Gestion des Dossiers Fonctionnels

Gestion des Dossiers Fonctionnels

Compétences professionnelles Connaissances associées Limites

3.1.GESTION DES DOSSIERS CLIENTS ET PARTICIPATION A L'ACTION COMMERCIALE

3.1.1. PARTICIPER AUX OPERATIONS PRECEDANT LES VENTES

- Informer la clientèle sur les produits et prestations de l'entreprise

- Créer, mettre à jour, exploiter un fichier.

- Mettre à jour et diffuser les conditions de vente (tarifs, catalogues, promotions…).

- Etablir des devis, des factures pro forma. 3.1.GESTION DES DOSSIERS CLIENTS ET FOURNISSEURS

3.1.1. ANALYSE DES ACHATS ET DES VENTES

- Organisation et présentation de statistiques sous forme de tableaux, graphiques, synthèses, suivi des commissions aux représentants (dans des cas courants).

3.1.2. PARTICIPER AUX OPERATIONS LIEES A LA VENTE

- Créer, mettre à jour, exploiter les différents fichiers (clients, produits, représentants…).

- Réceptionner et pointer les commandes, les contrôler, les classer.

- Lancer le processus de livraison et de facturation et établir tous les documents relatifs à la livraison et tous types de factures.

- Constater les anomalies, en analyser les causes et effectuer le traitement nécessaire, rendre compte.

3.1.2. DOCUMENTS COMMERCIAUX

- Devis, factures pro forma.

- Documents de commande (par courrier, téléphone, télématique, etc.).

- Bons de livraison, expédition, réception.

- Factures de doit, d'avoir et relevés (y compris dans les échanges communautaires)

3.1.5 LES LOGICIELS DE GESTION COMMERCIALE

- Les paramètres et les fonctionnalités d'un logiciel de gestion commerciale.

- Passation des commandes par courrier, téléphone, télématique, etc.

- Etablissement (et calculs) à partir de documents préimprimés ou élaborés à l’aide de l’outil informatique

- Opérations de contrôle, vérifications de conformité.

- Edition des devis et des factures, des bons de livraison, des relevés de factures, gestion des stocks et gestion des relances, statistiques…

3.1.3. PARTICIPER AU SUIVI DES VENTES

- Effectuer le suivi des règlements (espèces, chèques, virements, lettres de change…).

- Suivre les comptes des clients individuels et effectuer, le cas échéant, les relances.

- Suivre les litiges (livraisons, facturations…), traiter les impayés et les reports d'échéance, apporter au client les explications nécessaires.

- Exploiter les informations relatives au suivi des ventes sous forme de graphiques, statistiques, note de synthèse.

3.1.3. REGLEMENTS

- Les différents moyens : espèces, chèques et virements, cartes de paiement, effets de commerce.

- Suivi des règlements : impayés, relances et reports d'échéances.

- Relations courantes avec les banques.

- L’étude des moyens de paiement devra tenir compte de l’importance respective de chacun d’eux dans les usages commerciaux.

- Procédures de relance

- Recours contentieux

3.1.4. PARTICIPER A L'ACTION COMMERCIALE DE L'ENTREPRISE

- Accompagner les mesures de prospection de clients nouveaux ou de suivi de clients (suivi administratif de l'activité des forces de vente).

- Participer au programme d'action commerciale (opérations liées aux actions publicitaires, supports multimédias, expositions, salons…).

- Rendre compte de son activité.

3.2 GESTION DES DOSSIERS FOURNISSEURS ET PARTICIPATION AUX ACHATS

3.2.1. PREPARER LES ACHATS

- Collecter de la documentation et étudier les propositions des fournisseurs (offres, devis, publicités…).

- Comparer les offres et choisir un fournisseur.

- Assurer le suivi des approvisionnements (prévisions de consommation et de livraison).

- Tenir les stocks à jour (en quantités et en valeur) et déclencher les réapprovisionnements.

- Suivre les commandes en cours (plannings, relances…).

3.1.4. METHODES DE VALORISATION DES STOCKS

- Trois méthodes : coût moyen pondéré de fin de période, coût moyen pondéré après chaque entrée, premier entré, premier sorti.

- Incidence du choix de la demande sur le résultat.

3.2.2. PASSER DES COMMANDES

- Utiliser l'écrit, le téléphone,

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