Rapport La conception d’un archivage numérique

Baccalauréat Professionnel

Secrétariat

SESSION 2012

Epreuve E2 :

Etude à caractère professionnel

Thème : La conception d’un archivage numérique

LOGO ENTREPRISE

Etablissement :

SOMMAIRE

PRESENTATION DE L’ENTREPRISE

ORGANIGRAMME

INTRODUCTION

CONCEPTION

CONCLUSION

ANNEXES

PRESENTATION DE L’ENTREPRISE

Toutes les informations sur l’entreprise

L’agence a été créée en 1966 afin d’apporter son savoir faire dans sa branche d’activité : l’immobilier.

Au début, elle ne s’occupait que de la transaction et de l’estimation immobilière, mais depuis quelques années, elle s’est ouverte à d’autres marchés tels que la location, la gestion et le syndic.

L’agence est composée d’une équipe d’une dizaine de personnes dont deux agents immobiliers, 3 conseillers immobiliers, une responsable location travaillant avec 3 agents de location, dont deux s’occupent de la comptabilité et d’une personne s’occupant de l’accueil et de l’administratif.

L’agence met en location environ 470 logements et commerces et ayant un nombre plus que satisfaisant de biens à vendre.

ORGANIGRAMME

Introduction

Durant le stage que j’ai effectué à l’agence du 13 février au 9 mars 2012, j’ai effectué de nombreuses tâches :

Travaux de secrétariat (Accueil téléphonique et physique, prise de notes, rédaction et envoi de courriers, rédaction et envoi de mails, rédaction et envoi de fax, classement) ;

Travaux de gestion locative (Visites, états des lieux, corrections d’’tat des lieux, rédaction de baux, encaissement des loyers) ;

Travaux de publicité (Préparation d’affiches d’exposition vitrine pour les biens récemment entrés à la vente).

Alors que l’une de mes collègues m’avait demandé de classer des documents relatifs aux propriétaires, locataires et biens loués il me vint l’idée qu’il serait intéressant de procéder à un archivage numérique afin de pouvoir avoir accès à toutes les informaions concernant un propriétaire, un bien ou un locataire de façon instantanée.

Cette idée s’est confirmée lorsque mes collègues se sont plaint de la lenteur de la mise en route de leur matériel informatique. Cette lenteur était, je pense, essentiellement due à une surcharge de documents enregistrés sur chacun des ordinateurs et sur le réseau.

Pourquoi archiver les documents numériquement, quelles sont les conditions législatives pour effectuer un archivage numérique et quelle est la procédure ?

Après avoir rappelé la définition d’une archive et fait une liaison avec l’archivage numérique, je rappellerai les lois essentielles encadrants ce procédé ainsi que les normes en vigueur et les divers supports employés. Enfin je créerai un CD-ROM d’archives en détaillant chaque étape et pour terminer je concluerai en expliquant les bienfaits d’un archivage numérique mais aussi les limites auquelles il est confronté.

Archive.

D’après la définition strictement juridique et officielle, sont considérés comme archive, tous les documents produits ou reçus par une administration, qu’elles que soient leur date de création, leur support matériel ou leur forme. Un compte rendu de réunion sous forme d’édition papier ou sur cd-rom, une base de données constituent des documents administratifs et des documents d’archives.

Un document ou une information peut être créée sous forme de papier ou sous forme numérique.

Le statut administratif ou juridique d’une information ne change pas en fonction de son support. Par contre il peut être fortement influencé sur la capacité de conservation et de diffusion de l’information.

Archivage numérique.

D’après Wikipédia, l’ « archivage électronique » est l’ensemble des actions, outils et méthodes mis en œuvre pour réunir, identifier, sélectionner, classer et conserver des contenus électroniques, sur un support sécurisé, dans le but de les exploiter et de les rendre accessibles dans le temps, que ce soit à titre de preuve (en cas d’obligations légales notamment ou de litiges) ou à titre informatif. La durée de l’archivage est fonction de la valeur du contenu. La conservation est l’ensemble des moyens mis en œuvre pour stocker, sécuriser, pérenniser, restituer, tracer, transférer voire détruire, les contenus électroniques archivés ».

2.1) La loi du 3 janvier 1979.

La loi du 3 janvier 1979 définit les archives comme « l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne morale ou physique et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité. ». L’article 1 du titre I ajoute que « la conservation de ces documents est organisée dans l'intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche ». Cette loi a été complétée par la loi parue le 13 mars 2000 relative l’archivage en matière de preuve.

Cette loi, a été essentiellement conçue pour les archives départementales mais toute forme d’archivage se réfère à celle-ci.

2.2)

...