s’imposent : le respect du droit d’auteur, l’exactitude des données des tableaux et des graphiques, la qualité de l’image des photos et des vidéos, notamment l’impact des couleurs.

B. La symbolique des couleurs

Chaque couleur possède une signification. Savoir les utiliser est tout un art !

L’orange éveille les sens, est un symbole de sécurité, de joie.

Le vert renvoie à l’harmonie, est un symbole d’espérance, de succès, de stabilité.

Le bleu inspire la créativité, est un symbole de vérité, de sagesse, de détente.

Le jaune, preuve d’égoïsme, est un symbole du pouvoir, de la richesse et de la force.

Le violet renvoie à la spiritualité, est un symbole de l’autorité.

Le rouge inspire la provocation, est un symbole de la colère, du danger.

III. Préparer le masque de saisie

A. La palette de couleurs

Elle doit respecter la charte graphique de l’entreprise. À défaut, le logo peut servir de base de travail et pour définir la palette de la présentation à partir de ses couleurs. Attention, elles doivent s’harmoniser. Ainsi, si le logo est bleu, l’orange est à éviter. Quatre couleurs pour l’ensemble du diaporama (une pour le fond, une pour les titres principaux, une pour les sous-titres et une autre pour le texte) suffisent.

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