La déclaration préalable à l'embauche

La déclaration préalable à l'embauche

La déclaration préalable à l'embauche (DPAE) permet de faciliter les démarches administratives des employeurs. Son utilisation est obligatoire sur l'ensemble du territoire (Outre-mer compris), sauf utilisation de dispositifs simplifiant les formalités d'embauche des petites entreprises.

Principe

La DPAE permet d'effectuer en une seule démarche les formalités suivantes :

la demande d'immatriculation de l'employeur à la sécurité sociale en cas de première embauche d'un salarié et d'ouverture ou d'acquisition d'une entreprise employant des salariés,

la demande d'immatriculation du salarié à la sécurité sociale ou au régime des salariés agricoles s'il s'agit de son premier emploi,

la demande d'affiliation au régime d'assurance chômage,

la demande d'adhésion à un service médical du travail,

et la demande pour la visite médicale d'embauche.

La DPAE comprend les mentions suivantes :

- la dénomination sociale ou le nom et les prénoms de l'employeur,

- le code APE,

- adresse de l'employeur,

- numéro de Siren,

- le service de santé au travail dont l'employeur dépend s'il relève du régime général de la sécurité sociale,

- les noms, prénoms, adresse, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale du salarié,

- date et heure d'embauche,

- nature, durée du contrat et de la période d'essai pour les CDI et les CDD supérieurs à 6 mois.

Modalités

La DPAE doit être adressée, au plus tôt, 8 jours avant l'embauche, à l'Urssaf ou à la caisse de mutualité sociale agricole (MSA), qui retransmet à son tour les informations à chaque organisme concerné.

Cette déclaration doit être effectuée par voie électronique par tous les employeurs qui ont accomplis plus de 500 déclarations préalables à l'embauche au cours de l'année civile précédente.

A défaut, si l'employeur n'est pas tenu d'effectuer cette déclaration par voie électronique, la DPAE peut être transmise à l'Urssaf ou à la MSA au moyen du formulaire "Déclaration préalable à l'embauche" (CERFA 14738*01, disponible auprès des URSSAF, des caisses générales de sécurité sociale ou à imprimer sur les sites www.urssaf.fr. et www.service-public.fr).

Ce formulaire est transmis, soit :

par courrier recommandé avec accusé de réception,

par télécopie.

Précision : en cas de transmission par lettre recommandée, l'employeur doit adresser la DPAE au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l'embauche. L'Urssaf adresse un récépissé accusant réception de la déclaration mentionnant les informations enregistrées dans les cinq jours suivant le réception de la DPAE.

Une copie de la DPAE ou de l'accusé de réception doit être remise au salarié. Cette obligation est satisfaite si le salarié dispose d'un contrat de travail écrit.

A noter : une entreprise étrangère sans établissement en France qui emploie un salarié sur le territoire français doit procéder aux déclarations et versements des cotisations et contributions patronales et salariales auprès :

- de l'Urssaf du Bas-Rhin pour la Sécurité sociale,

- du groupe Novalis Taitbout (CRE IRCAFEX) pour la retraite,

- et pour les entreprises du secteur du bâtiment et des travaux publics, de la CCPBRP pour les congés payés, chômage intempéries et prévention des accidents du travail.

Autres formalités à effectuer

Le chef d'entreprise reste tenu d'effectuer lui-même les formalités suivantes :

S'immatriculer auprès d'une caisse de retraite complémentaire (personnel cadre et non cadre)

L'affiliation doit être effectuée auprès d'une institution relevant de l'Arrco (pour tous les salariés) ou de l'Agirc (pour le personnel cadre) selon les règles suivantes :

si une caisse est désignée pour un secteur d'activité : l'entreprise doit obligatoirement y adhérer,

à défaut, la caisse compétente est celle désignée dans un département (ou arrondissement de Paris).

L'entreprise est tenue d'y adhérer dans les 3 mois de sa constitution, même si elle n'emploie pas de salariés immédiatement. Au-delà, l'adhésion s'effectuera d'office auprès de la caisse d'un des deux groupes chargée des adhésions tardives.

L'entreprise sera adhérente mais n'aura aucune cotisation à verser avant l'embauche d'un premier salarié.

Lors de chaque embauche, l'employeur doit contacter la caisse dont il relève pour lui fournir un certain nombre de renseignements sur le salarié.

Informer l'inspection du travail

La déclaration doit être effectuée à l'occasion de la première embauche par lettre recommandée avec accusé de réception adressée à l'inspecteur du travail.

Etablir un contrat de travail ou une lettre d'embauche

Toute embauche en contrat de travail à durée indéterminée doit normalement être accompagnée, dans les deux mois, d'un écrit comportant un certain nombre de mentions. Cette obligation est en principe considérée comme respectée par la remise au salarié du talon-récépissé, reçu à l'occasion de la déclaration unique d'embauche ou d'un premier bulletin de paye. Cependant, dans un souci de sécurité juridique, il est conseillé de remettre au salarié une lettre d'embauche ou un contrat de travail.

En cas d'embauche

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