Rédaction de facture

L’entreprise xx est une agence immobilière. Son activité principale est la vente et la location de maisons, appartements et terrains.

Le service dans lequel je travaille est l’accueil. Ce service s’occupe des locations.

Ma mission est de rédiger une facture client.

Les outils pour réaliser ce travail sont : le dossier du bail, un ordinateur, et le logiciel Excel.

Le travail est fait tout au long de la journée.

La personne qui m’a aidée à réaliser ce travail est l’assistante de gestion.

Pour faire une facture il faut aller dans l’ordinateur sur le fichier «répertoire actes facturations » puis mettre le numéro de la facture, la date, la nature du bien, le nom du dossier, l’adresse du bien puis précisez, si c’est un bail ou un état des lieux (EDL) et enfin mettre le montant de la facture.

La facture va être différente si la personne est propriétaire ou locataire. Si la personne est un locataire, il faut aller dans le dossier « location » sélectionner la facture précédente afin de la copier pour la prendre en exemple. Il faut ensuite la renommer avec le numéro de la facture concernée et écrire le nom du propriétaire et celui du locataire. Ensuite, il faut mettre à jour l’entête de la nouvelle facture avec le nom, le prénom, et l’adresse du locataire, la date du jour, ainsi que la référence du dossier et le nom du dossier. Enfin, il faut mettre le numéro de la facture, l’adresse du bien, le montant des honoraires hors taxes, le montant de la TVA et enfin le total TTC en chiffre et en lettres. Pour l’état des lieux, il suffira de copier ce document et de changer uniquement le numéro de la facture et le montant des honoraires et du total.

En revanche si la facture à faire est pour une personne propriétaire, il faut aller sur l’ordinateur dans le dossier «rétrocession » puis sélectionner la facture précédente afin de la copier pour la prendre comme trame pour la facture à faire. Il faut ensuite la renommer avec le numéro de la facture concernée et écrire le nom du propriétaire. Il ne faut pas modifier l’entête  car cela va être envoyé au siège de la société. Mais il faut mettre la date du jour, les références du dossier, le nom du dossier et le numéro de la facture. Puis l’adresse du bien avec le montant des honoraire HT, de TVA et le total TTC en chiffre et en lettres.

Enfin il faudra répéter ces informations sur l’état des lieux en ne changeant que le numéro de la facture et le montant des honoraires, de TVA et le total TTC.

Ensuite il faut imprimer la facture et l’état des lieux en trois exemplaires (une pour les archives de l’agence, une pour les clients  et une pour le service comptabilité qui se trouve au siège).

Le client devra payer le montant de sa facture en envoyant le paiement directement au siège, car la facture et le dossier ont été envoyés au siège.

Suite à cette activité le client payera les frais d’honoraires pour le bail et l’état des lieux, au siège.

La rédaction de factures n’a pas été un problème pour moi car c’était une tâche très simple.

Je sais faire une facture pour les locataires, propriétaire et l'état des lieux pour ensuite les imprimer et envoyer. Mobiliser des techniques de production et de structuration de de document.

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