Le CIL

LE CIL

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Le correspondant doit, si possible, être un employé du responsable de traitement (correspondant interne), car connaissant mieux, a priori, l’activité et le fonctionnement interne de son entreprise ou de son administration, il est ainsi à même de veiller en temps réel à la bonne application des règles de protection des personnes et des conditions de mise en œuvre des traitements.

Mais il est aussi possible, sous certaines conditions, de désigner un correspondant n’appartenant pas à l’organisme (correspondant externe).

La loi prévoit que le correspondant est une personne bénéficiant des qualifications requises pour exercer ses missions. Aucun agrément n’est prévu et aucune exigence de diplôme n’est fixée.

Néanmoins, le correspondant doit disposer de compétences adaptées à la taille et à l’activité du responsable de traitement.

Seul peut être désigné comme correspondant :

- un salarié de l’organisme,

- un salarié d’une des entités du groupe de sociétés auquel appartient l’organisme,

- un salarié du groupement d’intérêt économique dont est membre l’organisme,

- une personne mandatée à cet effet par un organisme professionnel

- une personne mandatée à cet effet par un organisme regroupant des responsables de

traitement d’un même secteur d’activité

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A) Courier au representant du personnel

(Lettre recommandée avec accusé de réception )

Objet : désignation d’un correspondant informatique et libertés

Par application de l’article 22 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée en août 2004 et relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, je vous informe que j’ai désigné pour exercer les fonctions de correspondant à la protection des données à caractère personnel :

Nom, prénom : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Fonction/profession : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Service/ organisme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Adresse professionnelle (si différente de celle du responsable de traitement) : Téléphone : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Adresse électronique : . . . . . . . . . . . . . . . . .@ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Cette désignation va faire l’objet d’une notification auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).

Elle prend effet un mois après la date de réception de la notification à la CNIL.

Elle emporte dispense de l’accomplissement des formalités relatives aux traitements relevant d’un régime de simple déclaration (déclarations ordinaires et simplifiées prévues aux articles 23 et 24 de la loi). Ne sont donc pas concernés par la dispense les traitements relavant d’un régime d’autorisation ou de demande d’avis (articles 25, 26, 27 et 68 à 72 de la loi), notamment ceux impliquant le transfert de données à caractère personnel à destination d’un État non membre de la Communauté européenne.

Le correspondant tiendra une liste des traitements dispensés, consultable sur place. La liste pourra également être communiquée à toute personne en faisant la demande. Cette liste ne concerne que les traitements dispensés de déclaration auprès de la CNIL du fait de sa désignation. Les traitements soumis à autorisation ou à avis préalable de la CNIL continueront à être recensés sur le « fichier des fichiers » tenu par la CNIL et consultable sur demande auprès de la CNIL.

La CNIL doit être informée de la désignation par lettre recommandée avec demande d’avis de réception.

Cette notification s’effectue à l’aide d’un formulaire spécifique. Ce formulaire est également disponible sur le site de la CNIL www.cnil.fr .

Il est également possible d’effectuer cette notification par remise au secrétariat de la Commission contre reçu.

Il est prévu que cette notification puisse se faire par voie électronique avec accusé de réception.

Cette modalité devrait prochainement être mise en œuvre,

La Charte informatique

L’employeur doit déclarer le dispositif GSM/GPS à la CNIL et attendre le récépissé de sa déclaration avant de le mettre en œuvre

L’employeur doit préciser dans sa déclaration les finalités poursuivies par le traitement, c’est-à-dire expliquer les raisons, les objectifs auxquels répond le dispositif permettant la localisation des employés.

Exemples de finalités :

gestion en temps réel des interventions auprès des clients, lutte contre le vol, suivi de l’activité de ses employés (dans l’hypothèse où un tel système se justifie au regard de l’activité du employé),

Le traitement d’informations relative aux employés doit être proportionné à la finalité déclarée c’est-à-dire qu’il doit s’effectuer de façon adéquate, pertinente, non excessive et strictement nécessaire à l’objectif poursuivi.

L’employeur ne peut en effet restreindre les droits et les libertés de ses employés que si cette restriction est justifiée par la nature des tâches à accomplir et proportionnée au but recherché.

L’employeur doit informer ses employés de la mise en oeuvre du dispositif de géolocalisation et des informations qui vont être collectées par ce biais. Le défaut d’information des employés est puni de 1.500 € (Décret 81-1142 du 23 décembre 1981).

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