Sytème informatique

AIC Informatique                                                                                                 à Versailles, le 8 décembre 2016

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Note à l’attention de M. Lafont

Objet : note de synthèse système d’exploitation

Suite à votre demande, nous vous présentons un modèle de système d’exploitation informatique adapté aux besoins de votre entreprise. Le but étant d’optimiser la coordination et l’efficacité de vos équipes, grâce à un système performant de traitement et de diffusion de l’information.  Vous trouverez ci-dessous nos recommandations concernant l’organisation du système, les logiciels utiles, et les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et le stockage de vos données.

• Organisation du système informatique, et disposition du matériel au sein de vos locaux

Le système informatique de compose de plusieurs composantes :

• Une connexion au réseau en wifi.  Pour cette rubrique, nous supposons que les locaux s’étendent sur une surface inférieure à 250m2. Nous vous recommandons d’installer une borne Wifi au niveau du bureau des commerciaux, ce qui vous fournira une connexion à Internet dans un rayon de 50 mètres. Concernant les fournisseurs d’accès, nous vous conseillons Orange ou Free en raison de la qualité de leurs services. Toutefois, si le réseau est défaillant (obstacles, problème de connexion…) nous vous conseillons de câbler vos installations par le biais de câbles Ethernet ou de la fibre optique (si vous recherchez une connexion en haut débit). Toutefois, la fibre optique est plus coûteuse.
• Un serveur informatique : Les serveurs offrent des services adaptés aux besoins de vos salariés (commerce électronique, connexion à Internet, partage d’imprimante, stockage en base de données, courrier électronique…)
• Le système d’exploitation Windows 10 de Microsoft, très efficace pour assurer le bon fonctionnement de l’ordinateur et des applications/logiciels systèmes.

• 18 postes fixes de travail (détaillé sur le schéma ci joint), et 3 ordinateurs portables pour l’équipe de prospection.
• 3 imprimantes (2 en réseau disponibles à tous les salariés, l’une dans la salle des archives, et l’autre dans le bureau des contremaitres. Et une imprimante réservée à l’usage du directeur dans le bureau de sa secrétaire)

•  Recommandations de logiciels

• Logiciels libres

Des logiciels vous seront indispensable au bon déroulé de vos activités commerciales (gestion des commandes, service client…). Nous vous conseillons donc d’installer la suite bureautique Microsoft Office, payante mais pratique et très performante qui contient Microsoft Word, à Microsoft Excel, Microsoft Powerpoint, et Microsoft Outlook. L’ensemble de vos équipes auront accès à ces logiciels si vous achetez la licence. Les équipes commerciales pourront utiliser les tableurs de Microsoft Excel pour réaliser certains documents comptables, et la gestion des commandes. Et le service-client/après-vente sera facilité grâce à Outlook.

De plus, nous vous conseillons d’utiliser Google Chrome comme navigateur Web, et surtout Google Drive, car cette plateforme de travail collaboratif permet à vos salariés de travailler ensemble sur un projet commun.

• Logiciels et applications métiers :

Votre équipe commerciale aura besoin d’un logiciel de traitement d’image pour une campagne de publicité par exemple, nous vous conseillons d’utiliser Microsoft Office Picture Manager.

Toutefois, nous vous conseillons d’investir dans le logiciel Ciel, afin de fournir à vos équipes les logiciels adéquats à la réalisation de la comptabilité, fiscalité, et la gestion commerciale de l’entreprise.

Enfin, nous vous recommandons tout particulièrement de vous munir de Windows Intune, car il offre de nombreux avantages :

• Gérer les bases de données clients et les commandes, même si vos salariés sont en déplacement  
• Gérer automatiquement les mises à jour du système, des logiciels et des applications sur toutes les surfaces.
• Tout cela, en garantissant la sécurité des données

• Garantir la sécurité des données :

Afin de maîtriser le réseau et sécuriser le système informatique, nous vous recommandons également :

• D’installer un système de réseau local (LAN) couvrant la surface de l’entreprise, mais dont l’accès est sécurisé et exclusivement réservé aux membres de l’entreprise.
• Définir des accès privilégiés et réglementés selon les besoins de vos salariés (un compte administrateur sur le système informatique, un accès aux répertoires de travail pour les dirigeants, un accès aux messageries pour les autres utilisateurs...)
• D’utiliser des applications métiers et des protocoles sécurisés (SSH, SFTP, HTTPS…)
• D’installer un antivirus et un pare feu tel que Bit Defender pour sécuriser la connexion à Internet, et empêcher la contamination de virus et/ou cheval de Troie.
• Installer l’extension Ad Block pour se prémunir des publicités sur Internet.
• Sensibiliser les membres aux règles d’hygiènes informatiques, comme par exemple la nécessité ne pas connecter leurs équipements personnels au système informatique de l’entreprise.

• Sauvegarder les données en toute facilité

Afin de sauvegarder vos données, nous vous proposons deux solutions selon votre budget :  

• Utiliser le système de gestion de base de données du serveur :

Ce système comporte plusieurs avantages :

• Les données sont stockées dans des bases de données sécurisées, et les mises à jour sont effectuées quotidiennement.
• Vous pouvez attribuer à vos collaborateurs des codes d'accès aux fichiers stockés sur le serveur.
• Les coûts matériels sont relativement faibles.

Toutefois, les sauvegardes réalisées ne se font pas toujours en temps réel, ce qui induit des risques de pertes de données.

• Utiliser la télé-sauvegarde avec Windows Intune

La sauvegarde en ligne vous permet de sauvegarder vos données à distance et de façon automatique.

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