Rapport De Stage Cabinet D'avocats

PRESENTATION DE L’ENTREPRISE

Le cabinet d’avocats a été créé en 2003 par Maître Yasmina GOUDJIL et regroupe Maître GOUDJIL, deux collaborateurs avocats et une assistante juridique.

• Maître Yasmina GOUDJIL (avocate)

• Maître Vincent SAULNIER (avocat)

• Maître Amandine B. (avocate)

• Sabrina M. (assistante juridique)

Cette entreprise est spécialisée dans le secteur des activités juridiques, c'est une profession libérale. Il n'y a pas de capital et le chiffre d'affaire n'est pas communiqué.

Le cabinet est situé au 11 rue du renard à la Garenne-Colombes (92250). Maître Yasmina GOUDJIL possède un cabinet secondaire au 1 Promenade des Anglais à Nice (O6000).

Informations sur l’établissement

SIRET 448666396 00040

Code NAF 6910Z

Tél : 01 42 42 22 42 / 01 47 74 82 54 71

Fax : 01.56.83.17.50

Courriel : cabinet@avocats-goudjil.com

Sites et réseaux sociaux :

- www.avocats-goudjil.com

- https://fr-fr.facebook.com/pages/Cabinet-Avocats-Goudjil/2022901164654

- https://twitter.com/AvocatsGoudjil

INTRODUCTION

Elève au lycée Cognacq-Jay à Argenteuil (95100) en classe de première BAC PRO Gestion Administration, j’ai effectué mon stage du 05 mai 2014 au 27 juin 2014 au cabinet d’avocats GOUDJIL situé à La Garenne-Colombes (92250).

Ce cabinet est spécialisé dans le secteur des activités juridiques particulièrement en droit de la famille mais intervient aussi dans d’autres domaines comme le droit pénal, commercial, immobilier et droit des étrangers.

Maître GOUDJIL, ma tutrice m’a affecté au secrétariat. Je suis chargé de venir en aide à Sabrina, l’assistante juridique. Ma tutrice m'a demandé d'assurer les tâches suivantes pendant ma période de formation :

- Contacter les mairies pour les demandes de transcription de divorces, les scanner, les convertir au format PDF et les enregistrer (création d’un dossier « scan-yannis »),

- Réception, ouverture et dispatching du courrier « arrivée »,

- Classement de dossiers clients,

- Tâches de secrétariat diverses (vérifier que la photocopieuse soit bien alimentée en papier, relever les fax et les messages sur le répondeur et les transmettre aux avocats concernés),

- Oter toutes les agrafes des dossiers clients de retour du Tribunal, scanner la totalité du dossier, numériser, enregistrer et passer au broyeur le dossier papier,

- Mettre à jour les fiches techniques des clients sur l’intranet du cabinet,

- Réceptionner les appels téléphoniques en l’absence du bureau de l’assistante juridique,

- Accueil des clients (les renseigner dans la mesure du possible ou les accompagner dans le bureau de l’avocat concerné si ces personnes ont rendez-vous).

L’activité, qui m’a pris le plus de temps et la plus intéressante, a été d’obtenir des mairies les transcriptions de divorces et les différentes étapes à effectuer jusqu’à l’enregistrement de ces transcriptions.

C’est cette tâche que j’ai choisi de présenter.

I – PRESENTATION DE L’ACTIVITE PROFESSIONNELLE

a) Contexte de l’activité

Mon travail consiste à obtenir les transcriptions de divorces des clients du cabinet dont le jugement de divorce a été prononcé. Je dois confirmer ma demande par l’envoi d’une lettre type par fax ou par courrier. Dès réception de la transcription, je dois scanner, convertir au format PDF et enregistrer le dossier client avant l’envoi sur un serveur de stockage en réseau.

Pour effectuer cette tâche, Sabrina l’assistante juridique m’a remis une pile de dossiers clients.

J’ai à ma disposition un ordinateur avec internet, un téléphone, une imprimante multifonction. Avec l’aide de l’assistante, nous avons créé une session à mon nom sur l’intranet du cabinet.

Pour contacter les mairies, je dois commencer par consulter chaque dossier client et comparer les éléments avec ceux indiqués dans la fiche technique du client sur l’intranet du cabinet et faire les corrections si nécessaire avant de passer mes premiers appels. (annexe 1)

b) Descriptif de l’activité

Au moyen de l’intranet, je peux accéder à la base de données et aux fiches techniques des clients.

Dans cette base de données, figure le nom des clients et de l’avocat chargé du dossier. Lorsqu'on clique sur le nom d'un client, une fiche technique apparait sur l'écran. Cette fiche comporte tous les renseignements des couples qui demandent le divorce avec date de naissance, mariage ainsi que plusieurs renseignements personnels comme le salaire, le numéro de sécurité sociale, le nombre d’enfants, l’adresse de l’employeur …

J'ai comparé les renseignements de la fiche technique avec le dossier « papiers » du client pour voir si tout concordait. Lorsqu'il manquait des informations sur la fiche technique, je devais les ajouter comme le numéro de sécurité sociale d'un des époux, le deuxième prénom, le numéro de portable et corriger les erreurs possibles.

Si des informations figuraient dans les fiches techniques mais pas dans les dossiers « papiers », je devais les reporter au stylo rouge. J’ai aussi reporté toutes les informations manquantes trouvées dans les dossiers « papiers » sur les fiches techniques.

Une fois ces fiches corrigées, j’ai utilisé la base de données des mairies (annexe 5) pour passer mes appels téléphoniques. Lorsqu’une adresse ne figurait pas sur cette base

...