BTS: L'entreprise PAPIVER: optimiser la circulation de l’information

Entreprise PAPIVER : optimiser la circulation de l’information

1.Étudier l’organisation actuelle de la diffusion des revues scientifiques dans le centre R&D de Papiver

a. Identifiez le processus, le circuit de l’information, les acteurs concernés.

b. Présentez ces informations dans un schéma récapitulatif approprié.

Proposition de réponse

Préparez les modèles de documents qui vous permettront de gérer ce nouveau mode de diffusion :

– tableau récapitulatif des listes de diffusion ;

– nouvelle fiche de circulation adaptée à la surveillance des délais de consultation.

Proposition de réponse

• Tableau récapitulatif des listes de diffusion

Réf. Titre Périodicité Nombre

d’exemplaires Nombre

de lecteurs Durée de consultation

R001 Arts et Métiers du Livre Bimestriel 2 5 20 jours

R002 Caractère Mensuel 1 7 3 jours

R003 Flexo-Gravure Europe Bimestriel 1 4 12 jours

R004 France Graphique Mensuel 1 5 4 jours

R005 Marquage Textile Bimestriel 1 4 12 jours

R006 Sign Info Séri Mensuel 1 5 4 jours

R007 Le Maître Imprimeur 10 nos/an 1 5 6 jours

R008 Techniques de Presse Mensuel 1 6 4 jours

R009 Transactions 3 nos/mois 1 15 1 jour

Remarques

1. La durée de consultation moyenne est calculée ici en fonction de la périodicité de la parution divisée par le nombre de lecteurs, multiplié par le nombre d’exemplaires à disposition. Exemple, pour la revue R001 : 60 j. / 5 = 12  2 = 24 jours environ par lecteur. Dans la pratique, on raccourcit légèrement cette durée pour tenir compte des jours non travaillés et des aléas possibles.

Cette façon de procéder est simple, mais elle a pour conséquence de pénaliser les derniers destinataires du document en termes de fraîcheur de l’information. Pour cette raison, il est concevable de prévoir une durée de consultation plus courte que la périodicité.

De ce point de vue, le gestionnaire du dispositif est confronté à un compromis entre, d’une part, une durée de consultation individuelle acceptable et, d’autre part, une date de mise à disposition raisonnable du document entre les mains des derniers lecteurs. À l’évidence, l’ordre suivi par les listes de diffusion n’est pas neutre et favorise les premiers lecteurs.

2. La revue R009 pose problème. Sa périodicité est de dix jours (trois numéros par mois) et il y a quinze lecteurs potentiels, c’est-à-dire la totalité des ingénieurs. Si Papiver ne dispose que d’un exemplaire, le temps de consultation alloué à chaque lecteur sera inférieur à une journée, ce qui impossible dans la pratique. L’assistant(e) devra attirer l’attention de Mme Jenkins sur cette question. Les suggestions qui peuvent lui être faites sont les suivantes :

– dupliquer l’exemplaire détenu par photocopie. Outre l’interdiction juridique de cette pratique, elle peut représenter une dépense supplémentaire non négligeable en fonction du nombre de photocopies et du volume du support à dupliquer ;

– réduire la liste de diffusion. Ce n’est pas forcément possible. Cette décision appartient à Mme Jenkins ;

– augmenter le nombre d’abonnements à cette revue ce qui implique également une dépense supplémentaire.

• Nouvelle fiche de circulation adaptée à la surveillance des délais de consultation

Exemple pour la revue R001. Dans le mode de diffusion « en étoile », il convient de dissocier la fiche de circulation de la liste de diffusion. La fiche de circulation est un document de position de nature récapitulative : elle concerne l’ensemble des parutions de la revue. À ce propos, il ne faut pas confondre, au niveau du vocabulaire, une revue avec ses parutions successives.

Papiver FICHE DE CIRCULATION DES REVUES

Titre de la revue :

Arts et Métiers du Livre

Référence : R001

Nombre d’exemplaires : 2 Périodicité :

Bimestriel

ISSN : 0758413X Éditeur :

Éditions Faton

Langue :

Française

N° Date mise circulation Date retour

attendue Date retour

effective Observations

258 05/02/0N 05/04/0N Égarée

259 05/04/0N 05/06/0N 06/06/0N

260 05/06/0N 05/08/0N 30/07/0N

261 05/08/0N 05/10/0N 15/11/0N

262 05/10/0N 05/12/0N 29/12/0N

263 05/12/0N 05/02/0N+1

En revanche, il existe une liste de diffusion propre à chaque parution et même propre à chaque exemplaire mis en circulation. S’il n’existe qu’un exemplaire, celui-ci doit parcourir l’ensemble de la liste. En cas de pluralité d’exemplaires, chacun parcourt seulement une partie de liste de diffusion : en fait, une sous-liste.

Exemple pour la revue R001.

Papiver LISTE DE DIFFUSION DES REVUES

Revue R001- Titre

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