Gestion de la paie

INTRODUCTION

Les charges de personnel constituent une part particulièrement importante de l’ensemble des charges qu’enregistrent les entreprises. Elles sont constituées de deux éléments : les salaires (ou rémunérations) d’une part, et les charges sociales d’autre part.

La paie concerne l’employeur, le salarié et les organismes sociaux. Sa gestion constitue un aspect essentiel de l’administration des salariés. En effet, le salaire donné en contrepartie de la prestation de travail effectuée par le salarié constitue un coût pour l’entreprise et celui-ci doit être comptabilisé. Cette opération permet également d’assurer un suivi des taxes salariales et patronales sur les salaires. Pour gérer la paie, le document principal est le bulletin de paie. Il s’agit d’un document périodique obligatoire et devant répondre à certaines règles.

C’est au sein de l’entreprise MORAND que j’ai pu voir les différentes étapes à suivre pour une bonne gestion de la paie en comptabilité. Constituée de 9 ouvriers, cette société est une petite entreprise de Bâtiments et de Travaux Publics (BTP) qui voudrait se développer. Créée par Mr et Mme Morand en 2005, elle s’occupe essentiellement des travaux de charpente.

J’ai choisi de traiter le thème de la paie pour réaliser mon dossier E2 car durant ma période de formation en milieu professionnel j’ai pu m’occuper de plusieurs tâches liées à celle-ci.

A cette occasion, j’ai pu me poser plusieurs questions.

Quelle est l’efficacité du contrôle des présences et des absences ?

Quel est le risque d’un manque d’organisation des dossiers ?

Que se passe-t-il sur le plan légal si l’entreprise n’est pas à jour de ses cotisations sociales ?

J’ai retenu la problématique suivante :

Quelle est la procédure suivie par l’entreprise Morand pour la gestion de la paie ?

Dans un premier temps, je présenterai la préparation de la paie, dans un deuxième temps je préciserai les éléments à prendre en compte pour l’établissement du bulletin de paie, enfin j’expliquerai la comptabilisation de la paie.

I) - LA PREPARATION DE LA PAIE

Pendant ma formation dans l’entreprise Morand, j’ai travaillé sous le tutorat de la secrétaire comptable. Elle m’a confié certains travaux liés à la paie, notamment l’établissement des bulletins de salaire et la comptabilisation des pièces justificatives.

Cependant, avant de réaliser ces opérations, il faut préalablement que le pointage des présences soit effectué. De même, il est important de vérifier l’état des congés payés du salarié.

A) - LE CONTROLE DES PRESENCES ET DES HEURES SUPPLEMENTAIRES

Le pointage des absences et des présences est fait manuellement (sur papier). Il est fait au jour le jour.

Pour noter les absences et les présences, je récupère auprès de ma tutrice un tableau pré-imprimé complété par le gérant de la société. Dans celui-ci il a noté les présences comme les absences des salariés ainsi que les heures supplémentaires qu’ils ont effectuées. Ensuite, je reporte les renseignements du tableau en utilisant le logiciel Excel.

En réalisant le pointage, le gérant remplit une fiche réalisée sous logiciel Excel. A partir de celle-ci, je renseigne les rubriques suivantes:

Les présences du mois ;

Les absences du mois ;

Les heures supplémentaires éventuellement effectuées dans le mois.

Rempli à partir du 25 du mois, il est mis à jour le dernier jour du mois en cours. Concernant les absences des salariés, elles peuvent être liées à différents motifs :

La convenance personnelle ;

La Maladie ;

Une formation ;

Les congés payés.

Il me semble utile de préciser que dans les entreprises du BTP, les congés payés obéissent à une procédure spécifique. En effet, l’entreprise cotise à une caisse qui est chargée en fin d’année de faire directement le versement des congés payés aux salariés.

B) - LES CONGES PAYES DANS LE BATIMENT

Les missions de la caisse de congés payés du bâtiment sont principalement les suivantes :

Procéder au recouvrement des cotisations légales de congés payés auprès des employeurs ;

Calculer les droits à congés des salariés du BTP et leur verser les indemnités correspondantes

S’acquitter auprès des organismes sociaux des charges patronales et salariales (sécurité sociale, chômage et retraite…) relatives aux indemnités des congés payés.

A partir de ces éléments (pointage des présences et des absences) et déclaration des congés payés, je peux établir les bulletins de paie.

II) - L’ETABLISSEMENT DES BULLETINS de paie

Après avoir fait toutes les vérifications nécessaires, je peux établir les bulletins de paie à l’aide du logiciel EBP PAYE. Ils sont préparés tous les 30 du mois.

Avant de passer à la saisie des bulletins de salaire, il me semble important de rappeler que certaines mentions doivent figurer obligatoirement dans ce document. En revanche, d'autres sont interdites.

A) – Les éléments figurant sur le bulletin de salaire

1 – Les mentions obligatoires du bulletin de salaire

Apparaissent obligatoirement sur le bulletin de paie les informations concernant :

  l'employeur (nom, adresse, activité principale de l'entreprise (code NAF/APE), immatriculation (numéro Siret),...) ;

  le salarié

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