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La Norme AFNOR (format Lettre)

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Par   •  26 Mai 2012  •  3 982 Mots (16 Pages)  •  766 Vues

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La norme française NF Z 11-001

La norme NF Z 11-001 a été établie par l'Association Française de Normalisation (AFNOR, juillet 1982).

Ci-dessous vous trouverez un commentaire sur différents aspects de la norme en question :

Le format et la mise en page

Les lettres d'affaires sont presque toujours réalisées sur du papier de format A4 et doivent respecter les contraintes techniques postales. Sont également acceptés : les formats A5 ou A5L.

Une lettre d'affaires compte en général une page et excède rarement les deux pages. Seule la première page contient l'en-tête pré-imprimé.

L'AFNOR même donne plusieurs exemples de l'application de la norme en question. Nous vous présentons ici le modèle le plus courant. Notamment le retrait de paragraphe à chaque première ligne d'un paragraphe est un usage très français (voir exemple, le corps de la lettre), qui se voit beaucoup dans la pratique.

Utilisez de manière générale un interligne simple.

Les marges

La norme fixe les marges minimales du corps de la lettre à 20 mm à droite et à gauche.

À titre d'information, les marges d'imprimerie sont les suivantes :

• marge supérieure : 10 mm

• marge inférieure : 7,5 mm

• marge latérale gauche : 20 mm

• marge latérale droite : 7,5 mm

Les rubriques

Chaque lettre d'affaires qui suit la norme AFNOR Z 11-001 contient différentes rubriques obligatoires.

La lettre normalisée (AFNOR Z 11-001) comporte notamment cinq zones. Les zones 1, 2 et 5 constituent des constantes mémorisées dans un modèle et leur contenu peut être pré-imprimé. La zone 3 est réservée à la suscription et la zone 4 comporte les autres éléments constituants.

Vous pouvez accéder à un exemple annoté, en suivant le lien «Survol». A partir de cet exemple, vous pouvez obtenir un commentaire détaillé sur chaque partie constituante en cliquant sur l'indication de zone. Vous pouvez également accéder immédiatement au commentaire détaillé en suivant les liens menant vers les indications des différentes zones.

Zone 1

L'en-tête

L'en-tête occupe toute la zone 1. Il peut être pré-imprimé et refléter ainsi l'image de l'entreprise. Il comprend obligatoirement des informations concernant l'expéditeur et attestant l'existence formelle de l'entreprise :

• la raison sociale ou le nom de l'entreprise

• la forme juridique (S.A., S.A.R.L., S.N.C.)

• le montant du capital social (s'il s'agit d'une société)

• soit l'adresse géographique, soit l'adresse postale du siège social et d'éventuelles filiales ou succursales :

o certaines entreprises ont une boîte postale (B.P.) à leur disposition ;

o certaines (grandes) entreprises possèdent un numéro cedex (Courrier d'Entreprise à Distribution Exceptionnelle) qu'elles peuvent obtenir auprès de La Poste lorsqu'elles reçoivent au minimum 300 plis par jour. Le numéro cedex leur permet de recevoir leur courrier dans les délais les plus rapides.

 Le numéro cedex se place devant le nom de la ville, qui est suivi de la mention CEDEX (en majuscules). Lorsqu'il y a plusieurs bureaux cedex dans la même agglomération, un numéro d'identification suit encore la mention CEDEX. Dans les villes à plusieurs arrondissements, le numéro derrière la mention CEDEX est celui de l'arrondissement.

• le numéro de téléphone

• le numéro de télécopie

• l'adresse télégraphique (telex, vieilli et donc pas dans l'exemple)

• le lieu et le numéro d'inscription au Registre du Commerce (RCS)

• le numéro S.I.R.E.T./S.I.R.E.N.E./S.I.R.E.N. :

o le numéro d'inscription au Registre de Commerce est compris dans un numéro d'identification de 14 chiffres attribué par la Caisse Nationale en liaison avec l'Institut National de la Statistique et des Études Économiques (INSEE) et appelé SIREN (Système Informatique du Répertoire des Entreprises) pour les entreprises, SIRENE pour les entreprises et les établissements et SIRET pour les établissements

• le numéro A.P.E. (Activité Principale Exercée) selon la nomenclature des activités économiques de 1974

Zone 2

CCP 1361643 V Lyon

BPLL Lyon Agence 001

N° compte : 00201905807

Guichet : 00000

Clé RIB : 46

N° banque : 13907

Code IBAN : FR76 1390 7000 0000 2019 0580 746

SWIFT / BIC : CCBPFRPPLYO

Informations supplémentaires sur l'expéditeur (I)

La zone 2 comprend des informations supplémentaires sur l'expéditeur. Ces informations sont souvent de nature financière, mais certainement pas toujours. Dans l'exemple présenté ici, elles sont multiples, mais tout à fait facultatives :

• le numéro du compte courant postal (C.C.P.) ;

• les coordonnées bancaires de l'entreprise :

o le nom et le numéro (code) de la banque et le code de l'agence ;

o le numéro du compte bancaire ;

o le numéro de guichet : code interne de la banque (5 chiffres) ;

o la clé RIB (= Relevé d'Identité Bancaire) : ce code authentifie un numéro de compte et fonctionne ainsi comme une sorte de preuve que l'entreprise a bel et bien un compte chez la banque en question ;

o le

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