La Responsable

La responsable (Mme Morel) : Bonjour, comme chaque année, nous allons travailler sur l’organisation événementielle du salon des santonniers qui se déroulera dans notre ville du 8 au 23 décembre prochain.

Les activités dont nous devons nous occuper sont de trois ordres : administratives, logistiques et comptables.

Merci de prendre notes.

Ce projet va consister à conduire efficacement l’ensemble des tâches organisationnelles du salon. Attention, il faut respecter rigoureusement des contraintes temporelles, matérielles et réglementaires.

1. Au niveau administratif

– Merci de réaliser l’invitation à l’inauguration du salon qui sera envoyée aux invités officiels. Elle aura lieu dans la chapelle du collège le 8 décembre à 12 heures, présidée par Guy Lotier, président, et le conseil d’administration. Vous disposez de la base de données de l’an dernier(Chapitre3_Miseensituation_Invites.mdb) sur laquelle vous vous appuierez. Je pense qu’un envoi une dizaine de jours avant le salon doit suffire. Prenez quelques idées créatives sur notre site Internet. Attention de respecter notre charte graphique (duo de deux couleurs vert et rouge).

– Pour l’affiche publicitaire, c’est Noémie (secteur : communication externe) qui sera chargée de faire la proposition de la maquette et le lien avec l’agence de communication qui la réalisera. Il s’agit d’une affiche globale pour toutes les animations du « Noël en fête ».

– Au plan réglementaire, une autorisation d’accès à la chapelle du collège doit être demandée à l’adjoint à la culture de Carpentras, Mme Arnelle – centre culturel de la Charité : rue Cottier. Une crèche monumentale doit y être exposée. Prévoir de réclamer l’accès une semaine avant et une semaine après le salon.

– Il faut ensuite s’occuper de l’inscription des santonniers. Certains m’ont personnellement appelée pour renouveler leur inscription cette année. Nous disposons de la base de données de l’an dernier (Chapitre3_Miseensituation_Santonniers.mdb). Vous vous l’êtes procurée ? Parfait. Donc, je vous indique les inscrits : Mme Saccol, M. Coulombier, M. Zaouchere, Mme Darnier, Mme Dubosc, Mme Fradolli, Mme Margueret, Mme Michelin, Mme Rover, M. Roux, M. Rouxal, M. Raccasi.

Mme Mestre et M. Caderin ne souhaitent pas participer cette année.

Il faut rajouter M. Fontanelle : Santons fontanelle 45 rue du Ménager 30131 PUJAUT et Mme Lambert : Atelier Lambert, 1 rue Labry 13004 MARSEILLE.

Il faut leur envoyer un courrier avec une fiched’inscription à remplir pour valider leur participation. Le jour du salon, ils doivent nous remettre un tableau d’inventaire de leur stand.

2. Au niveau logistique

Il faut organiser l’installation et la désinstallation des stands des santonniers le 6 décembre et le 27 décembre, en matinée. Ils ne doivent pas le faire au même moment, pour éviter l’affluence. Voyez comment vous pouvez procéder. Confirmez-leur leur inscription et leur horaire d’installation.

Ah, j’ai oublié, au niveau administratif, avec le courrier aux santonniers, il faudra aussi leur envoyer la convention de partenariat. Nous disposons

...