Les Systèmes D'informations En Immobilier

I HISTORIQUE DES SI

A : D’UN POINT DE VUE GÉNÉRAL

Un système d'information (SI) est un ensemble organisé de ressources (matériels, logiciels, personnel, données et procédures) qui permet de regrouper, de classifier, de traiter et de diffuser de l'information sur un environnement donné1.

L'utilisation de moyens informatiques, électroniques et la télécommunication permettent d'automatiser et de dématérialiser les opérations telles que les procédures d'entreprise surtout en matière logistique. Ils sont aujourd'hui largement utilisés en lieu et place des moyens classiques tels que les formulaires sur papier et le téléphone et cette transformation est à l'origine de la notion de système d´information.

B : DU CÔTÉ DE L’IMMOBILIER

Le système d'information immobilier a pour objectif de collecter, stocker, traiter et communiquer les informations au sein de l'entreprise immobilière. Il se construit autour du processus "métier" et ses interactions.

II CARTOGRAPHIE DES SOLUTIONS

A : ERP (SAP)

Un progiciel de gestion intégrée (PGI, terme recommandé en France par la DGLFLF1 et au Canada par l'OQLF et équivalent du terme anglais Enterprise Resource Planning ou ERP) est, selon un cabinet spécialisé:

« Un progiciel qui intègre les principales composantes fonctionnelles de l'entreprise: gestion de production, gestion commerciale, logistique, ressources humaines, comptabilité, contrôle de gestion. A l'aide de ce système unifié, les utilisateurs de différents métiers travaillent dans un environnement applicatif identique qui repose sur une base de données unique. Ce modèle permet d'assurer l'intégrité des données, la non-redondance de l'information, ainsi que la réduction des temps de traitement »

Pour être qualifiée de « progiciel de gestion intégrée » une solution logicielle doit couvrir au moins deux domaines fonctionnels différents de l’entreprise (par exemple, RH et finance, ou encore finance et achats…). Un PGI peut constituer le socle du système d’information de l’entreprise s’il couvre la quasi-totalité des processus fonctionnels clés de celui-ci.

A.1 LES AVANTAGES

Les PGI/ERP (opposés aux applications dédiées) présentent plusieurs avantages :

• Optimisation des processus de gestion (flux économiques et financiers),

• Cohérence et homogénéité des informations,

• Intégrité et unicité du Système d'information,

• Partage du même système d’information facilitant la communication interne et externe,

• Minimisation des coûts : pas d’interface entre les modules, synchronisation des traitements, maintenance corrective simplifiée car assurée directement par l'éditeur et non plus par le service informatique de l'entreprise (celui-ci garde néanmoins sous sa responsabilité la maintenance évolutive : amélioration des fonctionnalités, évolution des règles de gestion),

• Globalisation de la formation (même logique, même ergonomie),

• Diminution du nombre de salariés ayant pour mission principale la saisie comptable (aide-comptable),

• Maîtrise des coûts et des délais de mise en œuvre et de deployment.

Ce dernier point est essentiel et la mise en œuvre d'un ERP/PGI dans une entreprise est fréquemment associée à une révision en profondeur de l'organisation des tâches et à une optimisation et standardisation des processus, en s'appuyant sur le « cadre normatif » de l'ERP/PGI.

Les PGI/ERP vont pouvoir gérer et prendre en charge :

• Plusieurs entités ou organisations tel que l'AH,

• Plusieurs associations telles que l'OAC (Conférence),

• Plusieurs devises,

• Plusieurs langues pour les utilisateurs et les clients (cas des multinationales),

• Plusieurs legislations,

• Plusieurs plans de comptes,

• Plusieurs axes d'analyse en comptabilité analytique.

NB : L'intérêt de faire l'acquisition d'un PGI/ERP, au niveau de la comptabilité, est la création des écritures comptables en temps réel, et en automatique. C'est un outil de productivité car il permet de supprimer les saisies redondantes, et de partager une information plus fiable. L'utilisation d'une base de données unique permet de rassembler l'ensemble des données et d'assurer ainsi une mise à jour constante de ces données. Il peut également être couplé à un site de vente en ligne pour une synchronisation en temps réel des données.

A.2 LES INCONVÉNIENTS

Les PGI/ERP ne sont cependant pas exempts d'inconvénients :

• Mise en œuvre pouvant être complexe si le périmètre est mal déterminé ou trop mouvant ou le projet mal piloté ;

• Coût élevé de 300 000 € minimum pour un progiciel fiable et de qualité, mais pouvant rapidement monter beaucoup plus haut,

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