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BTS Assistant de Manager - Session 2019

FICHE DESCRIPTIVE D’ACTION PROFESSIONNELLE

ÉPREUVE E6 : ACTION PROFESSIONNELLE

FICHE DE SITUATION N°: 5

Nom et prénom du candidat :

N° d’inscription :

L’ACTION PROFESSIONNELLE

Intitulé de l’action professionnelle : WORLD TRADE CENTER : Organisation de l’évènement « Saveurs du monde 2018 »

Réelle (menée en milieu professionnel)

OUI

x

NON

Simulée (conduite en formation)

OUI

NON

x

Contexte international

OUI

x

NON

Relevant des activités de soutien (finalités 1 à 4)

OUI

NON

x

Relevant de la prise en charge des activités déléguées (finalité 5)

OUI

x

NON

Portant sur un dossier spécialisé

OUI

NON

Dates et durée de l’action : 12/11/2018 au 07/12/2018

LE CONTEXTE DE L’ACTION PROFESSIONNELLE

Le World Trade Center est une entreprise privée spécialisée dans l’organisation de foires, salons professionnels et congrès. C’est une société anonyme au capital social de 6 484 874€.

Elle est située au 2 rue Henri Barbusse et est implantée au cœur du centre-ville de Marseille.

Son chiffre d’affaires est de 1 137 300€ en 2017. Sa clientèle est constituée essentiellement d’entreprises et les valeurs du World Trade Center sont l’ambition et la promotion d’un business global, interconnecté, multiculturel et responsable.

Je suis affecté au Business Center et ma tutrice est la responsable du Business Center, Laura MARQUES. Le Business Center est reconnu comme centre d’examen agréé pour le toeic, toefl et le test de naturalisation française.

Comme chaque année, l’entreprise organise l’évènement « Saveurs du monde ». Ma mission consiste donc à participer à l’organisation de cet évènement.

La principale contrainte est organisationnelle, car les bases de données dans lesquels étaient inscrits tous les invités n’étaient pas forcément à jour selon les pays.
J’ai notamment une contrainte temporelle car tout devait être fini avant le début de l’évènement.

Pour réaliser cette mission, j’ai à ma disposition des ressources matérielles : un ordinateur avec un accès Internet, le Pack Office, et une imprimante. J’ai également des ressources informationnelles comme les bases de données avec tous les participants ainsi que le plan de disposition des stands et la liste des pays participants à l’évènement.

OBJECTIFS POURSUIVIS

• Participer à l’organisation de l’évènement
• Organiser une réunion
• Accueillir des participants étrangers
• Promouvoir l’entreprise à l’international
• Améliorer l’image de l’entreprise

METHODOLOGIE

Préparation :

• Obtenir la maquette de la brochure
• Obtenir la liste des pays
• Recueillir les bases de données des participants

Action :

• Demander les informations manquantes
• Mettre à jour les bases de données
• Créer les badges
• Préparer les enveloppes
• Créer les différentes brochures
• Convoquer les participants
• Réserver une salle de réunion
• Créer une feuille d’émargement

Évaluation :

• Réunion
• Organisation terminée avant la soirée

MOYENS MIS EN OEUVRE

• Site Canva (affiche de l’évènement “Saveurs du monde 2018”)
• Logiciel Word (bilan de la satisfaction, convocation en réunion, feuille d’émargement)
• Logiciel Access (base de données des salaries)
• Mail (mail au manager et aux salaries, communication de la liste des participants à la réunion, réservation de salle de réunion)

RESULTATS OBTENUS

L’évènement a pu être organisé dans les délais et tout s’est bien déroulé. Une réunion a eu lieu en amont pour définir les rôles de chacun ainsi que les tâches restantes induites à l’organisation de l’évènement. Cet évènement a permis à l’entreprise d’améliorer sa présence sur le marché international ainsi que son image.