Exemple de fiche descriptive

Fiche descriptive (épreuve ponctuelle et première situation du CCF)

Nom et prénom du candidat :
NOM Prénom

N° d’inscription :
 

Intitulé de la situation de communication :
FERMOSUD

Fiche de situation de communication n° : 1

Date de réalisation :

du 06.10.2009 au 13.10.2009

Durée de la réalisation :
11 heures

Tâche(s) du référentiel concernée(s) :

☒ Création et modélisation de documents

☐ Rédaction et diffusion de messages écrits

☐ Facilitation des échanges internes

Contexte de la situation

Cadre général : FERMOSUD, PME spécialisée dans la fabrication de fermetures pour les bâtiments, pratique la vente en s’appuyant sur un réseau de revendeurs qui couvre le sud de la France ; la création et l’animation du réseau ont été confiés à 4 représentants nouvellement recrutés et placés sous la responsabilité de Monsieur SALIGNY, le gérant, dont je suis l’assistant(e) de gestion. Je suis notamment  chargé(e) de la gestion des frais professionnels engagés par les représentants lors de leurs tournées. Actuellement, les représentants règlent ces frais sur leur compte personnel et me remettent en fin de mois les justificatifs de leurs dépenses ; mon travail consiste, pour chaque représentant, à récapituler ces dépenses sur une simple feuille de papier que je transmets, pour vérification et visa, au gérant ; ensuite, je transmets l’ensemble des documents au comptable, qui effectue les remboursements par virement.

Objectifs : Ce système ne donne pas satisfaction ; Monsieur SALIGNY me confie la conception d’un document qui permettra aux représentants de m’adresser un récapitulatif chiffré des dépenses engagées (il sera testé dans un premier temps en version papier, puis mis à disposition sur le réseau local de l’entreprise, en tant que modèle et formulaire).

Outils et fonctionnalités mobilisés

Outils utilisés :

Méthode d’analyse : QQOQC

Texteur Word

Tableur Excel

Fonctionnalités mises en œuvre :

Conception de l’imprimé

Formulaire - Modèle de note

Formules - Champs de formulaire - Consolidation - Modèle

Mode de diffusion électronique : -

Productions réalisées

Méthode de travail pour réaliser les imprimés : QQOQC

Imprimé destiné à être complété à la main sous Word

Formulaire Word avec champs de type Texte et Calcul

Formulaire Excel avec formules et champs de type Liste déroulante

Récapitulatif mensuel des frais (consolidation sous Excel)

Note de service aux représentants

Note de synthèse au Gérant