Cas d'entreprise Fermosud

Contexte de la situation

Cadre général :

Je suis l’assistante de gestion dans l’entreprise FERMOSUD, cette PME emploie 30 salariés. La société est spécialisée dans la fabrication de fermetures pour les bâtiments. Elle est basée à Nice. FERMOSUD pratique la vente directe dans le département des Alpes-Maritimes. Le directeur Saligny me confie la conception d’un formulaire et modèle adapté, qui sera testé en version papier avant d’être mis à disposition sur le réseau local de l’entreprise

Contraintes : Le système de travail n’est pas productif. Il y a un manque de communication et d’organisation. Les représentants sont en désaccord.

Objectifs : CRÉER ET MODÉLISER UN DOCUMENT

 Démontrer la rationalisation du fonctionnement de l’entreprise

 Créer et modéliser le tableau QQOQCP

 Tracez l’arborescence

 Rédiger et présenter un imprimé

 Créer un formulaire

 Personnaliser des courriels

 Réaliser un publipostage

Outils et fonctionnalités mobilisés

Outils utilisés :

Traitement de texte : Word 2007

TABLEUR : Excel Fonctionnalités mises en œuvre :

Traitement de texte : réaliser un document, rédiger un imprimé, tracez l’arborescence

TABLEUR : produire une feuille de calcul, saisir des formules de calcul, préparer un formulaire

Productions réalisées

 Contribution à la rationalisation du fonctionnement de l’entreprise:

J’ai constitué un dossier numérique, il comprend :

 La réalisation du tableau QQOQCP (qui, quoi, ou, quand, comment et pourquoi)

 Produire un document sous Word : il faut lister les éléments indispensables à figurer dans la note de frais, c'est-à-dire le mois de référence, l’identification du représentant concerné, les tournées accomplies, la liste des frais engagés, la date et la signature.

 Tracez l’arborescence : n’oublié pas de mettre le titre du document, les personnes concernés, le nom, le prénom, les choses importantes…

 Rédiger et présenter l’imprimé sous Word : créer le tableau note de frais, titre, mois, date, nature des frais engagés, le prix unitaire, la quantité, le montant.

 Produire une feuille de calcul sous Excel : Récupérer le travail sous Word puis saisir les formules de calcul.

 Produire un formulaire sous Excel : Ouvrir le document note de frais, préparer et saisir les plages d’entrée, créer un mode opératoire pour que tout les salariés puissent le remplir.

Démarche réflexive :

Quels avantages présente la solution suggérée par M. FERMUD Jean?

La solution suggérée par Monsieur FERMUD Jean présente un récapitulatif chiffré des dépenses engagées, il y aura plus de clarté quant à la nature des dépenses réalisées par les représentants. Une plus grande facilité dans la gestion des frais, qui offre un gain de temps. Et la mise à disposition sur le réseau permet, une plus grande facilité d’accès et de traitement. Il est possible de suivre l’évolution des dépenses et de sensibilisé chacun à celles-ci.

Quelles sont les qualités attendues du document à créer ?

Le document doit être structuré, transporter des informations, facilement stockable, exhaustif et rapidement transmissible. Il sera mis à la disposition des représentants au moment opportun, c’est-à-dire en fin de mois.

Comment s’y prendre pour faire accepter ce changement ?

Les représentants peuvent croire à un manque de confiance envers eux. Il faut les inviter à une réunion d’information pour leurs exposer les problèmes liés à la gestion des frais.

Caractérisation du problème

Qui ?

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