Épreuve E6 BTS AM: cas Outlook

Contexte managérial :

Comme chaque année l’entreprise connait une forte activité pendant les mois d’hiver. En effet, elle se voit confier de nombreuses études de rénovation d’installation d’usine, de chaudronnerie et tuyauterie par des villes ou pays.

Cette forte activité hivernale se répercute non seulement sur la main d’œuvre de terrain mais sur tout le personnel de l’entreprise. Les ingénieurs ainsi que le gérant doivent assurer une présence de soutien de l’ensemble de l’activité. Le gérant de l’entreprise veille donc à ce que le planning des congés soit géré de manière à permettre un suivi de l’activité. CEB Technologies est une entreprise dont la culture est marquée par des principes d’organisation rigoureux : le respect des délais est un objectif qui pèse constamment sur tous. Le directeur privilégie le management participatif car il favorise les discussions autour des différents projets et la confédération est ouverte aux suggestions pour les améliorer.

Contexte organisationnel :

Le planning des congés est géré sur Outlook, grâce à une application développée par une société de service informatique pour l’entreprise. La gestion des droits d’accès permet, à chaque employé, d’inscrire ses vœux de congés au moyen d’un formulaire de saisie. Les employés n’ont pas accès aux vœux de leurs collègues. Pour les congés d’hiver, chacun doit formuler 2 vœux, par ordre de préférence et ce, dès le mois d’octobre.

Le gérant de la société et son assistante ont des droits d’accès qui permettent de gérer les congés de l’ensemble des salariés. Ils constituent donc, en fin de mois, toujours sur Intranet, le planning définitif à partir des vœux saisis. Le responsable a accès à l’ensemble de ces plannings informatisés. Chaque employé est alors informé, via Outlook, des plages de congés retenues pour lui. L’employé le plus ancien est prioritaire en cas de demandes portant sur les mêmes périodes des congés.

Contexte relationnel

• Composantes de la communication

Acteurs

M.BEDIN Gérard, gérant de l’entreprise

Richard RUOCCHIO, ingénieur technique

Joël TERRIER, ingénieur technique

Flore DEPIE, assistante

Relation entre les acteurs

Je suis l’assistante de M.BEDIN qui est le gérant, Joël et Richard sont des collègues du même niveau hiérarchique dans la société CEB Technologies. Nos relations sont professionnelles. Habituellement Joël et Richard s’entendent bien : comme prévu leur fiche de fonction, lorsque l’un est absent, l’autre suit ses dossiers pour ne pas perdre la clientèle.

Cependant, depuis peu, cette relation s’est détériorée car Richard n’a pas obtenu son premier vœu pour ses congés payés d’hiver. Il se trouve que les 2 collègues ont demandé les mêmes dates de congés.

Canal : Communication orale, en face à face.

Lieu : Le bureau de M. Gérard BEDIN, gérant de l’entreprise

Temps

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