DISTILLERIE GIFFARD

Introduction : Après analyse des causes de dysfonctionnement, plusieurs solutions peuvent être envisagées.

Situations Organisationnelles :

• La conception d’une liste de tâche permet de réaliser un suivi et de respecter les délais donc de planifier l’évènement. Elle permet d’anticiper un maximum les tâches à réaliser
• Réaliser une liste d’invités + sélectives
• Prévoir un délai suffisant pour l’envoi des invitations
• Prévoir une planification salariale adaptée (pas de congés pour les salariés sur temps du salon)
• Création d’un courrier de remerciement
• Sensibiliser le public à l’évènement (6 semaines à l’avance) + mail + courrier
• Création de badges pour les invités
• Création de supports publicitaires et informatifs
• Concevoir un tableau de bord

Sur le stand

• Mettre les nouveaux produits en avant
• Crée une signalétique

Ensuite

• Envoi du courrier de remerciement
• Création d’outils de fidélisation de la clientèle

Solutions à caractère financier :

• Etablir un budget prévisionnel sérieux
• Respecter les délais de la liste de tâches pour éviter les surcoûts
• Rechercher des partenaires
• Rechercher des cadeaux publicitaires
• Évaluer les retombés financiers possibles
• Budgéter au plus près les frais de déplacement et d’hébergement
• Prime de résultat

Solutions Humaines :

• Planification des présences
• Note de service pour les congés
• Prévoir d’octroyer une prime au résultat (ou cadeau, ou bouteilles)
• Réunion de présentation des enjeux de l’événement

Conclusion : Je reste à votre disposition pour étudier de façon plus approfondie les solutions que vous retiendrez

Après analyse détaillés des causses de dysfonctionnement du dernier salon, plusieurs solutions peuvent être envisagée afin d’améliorer l’efficacité de notre entreprise à ce prochain salon.

Les solutions organisationnelles sont importantes a la résolution de certains problèmes tous d’abord la conception d’une liste de tâches permet de réaliser un suivi détaillés et de respecter les délais donc de planifier correctement l’évènement. Elle permet également d’anticiper un maximum les tâches à réaliser.

Une liste d’invités plus sélectifs est le point de départ de l’organisation des festivités. En effet sans le nombre d’invités, il est difficile de savoir combien d’espace est nécessaire. C’est pourquoi plus tôt ceci sera fait, plus tôt vous pourrez vous lancer dans la course aux préparatifs et réserver les services de nos prestataires sans encombre. Pourquoi plus sélective, car certains de nos invités seront VIP et seront privilégiés avec un traitement de choix afin d’assurer une suite possible à nos échanges.

L’invitation doit interpeller et susciter l’intérêt et la curiosité. L’invitation est envoyée de 3 mois à 6 semaines avant l’événement. Si les invités ont un agenda fort chargé, envoyez l’invitation le plus tôt possible. Vous pouvez envoyer un rappel aux invités qui n’ont pas encore confirmé leur participation deux semaines avant l’événement. Une fois les invités inscrits, envoyez-leur une confirmation. Ils sont alors certains que leur place est réservée. Vous pouvez joindre d’autres documents au courrier de confirmation: un plan, …

Prévoir une planification salariale adaptée permet en effet de prévenir les salariés qu’ils ne pourront en aucun cas prendre de congés sur le temps du salon. Une permanence sur le stand est importante.

La création d’un courrier de remerciement permet de faire patienter nos interlocuteurs expédié dès le début de la semaine qui suit la clôture du salon, les remerciant de leur visite et leur indiquant qu’ils recevront prochaine le complément d’information. C’est une excellente manière de démarrer une relation commerciale, très valorisante.

Sensibiliser le public a l’évènement 6 semaines à l’avance par mail ou par courrier. Pour capitaliser encore plus notre présence au salon vous pouvez aussi modifier votre attente téléphonique avec une phrase du type : « Et retrouvez-nous sur le salon …, du .. au .. mars prochain, sur notre stand n°… »

Opté pour une lecteur de badges afin de connaître en temps réel ou différé les coordonnées des clients et prospects qui s’arrêtent à un moment ou un autre sur votre stand.

Concevoir un tableau de bord est primordial au fonctionnement du suivi des tâches, il permet de mettre en évidence les dates d’échéance, ainsi que les tâches urgentes.

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