Rédiger et diffuser des documents écrits

COMMUNICATION

CHAPITRE 3

RÉDIGER ET DIFFUSER DES DOCUMENTS ÉCRITS

Fiche ressource 1

Comment rédiger un rapport

Fiche ressource 2

Comment rédiger un courrier électronique ou courriel

Fiche ressource 3

Comment rédiger un compte rendu et/ou un procès-verbal

Fiche ressource 4

Comment rédiger une note de service

Fiche ressource 5

Comment rédiger un courrier

FICHE RESSOURCE 1

COMMENT RÉDIGER UN RAPPORT

Document interne à l’entreprise, le rapport a vocation à faire le point sur un sujet déterminé et à proposer éventuellement des solutions.

1. Qui en a l’initiative ?

Le rapport est généralement rédigé à l’attention d’un supérieur hiérarchique :

• Soit à la demande de celui-ci : le rapport doit lui permettre de prendre une décision grâce aux éléments de réflexion apportés ;
• Soit à l’initiative de l’employé qui souhaite attirer l’attention de son supérieur sur un point précis.

1. Comment se présente-t-il ?

Le rapport est généralement rédigé sur le papier portant le logo de l’entreprise (c’est généralement un document modèle) et doit comporter :

• Les noms de l’émetteur et du ou des destinataires ;
• Le lieu et la date de l’émission ;
• La fonction, le nom et la signature de l’émetteur ;
• Un objet ou un titre ;
• Une formule d’appel à l’attention du destinataire.

1. Quel plan adopter ?

Il n’existe pas de plan type, mais un rapport comporte :

• Une introduction qui rappelle la demande (ou ce qui motive le rapport) et annonce un plan ;
• Un constat de la situation qui est présenté avec une structure apparente et peut inclure des graphiques ou des schémas ;
• Une conclusion dans laquelle on propose des solutions, des actions. Une brève formule de politesse termine le rapport qui comporte le nom et le prénom du signataire.

Le style utilisé est neutre et indirect pour exposer les faits. Dans la proposition de solution, l’émetteur parle en son propre nom et les pronoms personnels « je » et « nous » peuvent être utilisés.

1. Comment le transmettre ?

Il peut être transmis par courrier mais il est de plus en plus souvent adressé par courriel en pièce jointe.

FICHE RESSOURCE 2

COMMENT RÉDIGER UN COURRIER ÉLECTRONIQUE OU COURRIEL

1. Qu’est-ce qu’un courriel ?

1. Définition

Un courriel, ou mél, ou encore courrier électronique, est un message écrit et transmis via un service de messagerie électronique. L’assistant(e) de gestion doit maîtriser ce nouveau moyen de transmission de l’information, qui devient d’un usage très courant en interne comme en externe.

Les logiciels de messagerie (clients de messagerie) et les hébergeurs de courriels gratuits permettent la rédaction aisée de documents avec choix de polices de caractères, correcteur orthographique, ajout de signatures automatiques et insertion de documents joints.

1. Les avantages du courriel

Ils sont indéniables : la transmission et la réception des messages sont très rapides, le courriel peut être envoyé à plusieurs destinataires en même temps, le coût est infime et, selon les logiciels, il est possible de recevoir un accusé de réception.

1. La rédaction et la présentation du courriel

Le formalisme est moindre qu’en matière de courrier classique. Cependant, la syntaxe, l’orthographe et la ponctuation doivent être respectées. Les formules d’appel et les formules de politesse sont beaucoup plus simples que dans un courrier classique : « Bonjour », « Cordialement », « Salutations », « Salutations distinguées » sont des formules fréquemment utilisées. La présentation doit être aérée, le message structuré et concis.

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1. La valeur de preuve du courrier électronique

La loi pour la confiance dans l’économie numérique (LEN) intégrée dans les articles 1316 et 1369-1 du Code civil donne une force probante au courrier électronique équivalente au courrier manuscrit en fonction du statut des correspondants (particuliers ou professionnels).

C’est au juge d’apprécier l’authenticité du document en termes de traçabilité, d’identification et d’intégrité. Des services électroniques permettent de répondre à ces exigences.

FICHE RESSOURCE 3

COMMENT RÉDIGER UN COMPTE RENDU ET/OU UN PROCÈS-VERBAL

1. Définition

L’assistant(e) de gestion peut être amené(e), à la suite d’une réunion, à rédiger un compte rendu et/ou un procès-verbal. Ce type de documents rapporte de manière fidèle et objective des propos échangés au cours d’une réunion ou des événements.

Tous deux permettent de garder une trace, d’informer les destinataires concernés par l’événement et/ou les personnes absentes de la réunion.

1. La rédaction et la présentation

1. Le compte rendu synthétique

Le compte rendu synthétique est présenté en adoptant un plan permettant de regrouper les principales idées. C’est une synthèse des propos tenus.

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