Application: Agir pour terminer dans les délais impartis une mission urgente

3. Agir pour terminer dans les délais impartis une mission urgente, p. 34

1. Pour chaque tâche, repérez le piège à éviter.

2. Recherchez, pour chaque étape, la solution qui vous permettra de gagner du temps.

Proposition de réponse

Tâche Piège à éviter Solution pour gagner du temps

Tâche 1 : fixation d’un jour et d’un horaire précis Vérifier qu’aucun grand événement interne à l’entreprise ne se déroule pendant ou à proximité de la date choisie, afin de ne pas devoir replanifier plusieurs fois la réunion avant que l’ensemble des participants et intervenants soient disponibles. Créer des listes de contacts dans sa messagerie électronique. Elles permettront de n’oublier aucun participant et d’effectuer les relances ou suivis de façon plus efficace.

Tâche 2 : réservation des hébergements et des moyens de transport Attendre que les managers précisent leurs attentes pour faire les réservations. Plus on approche de la date, plus il sera difficile de les satisfaire. Recenser les possibilités d’hébergement et les horaires des compagnies aériennes et ferroviaires pour les lignes utilisées par les membres du comité de direction. Leur proposer la ou les solutions trouvées : ceci les incitera à donner leur feu vert.

Tâche 3 : réservation de la salle de réunion et du matériel nécessaire La réservation de la salle de réunion et du matériel doit être effectuée le plus rapidement possible. Plus l’assistant(e) attendra, plus ses choix seront restreints et plus il sera fastidieux de trouver un lieu adéquat. Ne pas attendre pour agir ! Établir un tableau récapitulatif des endroits dont on peut disposer, en notant leurs coordonnées, la capacité d’accueil, le nombre de salles de réunion, l’équipement… sans oublier les tarifs. Annexer les plans d’accès en lien hypertexte. L’assistant(e) gagnera ainsi en temps et en efficacité.

Tâche 4 : réception des documents de présentation des différents intervenants Cette étape entraîne souvent des retards et du stress. Les intervenants ont tendance à rendre leurs documents à la dernière minute et l’assistant(e) risque de devoir faire de nombreuses relances. Décider d’une date limite de rendu, qui laissera le temps de gérer les retardataires pathologiques. Pour que les documents soient homogènes, préparer une trame vierge qui servira de support et de modèle : la mise en forme des documents ne sera pas à retravailler.

Tâche 5 : contrôle final Les annulations de dernière minute sont fréquentes. L’assistant(e) aura à les gérer en relation avec ses managers. Établir avec eux, à l’avance, la liste des participants incontournables, pour lesquels il faudra trouver des solutions de remplacement ou des aménagements. Préparer un mail type de confirmation à envoyer à chaque participant 8 jours avant la réunion. Il servira aussi de récapitulatif des dates, de l’ordre du jour, du lieu, du plan d’accès, etc.

4. Assurer la continuité du service, p. 34

Vous devez décider de l’attribution de cette semaine de congé et de l’attitude à adopter pour mettre un terme à la situation de conflit.

Proposition

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