Le Classement

Organiser et planifier un déplacement professionnel

Vous travaillez dans la société Beauty Girl, qui fabrique et commercialise des produits cosmétiques dans toute la France. Votre responsable est la Directrice Commerciale, Laura CHAREL.

BEAUTY GIRL

32 rue Gambetta

75001 PARIS

Tél. 01 44 56 60 60

Fax 01 44 56 60 61

beautygirl@wanadoo.fr

Aujourd’hui, vous trouvez sur votre bureau les consignes de Madame CHAREL :

03/02/N

Je dois me rendre à Lyon pour participer au Salon des Cosmétiques qui a lieu le mardi 7 mars prochain de 10 h à 17 h. Je serai accompagnée des deux commerciaux de la société, Maxime DEVIME et Claire BARBARA. Nous partirons la veille de Beauvais (où nous devons assister à une réunion) en train 2ème classe, et nous prendrons l’avion pour notre retour sur Paris.

Il nous faut également une voiture de location, une C3 par exemple, pour les deux jours. De plus, nous dormirons sur place, j’ai donc besoin que vous réserviez trois chambres d’hôtel avec petit déjeuner pour la nuit du 6 au 7.

Merci.

L.C.

Activité 1 : Afin d’effectuer toutes les activités à temps, vous établissez la liste de contrôle (document 1) vous permettant d’organiser votre travail. Vous y prévoirez notamment toutes les recherches et réservations nécessaires.

Mme CHAREL et les deux commerciaux se réuniront avant le départ pour Lyon. Cette réunion se terminera aux environs de 12 h. Ils prendront ensuite leur pause déjeuner, qui, avec le trajet jusqu’à la gare, durera environ 1 h 30. Mme CHAREL souhaite arriver à Lyon avant 20 h. Pour le retour, il faut compter environ 30 minutes de trajet du salon à l’aéroport et une heure pour l’enregistrement des bagages et des billets.

Activité 2 : À partir des horaires fournis en annexe 1 et 2 et en fonction des impératifs, choisissez les horaires de train et d’avion les plus adaptés (document 2).

Vous disposez des tarifs de la société « MINGAT » qui loue des véhicules (annexe 3). Vous avez calculé que, entre les différents déplacements prévus et la distance jusqu’au salon, Mme CHAREL ferait environ 235 km. Le véhicule sera retiré à l’agence de la gare et sera restitué à celle de l’aéroport.

Activité 3 : À l’aide de vos calculs que vous ferez apparaître sur le document 3, vous choisirez la formule la plus avantageuse, puis vous réserverez le véhicule en téléphonant à la société de location. Préparez votre intervention sur la fiche de préparation d’appel téléphonique (document 4), sans oublier de demander une confirmation écrite.

À partir des pages jaunes, vous avez effectué une présélection des hôtels sur Lyon. Vous avez imprimé vos recherches (annexe 4 et annexe 4 bis). Mme CHAREL vous a indiqué qu’elle préférait des chambres simples dans un hôtel 2 étoiles, avec douche, disposant d’un parking privé pour le stationnement de la voiture de location.

Activité 4 : Après avoir comparé les hôtels dans le document 5, vous choisissez l’hôtel le plus approprié et vous effectuez la réservation par courrier (document 6).

Mme CHAREL souhaiterait connaître le coût total de ce déplacement pour présenter un budget prévisionnel à la comptabilité. Le coût d’un repas est évalué à 15 € par personne (prévoir le dîner du 6 mars et le déjeuner du 7 mars). La consommation en carburant de la voiture de location est évaluée à 20 €.

Activité 5 : À l’aide des différents tarifs (annexes 1, 2, 3, 4, 5) dont vous disposez, établissez le tableau des coûts de l’ensemble de ce déplacement professionnel (document 7).

Activité 6 : Rendez compte par écrit de votre travail à Madame CHAREL, avec copie aux deux commerciaux.

Document 1

N° LISTE DES TÂCHES DATE PRÉVUE DATE DE RÉALISATION

1234 Réserver les billets de trains départ de Beauvais (billet en 2ème classe) départ à 14h32 de Beauvais arrivé gare du Nord à 15h49 ensuite changement de gare départ gare de Lyon à 16h30 arrivée à Lyon à 1827Réservation des billets d’avion pour le retour à Paris le 7 mars vol AF1475 départ Lyon st exupéry à 19h40 et arrivé à Paris Orly à 20h45Location de la voiture une C3 a la gare part dieu à 18h30 pour 2 jours retour de la voiture le jour du départ à l’aéroport st exupéry à 18h30Réservation des chambres d’hôtels avec petit déjeuner pour la nuit du 6 au 7 mars à l’hôtel Berlioz 06/03 07/03 06/03 06/03 03/0203/0203/0205/02

Document 2

Déplacement en train

Date de départ 06/03/

Gare de départ Beauvais

Heure de départ 14H32

Date d’arrivée 06/003

Gare d’arrivée Gare du Nord

Heure d’arrivée 15h49

N° du train Ter 47454

Déplacement en train

Date de départ 06/03

Gare de départ Gare de Lyon

Heure de départ 16h30

Date d’arrivée 06/03

Gare d’arrivée Lyon Part Dieu

Heure d’arrivée 18h27

N° du train TGV 6659

Déplacement en avion

Date de départ 07/03

Aéroport de départ Lyon St exupéry

Heure de départ 19h40

Date d’arrivée 07/03

Aéroport d’arrivée Paris Orly

Heure d’arrivée 20h45

N° de vol AF 7415

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