Qu'est-ce que la note de service ?

Qu'est-ce que la note de service ?

La note de service est un document relativement bref (de une à quelques pages) destinée à informer une ou plusieurs personnes, voire l'ensemble du personnel, de décisions prises.

S'il n'existe pas de norme de présentation pour la note de service, elle comprend pourtant un certain nombre de mentions obligatoires.

Son style, clair et précis, utilise le mode impersonnel.

Le rédacteur de la note de service devra toujours avoir en tête deux obstacles à surmonter :

. Comment donner envie de lire la note en totalité et avec attention, alors que certains services croulent sous l'avalanche des informations, à tel point que toute nouvelle note est à peine parcourue et rarement mémorisée?

- Comment faire accepter une décision, que l'on peut supposer a priori pertinente, mais dont les destinataires ne perçoivent pas forcément le bien-fondé ?

Ces deux écueils à éviter conditionnent la construction et le contenu de la note de service.

1. Présentation de la note (voir exemple 1 et exemple 2)

L'en-tête d'une note doit classiquement apporter les renseignements utiles à sa fonction, à savoir :

- les références du service émetteur (en général, en haut, à gauche)

- la date d'émission

- l'indication des destinataires, éventuellement assortie de l'intérêt de la note (information, attribution, transmission...)

- la mention “note”

- la mention “objet”, suivie du thème abordé. La désignation “objet” pourra être supprimée et le contenu intégré à la mention précédente sous la forme "Note concernant...").

Les présentations sont variables selon les entreprises, l'essentiel étant que ces renseignements officiels figurent lisiblement.

2. Trois principes à respecter

La rédaction de la note exige une grande attention si son auteur souhaite qu'elle soit lue, comprise et surtout appliquée ; de son succès ou de son échec dépendent non seulement la qualité du fonctionnement de l'entreprise et du travail réalisé, mais bien souvent aussi l'atmosphère relationnelle qui y règne. La note est en effet le reflet de la considération que son émetteur éprouve envers ses destinataires, ce qui suppose le respect d'un certain nombre de critères.

- cibler ses destinataires, afin de s'adapter à leur référent

Comme à l'occasion de toute situation de communication, la première tâche du rédacteur est de cerner avec la plus grande précision ses destinataires. Ainsi, devra-t-il fictivement se mettre à leur place, au moment de la réception de la note, et prendre en compte leur niveau de culture générale (qui va influer sur le style à adopter) ainsi que celui de leurs connaissances techniques, de façon à rédiger un texte compréhensible

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