Microsoft Access : les fonctions de base

Access : les fonctions de base

1 Présentation du logiciel

Lancement d'Access

Fenêtre d'accueil

Choisir une base de données vide et l'enregistrer

Extension des fichiers : .accdb (attention fichier temporaire .laccdb)

Présenter la fenêtre de travail (les différentes zones)

Les différents objets (tables, formulaires, états et requêtes) dans l'onglet créer Voir les différentes possibilités du volet navigation (atteindre la catégorie et filtrer par groupe)

2 Création de la base de données clients

Création d’une base de données dans le dossier personnel (attention au dossier destination) : ATTENTION, choisir le dossier avant de faire créer

Parler de la compatibilité des versions 2003 (enregistrer une copie compatible avec … dans enregistrer et publier)

3 Gestion des tables

3.1 Création d'une table "clients" et saisie primaire

Dans l'onglet Créer puis Table

Les champs, les enregistrements

Se mettre en mode création (enregistre la table)

Propriétés des champs Créer la table clients :

o N° Client (voir notion de clé primaire et index)

o Raison sociale (Type texte, taille, obligatoire avec nul interdit oui et en majuscules avec > dans la zone format)

o Adresse (évoquer adresse2 et adresse3)

o Code postal : nom du champ CP et dans légende Code postal, voir la différence, type de données texte, sélectionner un masque de saisie

o Civilité contact avec liste déroulante (avec assistant et sans assistant :

onglet liste de choix)

o Nom contact (majuscule obligatoire)

o Prénom contact o VIP (oui / non)

o Pourcentage de remise (numérique, taille : réel simple, format %, décimales 2, valide si compris entre 0 et 0,2 avec message d'erreur)

o Téléphone (masque de saisie à générer) o E-mail

Saisie d'une dizaine de fiches avec saisie obligatoire des codes postaux 26000, 42000, 42100, 42400, 69000(voir le mode feuille de données, même utilisation que Excel). Voir les différentes possibilités de gestion des enregistrements (comme dans Excel)

Fermer la table (bouton fermeture de la fenêtre ou clic droit)

3.2 Création d'une table "codes postaux" et récupération d'un fichier Excel Créer la table Codes postaux o Code postal (26000, 42000, 42100, 42400, 69000)

o Ville (Valence, Saint Etienne, Saint Etienne, Saint-Chamond, Lyon)

Faire la relation entre les tables et expliquer l'utilité des relations (onglet Outils bases de données, puis Relations)

Voir les relations qui ont été établies en ouvrant la table des codes postaux

Supprimer la table des codes postaux

Récupérer le fichier de codes postaux fourni (cp.xlsxsur Claroline) o Ouvrir ce dernier dans Excel et vérifier son contenu

o Importer ces données dans Access (onglet Données externes, groupe

Importer puis Excel, Sélectionner le fichier puis Importer) o Corriger le format du code postal pour un masque de saisie et ajouter > dans le format de la ville Etablir à nouveau la relation

3.3 Création d'une table "commerciaux" reliée à une autre base de données

Importation par attachement d'une table de commerciaux (base Comptoir sur

Claroline) o Onglet Données externes, groupe Importer puis Access, sélectionner la base de données source et l'option lier, puis sélectionner la table

"Employés" o Renommer cette table en commerciaux

o Création des relations (comment relier commerciaux et clients, sachant que chaque client correspond à un commercial et qu'un commercial gère plusieurs clients ?)

o On constate que dans ce cas (table liée) il n'est pas possible de voir les enregistrements associés à un commercial dans la table des commerciaux

o Voir les avantages et les inconvénients de tables liées

Supprimer la table liée et les relations et refaire la manipulation en important la table o Renommer la table

o Supprimer les employés qui ne sont pas des commerciaux o Supprimer le champ "rend compte à" o Refaire les relations

4 Les requêtes

Il existe 2 catégories de requêtes Les requêtes sélection :

o Les requêtes sélection permettent d'interroger une ou plusieurs tables pour une consultation directe ou pour alimenter un formulaire ou un état. Cette interrogation se fait avec ou sans critère

o Faire une requête pour obtenir les adresses complètes (avec les villes) des clients

 Vérifier que le changement de ville entraine la modification dans la table

o Faire requête sélection des clients de Loire (faire par une création de requête et parler de l'assistant requête). Utiliser 3 méthodes (2

colonnes CP avec >=42000 et <=43000, générateur d'expression et entre, le joker *)

o Faire requête sélection autre que Loire (voir différentes possibilités) o Faire requête paramétrée sur ville (vérifier pour Saint-Etienne, 2 écritures différentes entre 42000 et 42100)

o Requête pour compter le nombre de clients par département (sur les 2 premiers chiffres des codes postaux)

o Voir

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