Problématique BTS CGO Saisie De Facture Fournisseurs

Chez ..., la saisie des factures fournisseurs se fait avec le progiciel de gestion intégré SAP. Ce logiciel a ses caractéristiques & la procédure de saisie de l’entreprise a les siennes. C’est pour cette raison qu’il y a de nombreuses contraintes. Premièrement, nous allons donc voir quelles sont les contraintes de la saisie des factures fournisseurs puis les éléments important pour la mener à bien.

La première contrainte liée à la saisie des factures fournisseur chez Air Liquide est le renvoi de facture au fournisseur. En effet, certaines factures sont retournées aux fournisseurs car elles ne répondent pas aux obligations pour être saisie. Cela signifie donc que la facture ne sera pas comptabilisée de suite, devra attendre d’être modifiée & d’être à nouveau envoyé à la plateforme Comptabilité.

La seconde contrainte concerne la livraison des biens & des services. Chaque bien livré & chaque service effectué est réceptionné. Dans la logique des choses, la facturation se déroulerait après la livraison. Cependant, il arrive que le fournisseur facture avant. Aussi, il est possible que la totalité de la commande n’est pas été livrée ou que la marchandise n’est pas du tout été réceptionné car elle contenait un ou des vices. La facture devra donc être préenregistrée & ce pré enregistrement devra être justifié par un motif précis. Il faudra donc attendre que les biens ou les services soient entièrement réceptionné pour pouvoir comptabiliser la facture.

La contrainte suivante concerne le lien entre les commandes & les factures. En effet, les éléments figurant sur la commande doivent en général être ceux facturés. Cependant, il arrive que les deux diffèrent. Certains fournisseurs modifient leur prix d’une année à l’autre & certaines commandes concernent plusieurs années (ex : 3 ans). Les prix de la commande sont donc différents de ceux de la facture & cela provoque des écarts de prix. Dans le cas où les prix baissent, la comptabilisation ne rencontre aucun problème mais lorsque le prix augmente de plus de 2%, la facture est bloquée. Il faut donc attendre qu’une personne contrôle la raison du blocage de la facture & la débloque.

Il peut aussi y avoir des écarts de quantité. Dans ce cas-là, la facture ne peut pas être comptabilisée tant que le fournisseur n’a pas fait parvenir un avoir. Parfois la commande n’est pas complète ou bien le fournisseur facture un élément qui n’a jamais été commandé. Dans ce cas-là, la facture est préenregistrée & un avoir est obligatoire pour pouvoir comptabiliser la facture.

Enfin, la dernière contrainte concerne le fournisseur. Les informations enregistrées dans SAP ne sont pas toujours les bonnes ou il arrive que l’émetteur de la facture ne soit pas le même que la commande. Dans ce cas, il se peut que le SIREN & le RIB soient incorrectes.

Il est très important de bien saisir les informations d’une facture pour pouvoir la comptabiliser. Les informations de bases telles que la date de facturation, la référence de la facture, le numéro de commande, le montant de TVA ainsi que le montant TTC doivent être saisie manuellement, il faut donc être vigilant à ce qui est noté.

Les éléments de la commande, c’est-à-dire la désignation, la quantité, le prix unitaire HT, le prix unitaire net

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