Optimisation des processus administratifs, fiche descriptive de mission
Cours : Optimisation des processus administratifs, fiche descriptive de mission. Recherche parmi 303 000+ dissertationsPar Anais Martinez • 21 Novembre 2025 • Cours • 3 196 Mots (13 Pages) • 7 Vues
BTS Support à l’action managériale - Session 20XX | |||
ÉPREUVE E4 : OPTIMISATION DES PROCESSUS ADMINISTRATIFS FICHE DESCRIPTIVE DE MISSION | |||
Nom et prénom : | MARTINEZ ANAÏS[a][b] | ||
Numéro d’inscription : | Fiche descriptive numéro : | 1 | |
Compétences visées : | Conduire l'action administrative en appui aux membres de l'entité | ||
Intitulé de la mission : | Créé un tableau de suivi des maintenances par sous-traitants.[c][d] | ||
Nom de l’organisation : | ASCENSEURS DU SUD OUEST | ||
Durée et date de réalisation 1 : | 2 jours par semaines pendant toute l’année | ||
Contexte international | Oui X Non | ||
Descriptif de la mission 2 | |||
ORGANISATION/Contexte : L’organisation dans laquelle j’ai conduit ma mission est l’entreprise ASCENSEURS DU SUD OUEST, une société SRL à l’installation et de la réparation également de l’entretien d'ascenseurs, portails et monte-charges depuis 2011 (14ans). Le siège social se situe au 31 chemin de Chantelle, à TOULOUSE, son effectif est compris de 7 salariés (2 gérants, 1 responsable ressources humaines et financiers,1 assistante administrative,3 techniciens sur le terrain)[e] Les activités de mon entreprise consistent au montage, réparation et maintenance de différents appareils dans toute la France avec l’aide de plusieurs sous-traitants. Mon poste est assistante administrative, je m’occupe des factures d’interventions et d’effectuer des devis de réparations, préparations de commandes (devis/ factures/ préparation d’envoi), le suivis des sous-traitants des maintenances, suivis des devis pour les facturer, la comptabilité, et des contrats de maintenances avec leurs accusées de réceptions. La mission décrite à était réalisée dans les bureaux de ASCENSEURS DU SUD OUEST, à TOULOUSE au sein de laquelle s’est déroulé mon apprentissage.[f] Ma mission : Création d’un tableau pour permettre une meilleure visibilité des maintenances de chaque sous-traitant. Déclencheur :[g] En prenant en charge la gestion des sous-traitants, j'ai réalisé que pour optimiser le suivi et la coordination, il était essentiel d'adopter une approche plus structurée et centralisée. Ainsi, j'ai décidé de créer un tableau Excel regroupant toutes les informations essentielles concernant chaque sous-traitant. Ce tableau inclut des données telles que les coordonnées des appareils, l’adresse, les échéances de payement et les dates effectuées. Constat : Il n’y avait pas de suivis réels et aucun contrôle des dates. Consignes : [h] Ma responsable m’a demandée de contrôler les factures établies par les sous-traitants en effectuant un suivi à distance avec les rapports communiquer par mail et Binsa.[i] (C’est un logiciel qui nous permet de mettre les rapports des suivis des maintenances et les rapports d’interventions, devis, factures, encaissements, et de faire les relances grâce aux codes qui sont attribuées à tous les clients, de savoir les appareils à qui ils sont attribuées.) J’ai pris appui sur les consignes qui est le suivi des sous-traitant par la responsable des ressources humaines qui était ma tutrice, et qui a su répondre à toutes les questions que je me suis posée au cours de l’accomplissement de cette mission pour regrouper les informations essentielles pour effectuer sur le même tableau du suivi ce qu’elle utilise comme informations pour l’aider pour les payements des factures. [j] MOYENS MATERIELS : ordinateur, rapports de maintenances, mails,classeurs des sous-traitants, MOYENS HUMAINS : ma responsable et chaque sous-traitant [k] Enjeux : (Quesque j'ai à gagner en faisait ça) [l][m] Préparer le tableau en incluant autant d’informations importantes que possible dans un délai rapide. Toute omission pourrait retarder le processus décisionnel[n] de payement et de contrôler qui peut causer des pertes financières. -Comprendre chaque rapport de maintenance[o] et identifier à quel n°AS[p][q][r] (appareils) il appartient. Ne pas identifier correctement les appareils pourrait entraîner des erreurs coûteuses et des inefficacités opérationnelles. -Payer uniquement les appareils justifiés par le rapport et non sans contrôle afin d’éviter les pertes financières. Un paiement non vérifié pourrait entraîner des dépenses inutiles, impactant gravement le budget. -Gagner du temps pour obtenir les informations essentielles. Un retard dans l'obtention des informations peut compromettre les délais de livraison et affecter la satisfaction client. Objectif :[s] Consiste à créer et mettre en œuvre l’outil permettant de suivre les dates de maintenances de chaque appareil et de contrôler les montants établis dans les contrats entre la société et le sous-traitant détaillant le nom de l’a[t]ppareil, le montant par trimestres. Que tous cela soit réuni et compréhensible. ,[u] Cette mission a notamment été conduite en accord avec la RH responsable des ressource humaines et des finances dans la société. Un travail préparatoire a été préalablement réalisé[v] par mes soins dans le but de recenser avec précision les besoins de l’organisation pour regrouper toutes les informations nécessaires et de trouver la meilleure solution pour tous regrouper : [w]
J’ai ensuite mené les actions suivantes [aa]:
Contrainte : J'ai[al][am][an] dû également faire face à plusieurs contraintes. Premièrement, au niveau temporel, ma mission devait être réalisée en trois jours. Deuxièmement, pour le paiement du sous-traitant, car en matière de maintenance, le temps est précieux et doit être organisé. Il est nécessaire de suivre les paiements des sous-traitants et les factures des clients. Enfin, il fallait trouver chaque information et élaborer le tableau. [ao][ap][aq] Risque : Afin de contrôler les paiements et de justifier auprès des clients que la maintenance a été effectuée.[ar][as][at] Cela permet également d'éviter de payer pour des appareils dont le travail n'a pas été réalisé, prévenant ainsi toute perte financière[au][av][aw]. Moyen/ressources : [ax][ay][az] Pour mener à bien cette mission, je disposais de moyens et de ressources nécessaires notamment un ordinateur connecté à internet, et quelques rapports des années précédentes, des mails avec les rapports de maintenances et les contrats de maintenances pour déterminer le montant de chaque prestation, sur le logiciel Binsa de l’entreprise qui regroupe tous les appareils attribuer à chaque personnes (techniciens, sous-traitant) Pour mener à bien cette mission, plusieurs productions[ba] ont été réalisées [bb]:[bc] -QQOQCCP (phase avant)[bd] -QUESTIONNAIRES DES BESOINS -TABLEAU EXCEL de suivi des maintenances par sous-traitants[be] -QUESTIONNAIRE DE SATISFACTION Phase “Avant”:
Phase “Pendant”:
[ca] Phase “Après”: À la suite de la création des tableaux, j'assure un suivi direct avec chaque sous-traitant. Grâce[cb] à leurs logiciels et les mails reçu dès que les maintenances sont effectuées. Cela permet de connaître en temps réel les appareils pour lesquels la maintenance n'est pas effectuée dans les délais, ainsi que ceux dont l’entretien est réalisé[cc]. Un gain de temps quand nous recevons les factures pour payer le sous-traitant en question et comparer s'il nous facture réellement les maintenances effectuer ou les appareils qui lui sont attribuées.[cd] Concernant les résultats obtenus, nos analyses à partir des tableaux nous ont permis de constater, avec ma responsable et mon directeur, un manque de respect des procédures de maintenance qui a néanmoins été facturé. Ce tableau permet de suivre les paiements et maintenances effectués, et de justifier avec le rapport. D'un coup d’œil, nous pouvons voir les maintenances manquantes et les appareils concernés. Cela assure un meilleur suivi pour le client, garanti un suivi optimal tant pour le client que pour nous, ma responsable et mon directeur, qui sont en contact direct avec les sous-traitants et les clients. Ce tableau, nous nous en servons tous les 3, sur le Cloud dans un fichier partagé, ranger par sous-traitant, que l’on peut accéder à tout moment, et peu importe l’ordinateur utiliser. [ce]Cette mission m’a permis de prendre plusieurs initiatives[cf] pour permettre d’améliorer les suivis de diverses activités (suivis des commandes, des travaux...) et la responsabilité. Étant donné que j’étais responsable de son déroulement et chargée de coordonner tous les travaux et tâches préliminaires correspondants. Cette création des [cg]suivis m’a permis de comprendre l’importance qu’il fallait élaborer rigoureusement les suivis des maintenances établis par tous les sous-traitants. J’ai acquis plusieurs compétences comme apprendre à faire un tableau sur un tableau Excel en regroupant autant d’information, à me faire confiance pour les créations diverses pour d’autres suivis comme les commandes, les travaux, les devis,etc...,[ch] pour prendre confiance en mes capacités de création et que m’améliorer. Plusieurs éléments d’analyse me semblent utiles d’être retenus dans le cadre d’une telle création : D’abord, celle-ci a un coût financier par trimestre. Il est important pour l’entreprises de suivre l'entretien des appareils et de créer les factures correspondantes chaque trimestre pour les soumettre aux clients. [ci] Grâce à ce travail impliquant une collaboration régulière avec la responsable des ressources humaines, j’ai été amenée à comprendre les étapes du suivie et faire preuve d’un esprit d’analyse et d’une grande capacité d’écoute, d’adaptation aux besoins d’informations urgentes et d’argumentation pour les suivis et de propositions pour tous réunir sur un tableau accessible à tous. Et permettre a[cj]uprès des sous-traitants[ck] un paiement des factures plus rapidement et également des clients des factures trimestriels plus sûre et contrôler. En termes d’organisation du travail, j’ai veillé à conduire cette mission avec la plus grande autonomie possible tout en sollicitant quelques aides de ma responsable et de mon directeur, pour avoir des accès à des rapports manquant et confirmer les appareils correspond à chacun. Également les montants forfaitaires par trimestres établies avant mon arrivée, à élaborer au maximum le tableau pour que chacun puisse comprendre ce qu’on peut modifier. [cl] Nous avons fait un point à la fin de la création du tableau, grâce à un questionnaire de satisfactions. [cm]Ils étaient contents et satisfait de mon travail. Le tableau[cn] de suivi des maintenances par sous-traitants, nous a permis de demander aux sous-traitants les rapports manquants et de l'établir à tous les sous-traitants, il se trouve sur notre Cloud partagé, et que chacun puisse noter les informations importantes à tout moment dans un dossier “SUIVI sous-traitants” et des tableaux nommer pour chacun des sous-traitants à notre dispositions, pour éviter les erreurs et recherche des appareils quand y a les factures qui arrivent. Car le contrôle de maintenance je l’effectue chaque semaine en contrôlant tous les rapports. Et permet de suivre en direct les retards et de les demander directement pour pas qu’il n’y est d’oubli. De notre part comme de la leurs. [co][cp] | |||
La mission présentée est issue d’une situation réelle rencontrée lors d’un stage ou expérience professionnelle mais qui a pu être enrichie par des travaux complémentaires. 1 Le candidat, la candidate peut préciser s’il s’agit d’une mission ponctuelle ou filée (la durée en heures ou en jours, etc.). 2 Le descriptif doit reprendre les éléments suivants : - le contexte ; - le ou les objectifs poursuivis ; - la méthodologie et les moyens mobilisés ; - la liste des productions réalisées ; - les résultats obtenus ; - les initiatives et responsabilités prises par la candidate ou le candidat ; - une analyse réflexive de mission de la candidate ou du candidat. Une fiche peut comprendre 2 à 5 pages environ (hors annexes). |
...