Publipostage

Cours Publipostage

Il permet de saisir une lettre commune (lettre type) à l’ensemble des destinataires, de la fusionner avec une liste de destinataires saisi sous Excel ou Access) et de l’adresser à un nombre important de destinataires.

Il pourra également être réalisé différents envois selon des critères de montant, de lieux de résidence, …

Il comporte toujours 3 documents qui devront toujours être rangé dans le même dossier : la lettre type avec ses codes de champs, la liste de destinataires, les lettres fusionnées.

Il se réalise en 4 étapes :

• Saisie de la lettre type en respectant les normes AFNOR et en insérant les mentions obligatoires.

Enregistré sous avec tiret du 8 : Nom du document, nom de la société, nom du terme abordé. (Lettre type, société ESSAI et relance client par exemple)

• Saisie de la liste de destinataires sous Access ou sous Excel.

La liste de destinataires peut être soit créée soit déjà existante.

Lorsque la liste est créée durant le publipostage, cela se fait automatiquement sous Access. Cependant, il est possible de la créer sous Excel mais cela doit être fait avant de débuter le publipostage.

 Onglet publipostage, groupe démarrer la fusion et le publipostage.

 Clic outils sélection des destinataires, puis sélectionner entrer une nouvelle liste.

 Une boite dialogue s’active, elle présente des colonnes représentant les champs de fusion mais par défaut (nombre important). Il faut alors les personnaliser : Clic personnaliser colonne, dans liste sélectionner ou ajouter ou supprimer ou modifier les champs à l’aide des boutons ajouter, supprimer, renommer, et les ordonner à l’aide des boutons monter et descendre, clic OK. Renseigner la première ligne de données et clic bouton nouvelle entrée. Ainsi de suite jusqu’à la dernière ligne et clic sur ok. Enregistrer la liste de destinataires : avec les tirets du 8 (_).

• Insertion des champs de fusion.

Se positionner sur la 1ère marque de paragraphe de l’adresse du destinataire :

 Onglet publipostage, groupe champ d’écriture et d’insertion

 Clic sur outils insérer un champ de fusion, sélectionner son champ et l’insérer au bon endroit et ainsi de suite pour tous les champs.

Activation des codes de champs ( Mergefield « titre ») à l’affichage et à l’impression. Ces derniers permettront de visualiser les éventuelles insertions conditionnelles (conditions appliquées sur les titres de civilité, les montants, les secteurs, …) :

 Onglet fichier, option, options avancées, dans la partie de droite se déplacer dans la rubrique afficher le contenu du document et coché les codes de champs plutôt que les valeurs. Se déplacer ensuite dans la rubrique impression et faire de même.

 Clic sur ok

 Enregistrer les modifications et imprimer la lettre type.

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