La mise en place d'une solution CRM

CRM

La mise en place d’une solution CRM est souvent initiée par une volonté d’améliorer juste un élément de la chaîne de la relation client d’une entreprise…

Par exemple faire un suivi des ses opérations marketing, prendre des commandes directement chez les clients pour les intégrer dans la foulée dans son système d’informations, avoir un meilleur suivi des ventes de ses commerciaux, mettre en place des opérations de fidélisation sur sa base clients, mieux gérer son SAV …

Pourtant très vite on se rend compte que pour mettre en place cet élément, il faudra repenser l’organisation actuelle et parfois revoir les relations avec les autres services de l’entreprise. Tout ceci donnant naissance au projet de CRM, et non plus à la mise en place d’un simple outil.

Ce projet de CRM ayant le plus souvent pour objectif d’améliorer l’enregistrement, l’exploitation et le traitement de l’information au sein de l’entreprise (récupération des données sans ressaisies, partage des informations…). Ces changements ne sont pas forcément lourds (ex: saisir les coordonnées des prospects dans un logiciel au lieu d’Excel), mais ils changent des habitudes qui sont parfois solidement ancrées… On verra d’ailleurs que c’est un des écueils majeurs des projets de CRM.

Au final le logiciel de CRM pourra vite devenir un véritable outil de création de valeur ajoutée: offrir plus de service aux clients, donner plus productivité aux commerciaux, améliorer la satisfaction clients…

Les bénéfices du CRM étant de:

- différencier l’entreprise de ses concurrents (apporter plus de services & de conseils, personnaliser les produits…).

- fidéliser la clientèle : personnalisation des échanges (le client n’est plus un numéro qui doit tout expliquer à chaque fois), réduire l’attrition du portefeuille client (les clients qui commandent chez un concurrent au lieu de chez vous car ils n’ont pas été contactés depuis un moment).

- Optimiser la productivité des commerciaux : diminuer le temps passé aux tâches administratives (rapports, notes de frais, recherche de documents, agendas, gestion des activités…) et réduire les délais de ventes (prise de commande en direct devant le client, suivi de l’avancement…).

- Se concentrer sur ses meilleurs clients (geomarketing, et d’identifier ceux avec le meilleur potentiel, mais aussi de lancer plus facilement des actions de prospection et de fidélisation (historique, gestion des contrats & litiges…) avec un suivi des résultat automatique.

Bien entendu, il est possible de considérer le CRM comme un simple outil supplémentaire, mais c’est se priver de gains de productivité très importants, qui sont vraiment le cœur d’un projet de CRM. En effet selon certaines études le temps non directement lié à la vente d’un commercial pourrait atteindre les 50% (organisation des rendez-vous, recherche d’information, tâches administratives, reporting…)

Dans cet article nous allons donc mettre en avant 6 règles à respecter pour faire de son projet CRM un succès, mais également les 13 erreurs à ne pas commettre, ainsi qu’un planning prévisionnel avec les grandes étapes à respecter.

Les 6 règles à respecter pour qu’un projet de CRM soit un succès !

Pour tout ceux qui ont déjà installé un logiciel de compta ou de gestion, mettre en place un logiciel de CRM peut sembler très simple: il suffit d’installer le logiciel, de former les employés, et c’est fini…

Pourtant ce n’est pas si simple que cela en a l’air : un projet de CRM touche les process de l’entreprise et modifie les habitudes de travail de nombreux utilisateurs. Il faut donc faire attention à respecter les 6 règles suivantes pour que tout se passe pour le mieux sinon la solution sera peu ou pas utilisée, voire même refusée par l’organisation.

1 – Intégrer le projet de CRM dans la stratégie de l’entreprise.

Le CRM est l’outil qui va permettre d’appliquer la stratégie marketing. C’est le bras armé de la stratégie. C’est pourquoi avant de choisir le bon outil, il faut d’abord savoir où l’on veut aller et ce que l’on souhaite faire.

Pour cela il faut faire un diagnostic rapide :

1 – Quelle est mon métier ? Quels secteurs ou services je veux développer ? Où je souhaite développer mon activité ? Comment va évoluer mon secteur d’activité ? Que dois-je faire pour me différencier de mes concurrents …

2- Comment je vais arriver à atteindre ces objectifs ? Que doivent faire mes salariés pour atteindre mes objectifs ? Quels vont être leurs futurs besoins ? Est-ce que je suis équipé pour en hommes, en matériel… ?

C’est uniquement après avoir fait ce diagnostic que le projet CRM peut démarrer.

Bien entendu un document écrit doit absolument être rédigé. Celui-ci va :

- Définir le périmètre de l’application : utilisation uniquement par les commerciaux ou aussi par d’autres services (marketing, SAV, comptabilité…).

- Structurer le projet : qui, quoi, où, pourquoi, comment (planification, répartition claire des rôles de chacun et attribution d’un budget).

- Proposer (éventuellement) une stratégie de déploiement en phases pour une conduite du changement optimale (ne pas tout changer radicalement et d’un seul coup !).

- Intégrer des actions de communication fortes pour faire adopter le changement: réunions de lancement, mise en avant des avantages pour les salariés…

- …

Il ne faut surtout pas oublier dans cette réflexion que le CRM va sans doute nécessité une évolution de l’entreprise au niveau :

- Culturel (évolution des mentalités) : on ne travaille plus seul dans son coin, mais on partage les informations avec ses collègues et services, l’informatique va être utilisé pour automatiser certaines tâches (mais contrepartie il y aura plus de formalisme et d’informations à remplir)…

- Organisationnel : revoir des manières de penser et de travailler parfois archaïques.

2- Lutter contre la résistance au changement !

C’est l’ennemi N°1 de tous projets de CRM… Trop souvent l’outil de CRM est perçu comme le nouveau joujou de la direction pour contrôler l’activité

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