VUE GLOBALE DE MICROSOFT ACCESS

INITIATION ACCESS 2007

SOMMAIRE

• Partie 1 : QU'EST CE QU'UNE BASE DE DONNEES ?

• Partie 2 : INTRODUCTION A MICROSOFT ACCESS

o Utiliser l'aide

o Bouton droit

• Partie 3 : VUE GLOBALE DE MICROSOFT ACCESS

o Créer, ouvrir et fermer une base de données

o Tables

 Créer une table avec l'assistant

 Créer une table sans l'assistant

 Rôle des tables

o Relations entre les tables

 Création dune relation entre 2 tables

 Rôle des relations

o Requêtes

 Rôle des requêtes

o Formulaires

 Création instantanée d'un formulaire

 Rôle des formulaires

o Etats

 Création instantanée d'un état

 Rôle des états

o Gestion des objets d'Access

• Partie 4 : ORGANISER LES INFORMATIONS

o Questions utiles

Partie 1 : Qu'est ce qu'une base de données ?

Une base de données est un ensemble d'informations concernant un sujet donné et des liens logiques sur ces données.

Cela peut concerner des sujets très différents comme la gestion d'un magasin vidéo, la gestion du personnel, les stocks, une collection de tableau, etc... Les principes sont les mêmes.

Ces informations sont reliées entre elles : par exemple, lors du traitement d'un bon de commande, il faut vérifier que le client ait une fiche client, que les articles demandés existent bien, que leur prix soit correct, et chercher ces informations où elles sont stockées.

Elles servent à émettre des factures, à faire diverses statistiques, comme la liste des clients parisiens ou le chiffre d'affaire pour une catégorie de produits.

Dans cet esprit, les supports matériels de l'information font de la base de données. Une fiche client, mais aussi un bon de commande, une facture ou une liste de produits les plus vendus sont des objets de la base de données.

Une base de donnée informatique peut reprendre tel quel l'ensemble des informations ci-dessus.

Seront stockés dans la base de données informatique tous les renseignements, comme les fiches clients, les fiches produits, les informations concernant les commandes, etc...

Un système informatique de base de données gère les relations entre les informations. La saisie d'un bon de commande comportera un contrôle automatique pour vérifier si un article existe ou non.

Cette capacité à gérer les relations entre les informations explique le nom de :

Système de Gestion de Base de Données Relationnelle (S.G.B.D.R.).

Une base de données informatisée peut présenter ses écrans de manière identique aux formulaires papiers, pour faciliter la saisie.

Contrairement à ces derniers, le formulaire d'écran exécutera des calculs, comme le total de la commande...

C'est là l'avantage d'une base de données telle que Access !

Partie 2 : Introduction à Microsoft Access

Utiliser l'aide

L'index de l'aide ? / Index permet d'afficher le menu général de l'aide et d'obtenir de l'aide sur un sujet en cliquant dessus.

L'aide contextuelle (touche F1 puis bouton Aide) met à votre disposition une aide toujours disponible et toujours adaptée à votre situation dans la base de donnée.

Le conseiller ? / Conseiller est un système d'aide qui vous guide pas à pas pour découvrir une notion ou réaliser une tâche (très utile).

La commande ? / Rechercher permet de chercher de l'aide sur un sujet précis.

Bouton droit

Un clic avec le bouton droit fait apparaître un menu contextuel. C'est à dire que le menu varie selon l'élément sur lequel vous cliquez dans Access, et propose la liste des opérations courantes pour cet élément.

Partie 3 : Vue globale de Microsoft Access

Ce Partie vous familiarisera avec la structure d'une base de données Access.

Il ne s'agit que de présenter les fonctionnalités d'Access afin d'avoir de bonnes notions pour aborder une base de données.

Créer, ouvrir et fermer une base de données

Pour créer une nouvelle base de données, Fichier / Nouvelle base de données... et entrer un nom de fichier (Access ajoutera l'extension .MDB).

Pour fermer une base de données, Fichier / Fermer la base de données.

Pour ouvrir une base de données, Fichier / Ouvrir une base de données...

La fenêtre Base de données, qui apparaît alors, comporte 6 onglets que nous allons découvrir au fur et à mesure :

Table, Requête, Formulaire, Etats, Macro, Module.

Tables

Access stocke les informations dans des tables. C'est dans celles-ci que l'on effectue la saisie des données.

Une table est un groupe d'informations sur un domaine précis. Par exemple tout ce qui concerne les clients peut être enregistré dans une table, et tout ce qui concerne les produits dans une autre.

Les tables présentent l'information sous forme de tableau. Prenons l'exemple d'une table d'auteurs de romans :

Nom Prénom Nationalité

Deplagne

...