Le classement et l'archivage des documents

Chapitre 5 : le classement et l’archivage des documents

Situation 1 :

1. Représentez ces données sous forme d’un graphique.

[pic 1]

1. Calculez le taux d’accroissement entre 2003 et 2010.

La valeur de départ est de 840 en 2003, et la valeur d’arrivée est de 19161 en 2010.

Le taux d’accroissement entre 2003 et 2010 est :

= (19161 - 840) / 840 = 21.81 Soit 2181%

1.  Recherchez les causes possibles de cette évolution.

Les causes possibles de cette évolution sont sans doute à cause du site internet, Le numéro de commande, les réf des produits et le système de code bar pour préparer et suivre le colis apporte d’avantage des données à retenir.

Situation 2 :

1. Etablissez la liste des documents que vous utilisez dans le processus de suivi des réclamations et indiquez, pour chaque document, le forme (numérique ou non), et la nature (texte, son ou image) des informations qu’il contient.

1. Repérez les étapes du cycle de vie du dossier-contentieux.

• Création du dossier,
• Remplissage du dossier,
• Transfert du dossier au service financier,
• Archivage dans le classeur.

1. Précisez le mode de classement adopté pour les dossiers-contentieux papiers. Indiquez-en les avantages et les limites.

Les dossiers-contentieux papiers sont archivé dans les classeurs suivant leur date d’arrivée chez Récréatif.

Les avantages : suivi régulier et facilement accessible.

Les limites : place de stockage

Situation 3 :

1. Indiquez les avantages que peut retirer une PME de la mise en place d’une GED.

Les avantages que peut retirer une PME de la mise en place d’une GED sont :

• Gain de place de stockage,
• Plus rapide et efficace,
• Plus sur,
• Tout les données sont sur d’être enregistrer donc pus de perte ni d’oublie,
• Economie de papier, de recyclage etc..

1. Précisez le type de GED qui conviendrait le mieux à l’entreprise.

Le type de GED qui correspondrait le mieux à l’entreprise est la GED Administrative qui classe les documents électroniques : Facture, Formulaire, Devis etc..

1. Identifiez les tâches du suivi des réclamations qui pourraient être optimisées ou modifiées grâce à l’acquisition d’une solution de GED.

L’archivage des dossiers contentieux papiers dans les classeurs  pourrait être évité grâce à l’acquisition d’une solution GED.

1. Déterminez les matériels et logiciels que l’entreprise aura à acquérir pour mettre en place la GED.

L’entreprise devra s’équiper en matériel informatique et mettre en place un service ressource humaine extensibles de rationaliser leur mode de gestion de document.

1. Proposez, en le justifiant, un plan de classement des réclamations numérisées.

Réclamation

[pic 2]

[pic 3][pic 4][pic 5][pic 6][pic 7][pic 8]

Télécopie

Bon de livraison

Client

Dossier contentieux

1. Indiquez les métadonnées et les mots-clés les plus pertinents pour indexer les réclamations des clients et répondre aux attentes du PDG.

Les métadonnées et les mots clés les plus pertinents sont les suivants :

• Etablir des statistiques
• Motif de retour ou de réclamation les plus fréquent,
• Temps de traitement d’un dossier de réclamations,
• Nombre de dossiers en attentes ouvert depuis 1 mois,
• Quantité de document numérisés qui risque d’augmenter très rapidement.

Situation 4 :

1. Précisez les principales fonctions de l’archivage et indiquez quelles pourraient être les conséquences d’un défaut d’archivage dans l’entreprise.

Les principales fonctions de l’archivage sont :

• Disposition d’un double lieu de stockage des archives,
• Classer chez un tiers de confiance, les archives évite d’être juge et partie de l’intégrité des documents,
• 2 solutions disponibles pour la mise en place d’une architecture d’archivage électronique :

• La solution techniquement simple avec un ordinateur autonome possédant un graveur de CD, de DVD, ou d’UDO avec ou sans numériseur papier.
• La solution techniquement complexe demandant 2 centres de calcul très sécuriser et très fiables à des distance conséquentes et avec des procédures bien définit et respectées.

• Par le recours à un tiers neutre, conservation d’une valeur forte a la signature.

1. Indiquez les avantages que peut retirer l’entreprise du recours à un tiers archiveur.

Les avantages que peut retirer l’entreprise à un tiers archiveur sont :

• Gain de place de stockage,
• Ne pas avoir à surveiller les archives, ni en prendre soins car le tiers de confiance s’en chargera,
• Plusieurs solutions pour mettre en place l’architecture d’archivage électronique respectant les règles de l’art.

1. Indiquez d’autre cas ou Albin Duvernet pourra utiliser la signature électrique.

Albin pourrait utiliser la signature électrique pour signer les lettres destinées aux clients de façons à avoir une valeur probante devant les tribunaux. Ce qui apporterait a gain de temps pour les envoyer les centaines de lettres aux clients.

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