Stages bureau de secrétariat

1 - Indiquez les résultats directs de votre action : produits fabriqués, ouvrages, prestations de services ou autres productions que vous avez réalisés ou auxquels vous avez contribué :

Durant mon premier stage, j’ai pris en charge les différentes tâches destinées au poste de secrétariat. J’ai géré l’accueil des patients. J’ai réceptionné les appels entrants. J’ai planifié les rendez-vous. J’ai orienté les patients. J’ai traité le courrier. J’ai géré la réception de télécopies et redistribué à chaque destinataire. J’ai géré les informations. J’ai mis en forme des documents. J’ai procédé au classement de dossiers et à l’archivage. J’ai effectué mon travail en veillant au respect de la confidentialité.

2 - Décrivez les tâches et/ou opérations que vous avez directement effectuées en vue des réalisations indiquées ci-dessus ainsi que leur fréquence de réalisation :

J’ai rédigé des écrits professionnels. J’ai rédigé des comptes rendus, des bilans, des lettres aux médecins, à la famille, des certificats. A l’aide d’un logiciel interne et d’une sténorette. Je prenais le soin d’en imprimer deux exemplaires. Un pour le destinataire et un que j’ajoutais dans le dossier du patient.

Tous les matins je préparais la pochette destinée au médecin avant sa journée de consultation. S’y trouvait les dossiers de chaque patient du jour, la liste des patients du jour + une cassette vierge pour l’enregistrement de ses comptes rendus et autres demandes. Cette pochette à la fin de la journée m’était rendue avec la cassette pleine. Le lendemain je devais donc taper les comptes rendus et les divers courriers aux confrères. Je les faisais relire à ma tutrice et une fois validés, nous les faisions signer et tamponner et les mettions sous enveloppe. A la fin de la journée, j’allais tout mettre au service à courrier. Le matin j’allais chercher le courrier. J’ouvrais tous les courriers à part ce qui était personnel. Je datais avec le tampon date le courrier et le redistribué dans la bannette correspondante à chaque personne du service. Le courrier du chef de service je lui remettais en main propre. Quand il y avait des documents sur des conférences ou formations quelconques pouvant intéresser le service je les affichais sur un tableau d’information dans le bureau et dans la salle de réunion pour que chacun soit informé. Je réceptionnais des appels pour des prises de rendez-vous. Je prenais la peine de bien demander le nom l’âge du patient. Selon l’âge je devais

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