Étude de cas d'entreprise : planning pour les vacances d'été

Organisation, activité, poste de travail, moment ou événement particulier, contraintes, ressources matérielles, financières, informationnelles …

A l’approche des congés d’été, M. X , titre m’a demandé de créer un document récapitulant l’ensemble des tâches de mon poste de travail.

ou

Etant absent en entreprise 3 jours par semaine et les congés d’été approchant, j’ai proposé au manager de créer un document …

Pour réaliser cette action j’avais les contraintes suivantes :

- temporelle : réaliser ce projet en parallèle aux taches qui me sont confiées

- Budgétaire : aucun budget n’a été alloué pour cette action

Pour réaliser cette mission, j’avais à ma disposition un ordinateur relié à Internet et au réseau de l’entreprise, le Pack Office (Outlook, Excel,..), un poste téléphonique et une imprimante / scanner / photocopieuse, intranet pour avoir les informations

J’étais en relation avec …

Faciliter les remplacements et la polyvalence ainsi que l’intégration de nouvelles assistantes

Gagner du temps sur les activités qui ne sont pas régulièrement réalisées

Améliorer l’efficacité du poste de travail

Assurer le suivi des actions Préparation de l’action :

- Etude du poste de travail ou élaboration d’une liste des tâches

- choix du mode de diffusion ou choix du mode de présentation

- choix d’un modèle de présentation et de mise en page

- Elaboration d’un sommaire

Actions :

- Collecte des documents associés

- Création d’un modèle de présentation des tâches

- Recherche d’informations complémentaires

- Rédaction des différentes tâches

- Mise en forme

- Relecture et correction

- Présentation au manager

- Modification et impression

Evaluation :

Test auprès de personnes ne connaissant pas le poste de travail.

Word pour

Excel…

Internet

…Réaliser une bible de procédure s’est révélé être un travail long et consciencieux. J’ai du être très attentive à être très claire et me mettre à la place d’une personne qui ne connait pas le poste.

L’objectif a été atteint Cette bible est mise à disposition de toutes personnes susceptibles de tenir ce poste. Elle pourra être consultée à tout moment. Elle permet d’avoir une vision précise de ce qu’il faudra faire, et surtout de comment

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