Réception des appels téléphoniques

Réception des appels téléphoniques

Accueil physique des visiteurs

Préparer l’expédition du nouveau catalogue

TÂCHES PRINCIPALES du RAP concernées :

Accueil de visiteurs, réception d’appels

téléphoniques de clients, d’usagers, en français [ou

dans une langue étrangère]

Traitement du courrier entrant, préparation et suivi

des envois

Activité administrative à caractère

Technique

 Organisationnel

Relationnel

Date, période : mai 2010

Activité administrative réalisée en Autonomie

 Seul(e)

En participation

1 Le contexte de réalisation de l’activité

Présentation succincte du contexte (organisation, service, poste de travail)

L’entreprise PISCINELLA fabrique et commercialise du matériel électrique pour piscines ; ses

principaux clients sont des particuliers ou des professionnels (coffrets filtration, boitiers alarme,

éclairage…).

L’entreprise est organisée autour de 3 services : le service technique (élaboration de devis et

fabrication), le service commercial, le service administratif et comptable.

L’entreprise située à Carcassonne est gérée par Monsieur BARELLO, gérant de l’entreprise.

En pleine saison (printemps-été) l’effectif peut s’élever à une quarantaine de salariés.

Présentation du cadre de l’activité (Liaisons fonctionnelles, contraintes, ressources humaines et matérielles

Je suis stagiaire sous les ordres de mon tuteur Claude BARNIER, responsable du service

administratif et comptable qui compte 3 salariés à temps plein (Nicolas FRANCES, Catherine LOUGE

et Alain DENIS).

Pour ma dernière semaine de formation dans l’entreprise, je suis affectée à l’accueil de l’entreprise.

Présentation de l’environnement numérique et des équipements du poste de travail

Je suis installée dans un petit bureau ouvert devant l’entrée ; je dispose d’un téléphone (standard)

et d’un poste informatique (ordinateur relié au réseau de l’entreprise et à une imprimante fax).

J’ai accès aux numéros de tous les postes de l’organisation.

Je peux également noter sur un bloc note les messages à transmettre.

Je dispose également d’un journal des appels et des visites.

Devant l’entrée il y a deux fauteuils, des revues professionnelles et des journaux pour faire

patienter les visiteurs et un distributeur d’eau fraîche.

BEP_MSA_Fiche_descriptive_EP1 B - Piscinella.doc

2 Les conditions de réalisation de l’activité

Présentation de l’activité : Objectif(s), démarche, tâche(s), planification et données de métier (informations, consignes, chartes, règles,

normes, etc.), données concernant les acteurs (en particulier pour les activités relationnelles)

Accueil téléphonique : Je dois

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