Analyse de la fiche e4

FICHE DESCRIPTIVE DE SITUATION DE COMMUNICATION (E4)

BTS Assistant de manager - Session 2017- 2018

ÉPREUVE E4 :

COMMUNICATION PROFESSIONNELLE EN FRANÇAIS ET EN LANGUE ÉTRANGÈRE

Fiche n° :1

Nom et prénom du candidat : RANGUIN Laurie

N° d’inscription du candidat :

Langue vivante choisie lors de l’inscription : Français

LA SITUATION DE COMMUNICATION

Vécue [pic 1][pic 2]

Observée

Intitulé de la situation : Réalisation d’un tableau de bord : synthèse appel à projet 2015, 2016,2017

Type de situation (cf. liste des 9 situations définie par le programme de l’examen p 12) : Recueillir des consignes de travail

Contrôle de la composition du dossier :

- 4 situations présentées de nature différentes                                                                                   OUI                 NON

- dont une « relative à la collaboration avec le(s) manager(s) » ……………………………………OUI                 NON

- dont deux dans un contexte de travail international mobilisant une langue étrangère……………OUI                 NON

L’ORGANISATION CONCERNÉE

Nom : VILLE DU ROBERT (Centre Communal d’Action Sociale)

Adresse : Rue Vincent Allègre, 97231 Le Robert

Activités : Economique, emploi, cohésion social et amélioration du cadre de vie

Département ou service : Service Politique de la Ville

LE CONTEXTE DE LA SITUATION

Contexte managérial :

L’activité de l’entreprise est un service public local en Martinique. Son type d’organisation est une collectivité. Ses missions sont de rendre un service public dans les domaines suivants : la cohésion, sociale, les infrastructures.

Au sein du service Politique de la Ville, vise à réduire les écarts de développement au sein des villes, à restaurer l’égalité républicaine dans les quartiers défavorisés et à améliorer les conditions de vie de leurs habitants.

Mon manager devrait normalement être placé dans une zone géographique où se trouvent les quartiers prioritaires ; mais pour des raisons logistiques la Politique de la ville est domiciliée à l’immeuble du CCAS (Centre Communal d’Action Social)

Mme BONNAIRE, chargée de mission de la Politique de la Ville applique un management de type participatif car elle laisse une certaine liberté dans les moyens à mettre en œuvre pour réaliser les missions confiées. Très à l’écoute et fait toujours preuve d’empathie ce qui crée une ambiance de travail chaleureuse.

Elle a un style de leadership plutôt démocratique

Contexte organisationnel :

Tous les employés ont à leur disposition un ordinateur dont moi en tant que stagiaire avec un accès à internet et l’intranet de l’organisation.

De plus nous avons le matériel commun : une imprimante, une photocopieuse, scanner.

La communication au sein de l’organisation se fait à l’oral ou par mail.

Les horaires sont les suivantes : le lundi et le jeudi uniquement de 7h30 à 13h30 14h30 à 17h00, les autres jours de 7h30 à 13h30.

On ne nous impose pas de tenue vestimentaire particulière, il faut venir habiller de façon correcte.

L’organisation se déroule dans le contexte suivant, elle me délègue des tâches diverses.

Mon poste de travail est placé dans le bureau.

Contexte relationnel

Le manager m’a fait part des tâches à réalisées plus particulièrement la conception d’un tableau de bord qui concerne les appels à projets des 3 années (2015,2016 et 2017) avec le nom de tous les cofinanceurs et leurs montants globaux.

• Composantes de la communication

Les composantes formelles :

Les acteurs : Manager : Mme BONNAIRE, L’assistante : Laurie (stagiaire)

Le canal : Communication oral (face à face)

Le contexte : Le Mercredi 31 Mai durant la matinée en étant dans le bureau face à face avec le manager.

La relation entre le manager et la stagiaire est professionnelle. J’ai recueilli les consignes auprès de Mme Bonnaire. Mon rôle était de réaliser un tableau de bord en y intégrant les montants globaux de chaque années (2015, 2016, 2017) afin d’en faire une synthèse.

Les composantes relationnelles : Manager :

L’assistante :

• Enjeux

Manager : Elle me transmet des informations par rapport au fonctionnement du tableau, les éléments qu’il doit contenir et je recueille les consignes. [Enjeu informatif]

L’assistante/Manager : Nous avons créé une bonne relation, lorsque je ne comprenais pas je posais des questions et elle me répondait. Il y a eu plusieurs échanges et j’ai pris des notes. [Enjeu relationnel] 

Nous pouvons dire que ses 2 enjeux sont complémentaires car si le manager aurait eu un autre enjeu, par exemple : (territoriale) cela aurait été difficile pour l’assistant manager de créer une relation.

• Forme de la communication

C’est une communication interpersonnelle (2 personnes)

Communication verbal /Para-verbal : Manager : Elle adopte un langage soutenu, elle parlait légèrement trop vite L’assistante : Mon langage était soutenu par ailleurs le volume de ma voix était faible.

Communication non-verbal : Manager : Posture droite, professionnelle L’assistante : J’étais assise au fond du siège face au manager. J’écoutais attentivement. Les notes étaient posées sur le bureau afin que je recueillir les consignes correctement. Enfin je faisais des hochements de tête afin de montrer à l’émetteur un signe de compréhension.

• Techniques et outils de communication utilisés

Prise de notes des consignes dans mon carnet de notes.

J’ai fait preuve d’écoute active car toute mon attention était centrée sur l’échange du manager (lorsque je ne comprenais pas je lui demander des explications)

Cela rendait les échanges plus vivants et cela m’a ainsi permis d’être plus à l’aise car elle était à mon écoute et elle aimait beaucoup expliquer.

J’ai également utilisé la reformulation clarification afin de m’assurer d’avoir bien compris en posant les questions adéquates pour obtenir des informations exactes.