Rapport de mandatement

• Développement du mandatement

Dès lors j’ai découvert le cheminement des factures à leur arrivé au service financier jusqu’à leur règlement.

Il faut d’abord savoir que c’est le Trésor Public de Capesterre Belle Eau qui détient le compte du Centre Hospitalier, qui est donc dans l’obligation d’effectuer des mandats afin de régler ses fournisseurs.

Définition du mandatement :

On appelle mandatement, l’établissement, par un fonctionnaire public (dans ce cas le Trésor Public), d’un titre de paiement qui permet à un fournisseur de se faire régler ce qui lui est dû. Le mandatement est effectué après liquidation de la dépense, c'est-à-dire quand l’autorité qualifiée (le Centre Hospitalier) a constaté les droits du fournisseur au paiement.

Il y a trois budgets :

- Le budget H : c’est le budget principal

- Le budget B : il correspond au service de long séjour

- Le budget P : il correspond au service Alzheimer (extérieur à l’établissement)

Toute la gestion informatique est effectuée sur « Cpage », c’est un logiciel de gestion hospitalière spécifique basé à Paris. On peut y faire des commandes, des titres de recettes, des mandatements, la gestion du personnel, des admissions, etc.…

Une fois les factures réceptionnées et validées, elles sont d’abord classées par fournisseur, contrôlées puis arrêtées (Annexe 2 et 3).

Nous passons ensuite a la phase de saisie et de préparation pour envoi au Trésor Public:

- La liquidation : qui consiste à saisir le libellé de la facture, les coordonnées du fournisseur et surtout sa domiciliation bancaire (généralement ces données sont déjà enregistrées), le compte budgétaire concerné, le compte (au CHCBE on utilise un plan comptable hospitalier), le montant HT de la facture et le montant de la TVA.

- Le traitement des liquidations : qui consiste à transformer la liquidation en mandat.

- L’édition des mandats et du bordereau-journal des mandats émis : Réglementairement les mandats sont édités sur des feuilles bleus et les bordereaux sur des feuilles orange en quatre exemplaires. (Annexe 4 et 5) Les mandats et les bordereaux sont aussi enregistrés sur disquette. C’est grâce à la disquette que le Trésor Public pourra effectuer les virements aux fournisseurs.

- La préparation à la signature : le mandat est relié à sa facture, les deux documents à leur tour sont reliés à leur bordereau. La Responsable contrôle et signe les factures, les mandats et les bordereaux.

- La préparation pour l’envoi au Trésor public : Les factures, leurs mandats, leurs bordereaux (en trois exemplaires), et les disquettes sont envoyées au Trésor Public.

- La phase d’archive : Les copies des factures sont reliées à leurs bordereaux (l’exemplaire restant) et rangées dans des boites à archive.

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